비즈니스 프로세스를 간소화하여 위험을 줄이는 4가지 방법

우리는 몇 년 전만 해도 상상할 수 있었던 것보다 훨씬 더 발전되고 복잡한 새로운 기술과 매일매일 상호작용하고 있습니다. 이러한 변화의 대부분을 통해 우리의 경험은 더욱 효율적이고 빠르고 안전해졌습니다.

비즈니스 지불에 대해서도 마찬가지입니다. 공급망과 결제 기술이 발전함에 따라 모든 기업이 프로세스를 단순화하고 효율성을 극대화할 수 있는 것은 아닙니다. 회사에는 공급망의 일부로 수백 또는 수천 개의 공급업체가 있는 경우가 많으며 이들 공급업체는 모두 선호하는 지불 방법과 지불 조건이 다를 수 있습니다. 시간이 지남에 따라 확인하지 않으면 지불 프로세스에서 상당한 낭비와 비효율을 초래하고 해당 공급업체를 위해 많은 양의 은행 계좌 정보를 보유해야 하는 위험한 위치에 귀하의 비즈니스가 놓이게 될 수 있습니다.

더 이상 그 복잡성을 안고 살 수 없습니다. B2B(Business-to-Business) 및 B2C(Business-to-Consumer) 결제의 필요성으로 인해 평균적인 공급망이 공급망처럼 되었습니다. 특히 COVID-19로 인해 계속되는 비즈니스 연속성 문제의 와중에 이러한 공급업체와 소비자에게 신속하고 안전하게 비용을 지불하는 것은 수표 및 수동 프로세스를 악몽으로 만듭니다.

현재 순간에 우리가 공급망 지불에 접근하는 방식이 바뀌어야 함을 분명히 한 몇 가지 방법이 있습니다. 비즈니스에서 더 간단하고 효율적인 날로 되돌릴 수 있는 간단한(항상 쉽지는 않지만) 변경 사항과 이러한 변경 사항을 살펴보겠습니다.

사기 증가, 효율성 증가

금융 전문가 협회(Association of Finance Professionals)는 작년에 지불의 거의 50%가 여전히 수표로 이루어진다고 보고했기 때문에 수표 지불부터 시작해야 합니다. 이러한 지불은 항상 사기에 취약하고 상대적으로 느렸으며, 수표 스터핑을 저글링한다는 것은 중요한 프로젝트에 더 잘 사용할 수 있는 재무 팀에 많은 시간을 사용한다는 것을 의미합니다. 수표는 새로운 기술로 시간이 지남에 따라 더 안전해졌지만 여전히 느리고 사기에 취약합니다.

글로벌 결제가 필요한 기업의 경우 수표에 의존하는 것은 전혀 문제가 되지 않습니다. 국제 지불을 하는 전통적인 방법은 느리고 비용이 많이 들며 특히 오늘날의 기후에서 전 세계로 돈을 보낼 때 필요한 적시성이 부족합니다.

그것이 수표 지불의 유일한 문제라면 이를 악물고 조금 더 오래 버틸 수 있을 것입니다. 불행히도 전염병으로 인해 정교한 AP 부서조차도 수동 프로세스와 종이로 인해 더욱 악화된 비즈니스 연속성 문제를 생각하게 되었습니다. 예를 들어, 고등 교육 기관은 이미 직원들이 원격 근무를 하고 있는 여름과 씨름했고, COVID 발생으로 인해 가을이나 겨울에 다시 있어야 할 수도 있으므로 자동화 및 원격 액세스의 필요성이 분명해졌습니다.

원격 프로세스로의 광범위한 전환으로 인해 사기가 급격히 증가했으며, 연방거래위원회(Federal Trade Commission)는 올해 COVID-19로 인한 미국 비즈니스 손실이 1,340만 달러라고 보고했습니다. 팬데믹으로 전국 사무실이 폐쇄되기 전인 2020년 1분기에만 PYMNTS.com에 따르면 기업에서 랜섬웨어 지불액이 33% 더 늘어났으며 이 수치는 확실히 더 늘어났습니다.

문제에 더해, 미국 우편물은 속도 저하로 인해 손상을 입었으며 예상되는 수표 도착 시간이 조금만 늦어도 공급업체 파트너에게 상당한 영향을 미칠 수 있습니다. 시간이 지남에 따라 여러 번 지불하면 조직과 조직 사이에 마찰이 생길 수 있으며 AP 기능과 AR 부서 모두를 악화시킬 수 있습니다.

Ardent Partners에 따르면 AP 부서의 60%는 인보이스 및 지불 승인을 확보하는 데 걸리는 시간이 2020년 이후에 직면하게 될 가장 큰 과제라고 말합니다. . 이는 가족 소유 제조업체나 부동산 회사와 같이 크고 복잡한 공급망을 보유한 소규모 비즈니스에 특히 적합합니다. 현재 느린 수동 프로세스에서 벗어날 수 있는 직원이나 인프라가 없을 수 있습니다.

보안, 수동 프로세스, 원격 작업으로의 전환을 기존의 비효율성에 추가하면 공급망에 비용을 효과적으로 지불하고 공급업체를 만족스럽게 유지하는 문제가 분명해집니다. 공급업체

복잡성과 사기 위험을 줄이는 방법

그것이 문제의 범위입니다. 이제 문제는 단순히 어떻게 해결하느냐입니다.

다행히 생각보다 덜 부담스럽습니다. 대부분의 기업에서 공급망 지불을 간소화하면서 더 효율적이고 안전하게 만드는 것은 네 가지 방법으로 달성할 수 있으며, 이 모두는 서로를 기반으로 합니다. 이제 개요를 살펴보겠습니다.

<울>

디지털 프로세스로 주요 기능을 간소화합니다. 결제 프로세스의 효율성을 찾는 데 있어 무자비한 태도를 취하기에 완벽한 시기입니다. 디지털 결제로 전환하고 결제 보안 작업을 수행하는 경우 직원이 큰 그림 항목에 집중할 수 있는 시간을 확보할 수 있습니다. 이러한 큰 그림 항목 중 하나는 지불을 더욱 간소화할 수 있습니다. 특히 제조업체, 의료 제공자 및 대규모 공급망이 있는 기타 업종의 경우 단순히 지불 조합에서 수표를 받는 것이 게임 체인저이기 때문입니다.

이를 수행하는 가장 좋은 방법 중 하나는 공급업체 전체를 감사하고 가장 자주 지불하는 사람, 일반적으로 지불하는 금액 및 지불 방법을 확인하는 것입니다.' 지급중입니다. 이는 가상 카드 및 ACH에 온보딩해야 하는 사람, 공급업체 관계를 유지하기 위해 직원이 개입해야 하는 곳, 사용 중인 공급업체를 변경하는 것을 고려할 수 있는 곳의 우선 순위를 정하는 데 도움이 될 수 있습니다. 대규모 공급망을 디지털 결제로 전환하는 데 시간이 걸리지만 귀하의 비즈니스와 공급업체 모두를 위해 노력할 가치가 있습니다.

<울>

공급업체 관계를 우선시합니다. 인보이스를 이메일로 보내고 해당 인보이스가 승인되는 시기를 알 수 없고 수표를 받기 위해 오랜 시간을 기다리는 공급업체의 입장이 되어 보십시오. 이 시나리오에서 AP 부서는 전략적 파트너보다 처리해야 하는 골칫거리이며 해당 공급업체와의 관계가 악화될 수 있습니다.

보안 디지털 포털을 통해 이상적으로는 송장의 상태를 추적하는 방법을 제공하면 놀라운 일이 될 수 있습니다. 향상된 송금 정보 및 지불 내역 세부 정보와 함께 안전한 디지털 결제를 제공하면 현금 신청이 더 쉬워지고 파트너와의 관계가 더욱 향상됩니다. 더 나은 지불 경험은 더 나은 공급업체 관계와 동일하며, 특히 정시에 지불해야 하는 소규모 기업의 경우 더욱 그렇습니다.

<울>

보안 프로세스 및 기술 향상 공급업체 은행 계좌 정보를 보유하고 있다면 사기에 노출될 가능성이 매우 높습니다. 수십 년 동안 잘 해왔지만 현재로서는 부적합한 프로세스에 집착하고 있다면 비즈니스가 해서는 안 되는 방식으로 위험을 감수하고 있는 것입니다. 직원이 원격으로 의심스러운 결제 요청을 받은 경우 어떻게 해야 하는지 제대로 교육을 받지 못했다면 이는 잠재적으로 심각한 문제입니다.

강력한 보안을 갖춘 지불 네트워크를 찾는 것은 은행 계좌 정보를 보유할 위험과 직원이 실수하는 것과 관련된 위험을 모두 제거할 수 있으므로 훌륭한 첫 번째 단계입니다. 함께 제공되는 디지털 결제로의 전환은 수표 결제와 관련된 기존의 사기 위험을 일부 제거하지만 여전히 계정에 대한 다단계 인증(Multi-Factor Authentication)과 같은 보호 조치를 도입하고 직원에게 인터넷 검색을 포함한 모범 사례에 대해 교육하기를 원할 것입니다. 은행 계좌 변경을 요청하는 전화번호가 공급업체의 전화번호인지 확인하십시오.

<울>

적절한 솔루션을 찾으세요. 궁극적으로, 처음부터 자체 AP 솔루션을 구축할 수 있는 리소스가 없는 한 이러한 종류의 변경을 가능하게 할 수 있는 파트너를 찾아야 합니다. 디지털 결제를 통한 자동화에 중점을 두고 강력한 결제 보안 프로토콜 및 기술을 자랑하며 이들과의 파트너십을 통해 공급망 결제를 간소화하고 간소화할 수 있는 방법을 명확하고 간결하게 설명할 수 있는 사람을 찾으십시오. 추가 작업과 골칫거리를 피하기 위해 솔루션이 ERP 및 기존 은행 관계와 원활하게 통합되도록 하고 싶을 것입니다.

우리는 공급업체에 지불을 주고받는 것으로 돌아가지 않을 것이지만 수십 년 동안 공급망 지불을 정의한 복잡성은 여전히 ​​제거할 수 있습니다. 더 나은 자동화, 더 나은 보안, 더 나은 가시성을 통해 목표를 달성할 수 있습니다. 지금처럼 변화를 일으킬 시간은 없습니다.

Bill Wardwell은 Bottomline Technologies의 전략, 제품 및 비즈니스 운영 담당 수석 부사장입니다.