운임 청구서가 정확하고 신속하게 지불되는지 확인하는 방법

운임 지불이 공급망 산업의 갈색 골판지 상자로 간주되는 데는 그만한 이유가 있습니다. 규제 복잡성, 용량 제한, 지정학적 문제, 수요 증가, 세계적 대유행 및 변화하는 소비자 행동으로 인해 세상에서 별로 좋지 않은 주제입니다. 이러한 시장의 힘을 감안할 때 운임 지불은 일반적으로 화주들이 직면한 10대 우려 사항에 포함되지 않습니다.

그렇다고 운임 지불이 세심한주의를 기울일 가치가 없다는 것은 아닙니다. 운송업체 인보이스는 부정확하기로 악명이 높으며 제대로 관리하지 않으면 운송업체 성능과 용량 가용성을 방해할 수 있습니다.

그러나 운송업체 송장은 얼마나 부정확합니까? 업계 분석가들은 그 수치를 15%에서 66% 사이로 보고 있으며, 한 제3자 화물 감사관은 검토하는 송장 중 4분의 1이 오류로 인해 거부되었다고 보고했습니다. 그렇다면 공급망이 중단되지 않도록 화물 청구서가 정확하고 운송업체가 신속하게 지불하도록 하는 방법은 무엇입니까?

운임 송장이 거부되는 이유

거부는 역사적으로 캐리어 행동을 유도하는 데 사용되었습니다. 운송업체가 자격 기준에 대해 책임을 지도록 하는 것은 전적으로 적절합니다. 배송 영수증이 제공되지 않은 경우 송장은 거부되어야 합니다. 그러나 이러한 정보가 지속적으로 제공되지 않더라도 추가 정보의 전달을 포함하는 송장 검증 표준을 운송업체에 유지하는 것은 화주 회계 프로세스의 대리로 볼 수 있습니다.

이것 중 어느 것도 밸리데이션 기준을 완화해야 한다고 제안하지 않습니다. 부분 결제(예:잘못된 할인)를 허용하는 청구 실수와 이동통신사에 결제가 이루어지지 않는 전면적인 거부 사이에는 차이가 있습니다. 인보이스를 완전히 거부하게 만드는 문제(예:증빙 문서 부족)는 모든 거부의 1%에서 2%를 차지하는 매우 드뭅니다. 운임 지불 제공자에게 제시되는 대부분의 송장은 첫 번째 테스트를 통과합니다. 이것은 고객이 지불할 송장이며 승인된 운송업체입니까? 배송업체별 비즈니스 규칙과 관련된 추가 검증은 대부분의 거부가 발생하는 곳이며 해결하는 데 가장 많은 노력이 필요합니다. 따라서 운송업체 송장의 정확성은 운송업체가 제공하는 정보에 크게 의존합니다. 운송업체에 운송업체의 선하증권이 있는 경우 청구서는 해당 정보만큼만 정확합니다.

인보이스 거부 기준

일반적으로 인보이스 거부는 수신된 모든 인보이스의 4%를 넘지 않아야 하며 2%가 모범 사례입니다. 조직의 거부율이 4%보다 높으면 당면한 문제가 운송업체 청구 관행이 아니라 프로세스를 관리하기 위해 화물 감사 제공업체에 부과된 규칙일 가능성이 큽니다. 인보이스를 정확하고 신속하게 지불하려면 올바른 정보를 운송업체에 보내야 합니다. 또한 배송업체는 비즈니스 규칙이 데이터 수집, 회계 및 최종 고객 서비스 요구 사항에 대한 부담을 종종 이러한 문제를 해결할 준비가 되어 있지 않은 배송업체로 이전했는지 고려해야 합니다. 또한, 새로운 계약, 재협상된 요금 또는 새로운 운송업체 관계와 같은 다른 요인으로 인해 정보 및 커뮤니케이션 오류가 발생하여 송장 거부로 이어질 수 있습니다.

송장 거부의 가장 흔한 원인은 송장에 부정확하거나 추가 평가 비용이 적용되기 때문입니다. 운송업체 측에서는 청구서 감사로 인해 청구서가 거부되었다는 피드백을 받으면 확인하고 핵심 시스템을 변경하여 향후 사고 및 지불 지연을 방지해야 합니다.

궁극적으로 배송업체는 규칙을 설정하고 배송업체는 이를 압니다. 거부는 이러한 역학에 긴장을 더하여 궁극적으로 다른 쪽을 희생시키면서 한 쪽에게 유리하게 규모를 기울입니다. 송장 거부율을 줄이려면 화물 지불에 견고한 프로세스, 광범위한 데이터 캡처, 엄격한 감사 및 배송업체 고객이 부여한 비즈니스 규칙의 완전한 준수가 필요합니다.

인보이스 거부를 줄이는 단계

송장 거부율을 줄이고 공급망 중단을 피하기 위해 발송인이 취할 수 있는 다양한 단계가 있습니다. 먼저 클래스를 포함한 선하증권 정보를 확인합니다. 운송업체가 동일한 유형의 여러 배송을 처리하는 것이 일반적이며 시스템의 기본값으로 인해 분류 오류가 발생할 수 있습니다. 또한 시간 요금이 변경되는지 확인하고(새로운 차선, 위치 또는 계약 등으로 인해) 항공사가 올바른 요금 기준과 변경 유효 날짜를 갖고 있는지 확인하십시오. 셋째, 화물 지불을 내부적으로 또는 제3자 감사인을 통해 감사하여 평가 비용을 모니터링하고 있는지 확인하십시오. 운송업체 인보이스에 표시된 일부 요금은 운송 중인 상품에도 적용되지 않습니다.

마지막으로 중요한 것은 디지털 미래를 수용하는 것입니다. 데이터가 모든 것을 주도하고 운송 관리 시스템(TMS)은 선하증권을 설정하는 데 필요한 필드가 있는 템플릿을 제공하면서 선적 자동화를 가능하게 합니다. 또한 첨부 문서와 함께 이동에 대한 종단 간 확인을 제공하는 배송 가시성과 같이 탐색할 새로운 방법이 있습니다. 정보와 문서는 이동에 대한 통합된 보기로 결합되어 송장에 표시됩니다.

이러한 새로운 도구에 추가하거나 이를 대신하여 공급망 중단을 방지하는 최선의 방법은 사전에 거부를 해결하는 데 시간과 리소스를 할당하는 것입니다. 무엇이 거부되고 그 이유를 살펴보십시오. 올바른 정보가 운송업체에 전송되었는지 확인하고 해당 정보의 중요성을 이해하도록 돕습니다. 직원, 공급업체 및 기타 이해 관계자가 통신 사업자 네트워크를 사용할 때 프로토콜을 따르고 있는지 확인하십시오.

운임 지불 문제 방지

수요가 몇 년 중 최고치를 기록하면서 화주들은 기하급수적으로 더 높은 속도로 더 적은 용량에 적응하고 있습니다. "선택한 배송업체"가 되기 위한 콜백이 다시 중요해지고 있으며 배송업체와 제3자 제공업체가 배송업체 백오피스 프로세스에 제공하는 가치를 조명하고 있습니다. 운송업체는 프로세스 설계, 데이터 요구 사항 및 예외 해결에서 양 당사자를 고려하는 협업 노력을 중요하게 생각합니다. 이러한 변화를 인식하지 못하면 해로울 수 있습니다.

송장 거부는 화물 감사 프로세스의 필수 구성 요소이지만 압도적인 골칫거리가 될 필요는 없습니다. 현명한 규칙, 명확한 지침 및 신속한 거부 해결에 대한 계획된 초점은 재정 및 물리적 공급망을 중단 없이 유지합니다.

Roberta Tamburrino는 화물 감사 및 지불 사장이고 Chet Richardson은 AFS Logistics의 LTL 사장입니다.