팬데믹이 조달을 재편한 방식: 3가지 핵심 트렌드

평소에도 조달 프로세스는 까다로운 작업입니다. 수천 개의 공급업체 계약, NDA, 협상을 탐색하면서 다수의 업계 규정을 준수하고 동시에 수많은 이해관계자와 의사결정자를 만족시키는 것은 결코 단순한 일이 아닙니다.

2020년 초 코로나19 팬데믹이 전 세계를 강타했을 때, 이러한 문제는 예상치 못한 변화로 더욱 복잡해졌습니다. 거의 모든 기업이 즉각적으로 원격 근무로 전환해야 했기 때문입니다. 1년 동안 전 세계 기업들이 새로운 역학 관계에 적응해 나가는 과정에서 한 가지 사실이 명확해졌습니다. 계약의 적절한 관리와 조달이 그 어느 때보다 중요해졌다는 것입니다. 전례 없는 보편적 과제에 직면하여, 이러한 핵심 자산은 현재와 미래를 위해 보호되고 최적화되어야 했습니다.

위기에 대응하여, 내부적으로 더 탄력적이고 견고할 뿐만 아니라 운영 모델과 공급망이 재정의됨에 따라 향후 발생할 변화를 감당할 수 있도록 준비된 기업들이 장기적으로 훨씬 더 나은 성과를 거둘 것입니다.

포스트 코로나 시대의 새로운 현실로 나아가면서, 계약 관리와 조달이 장기적 지속 가능성과 성공을 추구하는 조직의 최우선 과제가 되어야 하는 이유를 보여주는 세 가지 새로운 트렌드가 부상하고 있습니다.

더 많은 기업이 필수 사업으로 지정되다

팬데믹 시작 이후 미국에서 물리적이든 가상이든 그 자산, 시스템, 네트워크가 매우 중요하다고 간주되는 16개 중요 인프라 부문이 식별되었습니다. 여기에는 의료, 식품 및 농업, 중요 제조, 화학 등이 포함됩니다.

그 결과, 필수 사업체 여부를 막론하고 거의 모든 조직이 자사가 서비스하는 고객에게 갖는 중요성에 대한 인식이 높아졌습니다. 이러한 깨달음은 기업이 고객의 중요한 비즈니스 니즈에 따라 상품과 서비스에 대한 노력을 우선순위에 집중하는 것의 중요성을 명확히 하는 데 도움이 되었습니다. 이를 효과적으로 수행하기 위해서는 조달 및 계약 관리 프로세스가 효율적이고 중앙 집중적으로 관리되어야 합니다.

"미국의 인프라 기업"을 자칭하는 Granite Construction Inc.는 필수 사업체의 좋은 예입니다. Granite에게 이는 코로나19 발발에도 불구하고 사업을 지속해야 함을 의미했습니다. 현장 인력이 근무하는 상황에서 백오피스 부서는 한 치의 오차도 없이 재택근무로 전환해야 했습니다. 다행히 Granite는 이미 자동화된 계약 관리 소프트웨어 시스템을 갖추고 있었습니다. 그러나 이전에는 하도급 관리자들이 과거에 받은 편함, 로컬 하드 드라이브, 서류 캐비닛에 저장된 계약을 관리하는 데 많은 시간을 할애해야 했습니다. 검토와 승인을 완료하려면 물리적으로 복도를 오가며 서류를 전달해야 했습니다. 명백한 이유로 이러한 방식은 재택근무 상황에서 많은 어려움을 초래했을 것입니다.

코로나19 보건 위기는 조달과 계약의 중요성을 부각시켰습니다. 필수 사업체가 모든 상황에 대비해야 한다는 긴급성을 처음 경험했을 수 있지만, 모든 기업이 중앙 집중화되고 간소화된 조달 프로세스와 계약 관리 시스템 없이는 위험에 처해 있음을 인식하고 있습니다.

계약은 더 복잡해지고, 더 빠르게 체결되어야 한다

오늘날 기업은 계약에 의해 크게 좌우되는 세상에서 운영됩니다. 기업이 성숙하고 인터넷 덕분에 국가 간 경계가 허물어지면서, 계약을 생성하고 유지하는 팀이 전 세계적으로 계약에 영향을 미치는 새로운 규정의 홍수와 씨름하면서 계약의 복잡성은 증가하고 있습니다.

예를 들어, 다수의 병원을 위한 그룹 구매 조직은 국제 공급망이 타격을 입자 보호 용품을 현지에서 새롭게 조달해야 했습니다. 이 병원들은 팬데믹에 대한 국가적 대응의 최전선에 있었습니다. 조달 부서는 8주 만에 3,000개의 잠재적 공급업체를 심사하면서 품질을 보장하고, 서로 다른 무관한 법인이 동일한 우산 계약 하에 구매하고 지불할 수 있도록 하면서 의료 업계의 컴플라이언스 요건을 훼손하지 않는 복잡한 계약을 체결해야 했습니다. 조달 부사장에 따르면, 회사의 새로운 자동화된 프로세스 덕분에 약 12주 만에 이를 달성할 수 있었습니다. 이전에는 전 직원이 투입되어도 9~12개월이 걸렸을 분량입니다.

이는 불확실한 시기에 계약 관리가 왜 필요한지를 직접적으로 보여줍니다. 포스트 팬데믹 시대의 성공을 달성하기 위해 조직은 거버넌스와 같은 중요한 이슈를 포함하여 계약과 관련된 수많은 복잡성을, 조직을 위험에 빠뜨리지 않는 방식으로 처리하는 방법을 고려해야 합니다.

클라우드 기술의 가속화

조직은 코로나19 팬데믹이 야기한 비즈니스 과제에 대응하여 그 어느 때보다 빠르게 데이터를 클라우드로 이전하고 있습니다. 실제로 새로운 연구에 따르면, 글로벌 팬데믹으로 인해 거의 절반의 조직이 클라우드 전환을 가속화했습니다. 클라우드 플랫폼은 전담 리소스나 추가 자본 투자 없이도 시스템을 가용하고 실행 가능한 상태로 유지할 수 있게 해줍니다. 따라서 이 트렌드가 조달과 계약에도 영향을 미치는 것은 당연합니다.

클라우드 기반 계약 수명 주기 관리 솔루션은 상당한 이점을 제공합니다. 안전한 클라우드 환경에 호스팅된 중앙 집중식 자동 계약 리포지토리에 액세스하면 조직은 완전한 계약 가시성을 확보하여 낭비되는 작업 시간을 없애고 효율성을 높일 수 있습니다. 기업이 계약에 보유한 권리와 의무에 대한 단일 진실 공급원을 제공함으로써, 계약 관리 소프트웨어는 마감일 누락과 벌금, 나아가 소송 위험을 크게 줄여줍니다. 또한 조달 프로세스를 가속화하고, 계약 준수를 보장하며, 계약 생성부터 보고까지 계약 성과를 최적화합니다.

클라우드로의 가속화는 조직에 많은 기회를 열어주며, 계약 데이터 관리 측면에서 이들은 이 중요한 경제 환경에서 지능형 계약 관리 솔루션을 적용할 때 엄청난 가치를 발견하고 있습니다.

결론적으로 계약 수명 주기 관리의 혁신이 기존 규범을 무너뜨리고 있으며, 현재 팬데믹은 불확실한 세상에서 조달과 계약 관리의 중요성을 부각시키고 있습니다. 이러한 핵심 프로세스에 대한 선제적이고 지능적인 접근 방식은 기업이 훨씬 더 큰 가시성을 확보하고, 실행 가능한 인텔리전스를 도출하여, 이는 직접적으로 수익에 영향을 미칩니다.

Vivek Bharti는 Icertis의 제품 관리 제너럴 매니저입니다.