현장 데이터를 통해 프로젝트 관리를 간소화할 수 있는 4가지 방법

건설 프로젝트 관리자의 역할은 희미한 마음이 아닙니다. 그들은 작업 현장에서 일어나는 모든 일의 눈과 귀이며 사무실 직원과 기타 주요 이해 관계자를 지속적으로 관리할 책임이 있습니다. 게다가 그들은 시간과 위험을 계획하고 벤치마킹하고 관리하고 자원을 분배하고 프로젝트 예산을 관리하는 데 시간을 보냅니다.

최근까지 프로젝트 관리자가 되기 위해서는 종이, 스프레드시트 및 여러 유형의 기술 솔루션을 포함하는 광범위한 수동 문서화 프로세스가 필요했으며 이로 인해 효율성이 크게 제한되었습니다. 다행스럽게도 라이브 필드 데이터를 보유하고 공유할 수 있게 되면서 모든 것이 바뀌었습니다. 라이브 필드 데이터는 프로젝트 관리자가 데이터 관리 작업량을 줄이고 프로젝트의 인적 요소에 더 집중할 수 있는 기능을 제공하여 지리적 공간을 확장하고 전반적인 프로젝트 생산성을 높일 수 있는 능력을 제공합니다.

다음은 실제 현장 데이터가 위험을 노출하고 정보를 공유하며 프로젝트 효율성을 개선할 수 있는 4가지 핵심 영역입니다.

실시간 지식

종이나 대면으로 정보를 공유하는 데 의존하는 프로젝트 관리자는 어려움을 겪고 있습니다. COVID-19 이전에는 프로젝트 관리자가 현장 데이터를 사무실로 전송하는 것이 지연되는 경우가 많았습니다. 이제 원격으로 일하는 사무실 직원이 너무 많아 데이터를 전달할 중앙 사무실이 한 곳도 없기 때문에 지연 시간이 증가했습니다. 이러한 지연은 기업이 버튼 클릭만으로 데이터를 수집하고 배포할 수 있도록 조치를 취하는 것이 매우 중요한 이유 중 하나입니다.

라이브 필드 데이터 솔루션은 클라우드 기반 시간 추적, 장비 추적, 사진 또는 비디오 첨부 파일이 있는 모바일 양식, 진행 추적 및 엔터프라이즈 및 급여 시스템과의 통합과 같은 지원을 제공합니다. 이러한 도구로 무장한 프로젝트 관리자는 현장에서 일어나는 일의 맥박을 파악하고 물리적으로 현장에 있지 않고도 필요한 경우 수정 조치를 취할 수 있습니다. 노동 시간 및 진행 보고에서 지연을 제거함으로써 프로젝트 관리자는 직원과 장비 위치를 신속하게 조정하여 작업 현장에 있든 없든 격차를 메울 수 있습니다. 모든 직원은 스마트폰, 태블릿 및 기타 장치를 통해 클라우드 기반 솔루션에 편리하게 액세스할 수 있습니다. 현장 직원이 서비스가 제공되지 않는 원격 위치에서 작업하는 경우에도 작업이 발생하면 라이브 현장 데이터가 오프라인으로 계속 수집되므로 장치가 다시 서비스되면 나중에 데이터를 공유하고 클라우드 플랫폼 솔루션과 동기화할 수 있습니다.

라이브 필드 데이터 플랫폼은 실시간으로 수집된 다음 회사의 다른 소프트웨어 시스템에 다시 통합되기 때문에 수집된 필드 데이터의 정확도를 크게 높입니다. 이는 수동 데이터 입력, 키 입력 오류 및 작업 비용 재할당을 제거하고 프로젝트 관리자를 직원 진행 상황과 연결합니다. 데이터 수집이 간소화되고 완전히 디지털화되어 ERP의 최종 결과 보고가 정확합니다. 실제 현장 데이터를 통해 프로젝트 관리자는 프로젝트 상태 보고에 대한 확신을 가질 수 있으며 사실 데이터 수집 및 입력 후에 모든 시간을 수동으로 보내는 대신 수익성을 위해 프로젝트를 관리하는 방법을 분석하는 데 더 많은 시간을 할애할 수 있습니다.

노무 관리

인건비는 일반적으로 건설 프로젝트에서 가장 큰 변동 비용 범주이며, 이는 종종 비용 초과에 대한 가장 중요한 위험 중 하나입니다. 2020년 건설업의 최대 이슈 중 하나로 숙련된 인력의 부족이 계속되고 있기 때문에 이러한 자원은 소중하고 충분히 활용되어야 합니다.

실제로 현장에 있지 않을 때 프로젝트 관리자는 직원이 실제로 작업 현장에서 작업을 수행하는지 또는 거리에서 아침을 먹고 있는지 확인할 수 있는 신뢰할 수 있는 방법이 없습니다. 그들은 또한 직원이 근무 시간 카드에 하루 종일 노동을 제출하고 있는지 아니면 하루 중 일찍 현장을 떠나는 경우에 승무원의 친구를 위해 에브렌을 제출하는지 확실히 알지 못할 것입니다. 위의 예와 같이 실제 출력이 없는 보고된 노동 시간이 있는 경우 이는 상당한 위험 요소가 될 수 있습니다. 이것은 또한 프로젝트에 인위적인 초과 근무를 일으키고 전체 노동 비용을 크게 증가시킬 수 있습니다.

프로젝트 관리자는 특히 작업 현장의 수가 증가함에 따라 노동 시간과 작업을 추적하는 데 종종 어려움을 겪습니다. 추적 및 완화되지 않으면 생산성 손실이 모든 프로젝트에서 쉽게 통제 불능 상태가 되어 이익이 파괴되고 고객 만족도가 저하될 수 있습니다.

모든 작업자, 감독 및 감독자의 손에 기술을 제공하는 것은 복잡하지 않습니다. 사실, 스마트폰에서 앱을 사용하게 하는 것만큼 간단합니다. 지오펜싱을 사용한 안면 인식 및 GPS 추적을 통해 프로젝트 관리자는 직원이 어디에 있는지, 적절한 직원이 출근하고 퇴근하는지 알 수 있습니다. 현장의 프로젝트 관리자와 감독자는 직원의 출근 또는 퇴근 시간에 펀치 사진이 프로필 사진과 일치하지 않거나 작업 현장 지오펜스 외부에 있을 때 알림을 받을 수 있습니다. 실제 현장 데이터를 통해 프로젝트 관리자는 각 비용 코드에 대한 정기적인 작업 시간 보고서를 수신하여 직원의 시간과 생산성을 쉽게 추적할 수 있으므로 부정확하거나 보류된 데이터로 인한 지연을 방지할 수 있습니다.

또한 라이브 필드 데이터는 ERP에서 수집된 데이터의 통합을 자동화하여 새로운 비용 코드, 프로젝트 또는 신규 직원이 데이터 수집 앱과 자동으로 동기화되도록 합니다. 이를 통해 현장 직원은 자신의 시간을 정확하게 입력하고 프로젝트 관리자의 추가 작업 없이 프로젝트 관리자에게 실시간으로 올바른 비용 코드 또는 프로젝트에 할당할 수 있습니다.

장비 할당

건설 프로젝트는 회사 장비 최적화에 의존합니다. 누가 어떤 장비를 가지고 있고 어떤 프로젝트에 할당되어 있는지 알 수 있는 실제 현장 데이터가 없으면 직원에게 작업을 안전하고 효율적으로 수행하는 데 적합한 장비를 확보하기 어려울 수 있습니다. 현장의 직원과 감독자는 불필요한 전화를 걸고 문자 메시지와 추가 이메일을 보내 적절한 장비를 찾는 데 시간을 낭비하거나 때로는 프로젝트 관리자가 적절한 소유 장비를 찾을 수 없을 때 불필요한 항목을 임대합니다.

이러한 비효율성은 작게 보일 수 있지만 체계적인 리소스 문제는 프로젝트 수명 동안 큰 비용을 추가합니다. 라이브 필드 데이터는 프로젝트 관리자에게 장비 인벤토리, 할당 및 사용에 대한 정확한 실시간 가시성을 제공합니다. 프로젝트 관리자는 실제 자산 사용량을 기반으로 새로운 장비 구매 또는 임대를 사전에 계획하거나 모바일 앱을 통해 유지 관리 요청에 따라 수리 일정을 잡을 수 있습니다. 또한 어떤 장비가 충분히 활용되지 않거나 과도하게 활용되고 있는지 확인할 수 있습니다.

작업자의 생산 진행 상황을 실시간으로 볼 수 있으므로 직원의 장점을 가장 잘 활용할 수 있는 위치에 직원을 유연하게 재배치할 수 있습니다. 이러한 유형의 통찰력을 통해 자산의 유효 수명 주기를 연장하고 자산 교체 비용을 줄이기 위해 장비 사용의 균형을 맞추는 등의 조치를 취할 수 있습니다. 또는 불필요한 초과 근무를 피하기 위해 인력을 적절하게 관리합니다. 적절한 배포는 작업자가 지체 없이 계속 진행할 수 있도록 올바른 도구가 올바른 시간에 올바른 위치에 있는지 확인합니다.

이해관계자 커뮤니케이션

현장에서 사무실로의 의사 소통은 작업 현장 전체보다 어렵지는 않지만 어려울 수 있습니다. 높은 수준에서 내부 및 외부 이해 관계자는 프로젝트가 일정대로 진행되고 있는지, 예산 내에서 진행되고 있는지, 잠재적인 미래 위험이 있는지 알고 싶어합니다. 프로젝트 관리자가 이러한 종류의 가시성을 갖기 위해서는 일일 로그 보고서, 노동 시간, 비용 코드별 완료 수량 및 완료된 안전 보고서를 보여주는 라이브 필드 데이터에 액세스해야 합니다. 수동 데이터 수집 및 처리를 수행하는 프로젝트 관리자가 이러한 수준의 가시성을 확보하는 것은 어려운 일입니다.

프로젝트 관리 관점에서 라이브 필드 데이터는 판도를 완전히 바꿔 놓았습니다. 현장 감독자는 마크업이 있는 사진이 첨부된 모바일 양식을 사용하여 프로젝트의 일일 현황을 명확하게 전달하고 자동으로 프로젝트 관리자에게 보냅니다. 프로젝트 관리자는 더 이상 여러 종이 양식에서 일일 일지 보고서를 편집할 필요가 없으며 프로젝트 상태 회의에서 올바른 사진을 사용하여 프로젝트의 현재 상태를 정확하게 전달하고 있는지 확인하기 위해 사진이 첨부된 다양한 이메일을 조사할 필요가 없습니다. 내부 및 외부 이해 관계자는 프로젝트 관리자의 작업량을 추가하지 않고 실시간으로 일일 로그 보고서를 수신합니다. 그런 다음 프로젝트 관리자는 정확한 라이브 필드 데이터를 기반으로 소유자 및 개발자 또는 주요 내부 프로젝트 이해 관계자와 프로젝트 상태 회의에서 일일 로그 보고서를 논의할 수 있습니다.

소규모 프로젝트의 경우 실시간 필드 데이터가 포함된 모바일 양식과 마크업 및 주석이 포함된 사진이 포함되어 있어 자동화된 일일 로그 보고서가 프로젝트 상태를 보다 완전하고 정확하게 전달하기 때문에 추가 프로젝트 관리자가 필요하지 않습니다. 실제 예를 들어, 사진 및 비디오 통합과 함께 라이브 디지털 양식을 사용하는 노스캐롤라이나 전기 계약자는 실시간 미디어가 풍부한 모바일 양식이 프로젝트 관리자를 추가로 고용하는 것보다 프로젝트 상태 정보를 더 정확하고 효과적이고 효율적으로 전송한다는 것을 발견했습니다. 라이브 필드 데이터는 각 프로젝트 관리자의 효율성을 확장하고 회사의 수익을 유지했습니다.

건설 프로젝트는 입찰에서 완료까지 제대로 수행되기 위해 광범위한 계획과 관리가 필요합니다. 프로젝트 관리자가 손에 가득 찼다고 말하는 것은 과소 평가가 될 것입니다. 라이브 필드 데이터는 데이터 수집 및 기록에서 검토 및 분석으로 프로젝트 관리자의 초점을 변경했습니다. 맹목적인 비행이나 몇 주 또는 몇 달 된 데이터에 대한 날은 과거의 일입니다. 작업이 완료되는 즉시 데이터를 사용할 수 있게 되면 프로젝트가 완전히 다루기 힘든 상태에서 효과적으로 관리될 수 있습니다. 라이브 필드 데이터 솔루션은 프로젝트 관리자에게 중요한 데이터 추적, 보고 및 생산성을 높이는 데 필요한 도구를 제공합니다.

Mike Merrill은 WorkMax의 공동 창립자이자 최고 운영 책임자입니다.