매입채무 자동화: 공급망 복원력과 효율성 강화

공급망 관리자는 매입채무(AP)와 조달-지급(P2P) 프로세스에서 오랫동안 도전에 직면해 왔습니다. 모든 산업에서 디지털 전환이 진행 중임에도 많은 조직이 여전히 송장 승인과 지급을 위해 수동적인 종이 기반 AP 프로세스에 의존합니다. 이는 공급업체 지급 시기 통제 부족, 귀중한 직원 시간을 소모하는 송장 예외, 최고재무책임자(CFO)와 공급업체 모두에 대한 가시성 부족 등 수많은 문제를 만듭니다.

디지털 전환으로 문제 해결

조직의 매입채무 프로세스를 디지털로 전환하면 많은 공급업체 문제의 근본 원인인 느리고 오류 발생하기 쉬운 프로세스를 제거할 수 있습니다. 그렇게 함으로써 비용 절감, 현금 흐름 최적화, 미지급금 실시간 가시성 확보, 잠재적 공급망 혼란 사전 차단이 가능해집니다.

AP/P2P 자동화가 공급망 관리자에게 주는 3가지 설득력 있는 이점

수익성 개선과 현금 흐름 최적화부터 더 안정적인 공급망 구축까지 AP/P2P 자동화는 공급망 관리자에게 여러 이점을 제공합니다. 그중 가장 설득력 있는 세 가지를 소개합니다.

송장 예외 제거

이상적인 세계에서 송장 예외는 드물 것입니다. 하지만 여전히 구식 AP 프로세스에 의존하는 많은 조직에게는 그렇지 않습니다. Ardent Partners의 최근 연구에 따르면 AP 전문가의 62%가 송장 예외가 일상 업무에서 가장 큰 골칫거리라고 동의했습니다.

송장 예외는 해결에 많은 시간이 걸릴 뿐만 아니라 일관성 없는 지급 주기를 초래합니다. 상품이 수령되지 않아 AP가 3자 매칭(three-way match)을 수행할 수 없어 공급업체 송장이 보류 중인 시나리오를 상상해 보십시오. 이 경우 많은 공급업체가 고객을 신용 보류(credit hold) 상태로 둡니다. 일부는 추가 상품 출하를 완전히 중단할 수도 있습니다.

그 정도까지 가지 않더라도 공급업체가 제때 대금을 받지 못합니다. 최선의 시나리오에서도 이는 열악한 공급업체 관계와 현금 흐름이 어려운 공급업체의 불안정을 초래합니다.

조기 지급 할인 기회 확대

글로벌 팬데믹 기간 동안 모든 회사가 같은 수준의 고통을 느낀 것은 아닙니다. 서비스형 소프트웨어(SaaS) 플랫폼을 사용한 자동화 프로세스를 갖춘 기업들은 거의 문제 없이 원격 인력으로 신속 전환할 수 있었습니다. AP 영역에서 이는 직원이 어디서든 대규모로 송장을 처리할 수 있음을 의미했습니다.

전통적으로 재무 관리자가 수백 또는 수천 공급업체에 조기 지급해 조기 지급 할인을 활용하려 한다면 문제없었습니다. 반면 현금 흐름 최적화가 목표라면 조건 내 가능한 마지막 날까지 지급 보류를 스케줄링하기 쉬웠습니다.

AP 및 P2P 프로세스 가시성 제공

공급망 가시성이 높을수록 현금 흐름 예측, 잠재적 혼란 사전 식별, 데이터 기반 의사결정이 쉬워집니다. 하지만 종이 기반 송장 워크플로에 의존하면 주어진 시점에 상황이 어떤지 파악하는 것이 사실상 불가능합니다.

AP/P2P 자동화 형태로 AP 부서에 디지털 전환을 가져오면 전체 송장 프로세스에 24/7 가시성을 얻게 됩니다. 이는 서프라이즈를 제거하고, 비즈니스 인텔리전스를 개선하며, 실시간 통찰 활용으로 운영을 지속적으로 최적화할 수 있게 합니다.

조직이 여전히 종이 기반 AP 워크플로를 사용한다면 공급망이 가능한 한 효율적일 수 없습니다. AP 프로세스 자동화 도구에 투자함으로써 공급업체와의 디지털 연결을 만들 수 있으며, 이는 다음을 가능하게 합니다.

• 공급망 혼란 회피: 신용 보류 또는 완전 차단 방지
• 공급업체 데이터 관리 간소화: W-9, 은행 계좌 정보 등 모든 관련 데이터를 한곳에, 효율적 보고 기능과 함께
• 공급업체 관계 개선: 지급 상태 가시성 제공 및 제때 지급 보장
• P2P 프로세스 효율성 증대: 거래 디지털화로 운영 간소화 및 인적 오류 감소
• 송장 예외 제거: 프로세스 추가 최적화로 AP, 내부 구매자, 부서 관리자가 부가가치 활동에만 시간 쓰도록 보장

결국 AP 자동화는 공급망이 효율적으로 계속 돌아가게 하면서 생산성과 수익성을 높이는 쉬운 방법입니다.

Shan Haq은 클라우드 기반 조달-지급 플랫폼 Transcepta의 기업 전략 및 개발 부사장입니다.