계약 수명주기 관리 마스터: 원활한 구현을 위한 5가지 검증된 단계

지난해 전례 없는 혼란으로 실시간 계약 데이터 접근이 새로운 위험과 기회에 효과적으로 대응하는 데 얼마나 중요한지 드러나면서, 계약 수명주기 관리(CLM) 소프트웨어에 대한 관심이 급증하고 있습니다.

최근 Forrester 설문조사에 따르면, "CLM은 포스트 코로나 세계에서 필수에서 필수로 전격 전환되었습니다." 이는 World Commerce & Contracting의 추산에 따르면 비효율적 계약 관리가 기업에 연간 총 매출의 9% 이상을 비용으로 지불하게 한다는 점을 고려하면 놀라운 일이 아닙니다.

계약은 모든 상업 관계의 기초입니다. 효과적인 계약 관리 시스템은 기업이 비용을 줄이고 시장 출시 시간을 단축하면서 준수를 보장하고 위험을 최소화하는 데 도움을 줄 수 있습니다. 그러나 모든 기술과 마찬가지로 조직이 CLM 시스템 배포로 실현하는 가치를 결정할 핵심 결정들이 있습니다.

기업이 성공적인 CLM 구현을 보장하기 위해 취해야 할 5단계는 다음과 같습니다.

기초 다지기

"계획하지 않는 것은 실패를 계획하는 것"이라고 흔히 말합니다. 성공적인 기술 배포는 신중한 계획과 새로운 솔루션이 비즈니스에 미칠 영향에 대한 명확한 이해로 시작됩니다. 계약이 조달, 영업, 법무, IT 등 지역 간 여러 이해관계자를 대표하므로, 조직은 CLM 선택, 구현, 확장 과정에 누가 포함될지 신중해야 합니다. 조직 내 각 부서는 CLM에 대해 다른 관점을 가집니다. 조직이 프로세스 초기에 더 많은 동의를 얻을수록 올바른 선택에 투자할 가능성이 높고, 회사 성장과 비즈니스 니즈 진화에 따라 미래 계약 관리 역량을 확장하기 더 쉬워질 것입니다.

기업은 또한 CLM 시스템에 투자하기 전에 그것이 워크플로에 어떤 영향을 미칠지 예상하기 위해 현재 계약 프로세스를 이해할 필요가 있습니다. 조직 전체의 계약 업무를 평가하면 CLM 시스템이 빠르게 해결할 수 있는 비효율적 계약 워크플로를 발견하는 데 도움이 됩니다. 반대로, 계약 프로세스가 고도로 복잡하거나 저용량인 영역도 드러납니다. 이러한 영역은 솔루션이 확장될 때까지 기다리는 것이 좋습니다.

그러면 조직은 성공이 어떤 모습인지 정의하고 이해관계자들이 보고 싶어 하는 개선에 대한 목표를 설정할 수 있습니다. 계약 처리 시간 같은 핵심 성과 지표(KPI) 벤치마킹하고 주요 계약 관리 영역의 개선 사항을 보고하면 시스템에 대한 신뢰를 구축하는 데 도움이 됩니다. 또한 현실적인 단계 관문과 CLM 여정을 위한 이산적 마일스톤을 생성하면 구현 팀을 궤도에 유지하고 모든 당사자가 진행 상황에 맞춰 정렬되도록 보장합니다.

올바른 기술 선택

모든 기술 구매와 마찬가지로 조직은 CLM 시스템을 투자로 고려해야 합니다. 즉, 회사의 즉각적 니즈를 해결하는 역량을 제공하면서도 인공지능과 블록체인 같은 첨단 기술을 포함하여 시스템이 회사의 성장과 미래 요구사항을 해결할 수 있도록 해야 합니다.

하지만 기술 자체만이 아닙니다. 조직은 신뢰할 수 있는 조언자이자 파트너가 될 수 있는 CLM 제공업체를 찾아야 합니다. 최고의 소프트웨어라도 사용하기 너무 어렵거나 이해관계자 신뢰를 확보하는 데 필요한 결과를 제공하지 않으면 가치가 거의 없습니다. 빠르고 성공적인 구현 실적이 입증된 경험 있는 CLM 파트너를 선택하면 기업이 빠른 투자 수익을 달성하는 데 도움이 될 수 있습니다.

계약은 조직이 디지털 전환 여정에서 다루는 최신 개척지입니다. 따라서 기업이 CLM 제공업체를 평가하고 찾아야 하며, 이들이 자사 제물에 계속 투자하고, 이러한 기술이 조직 전체의 기존 엔터프라이즈 시스템과 원활하게 통합되어 운영을 최적화하고 비즈니스를 가속화하는지 확인하는 것이 중요합니다.

교육에 투자하기

기술 도구가 얼마나 진보했든, 비즈니스에 미칠 영향이 얼마나 혁명적이든, 아무도 사용하지 않으면 소용없습니다. 기업이 새로운 CLM 시스템을 롤아웃하기 시작할 때 이 점을 염두에 두어야 합니다. 다행히 직원을 효과적이고 효율적으로 교육할 수 있는 수많은 옵션이 있습니다.

첫째는 CLM 제공업체입니다. 자사 제품 기능 전문가가 사용자에게 필요한 대면 교육과 사용자 가이드를 제공하여 원활한 채택을 보장하는 데 가장 잘 준비되어 있습니다. 핵심 기능 영역의 선별된 직원들을 심층 제품 지식으로 준비시키는 '트레이너 교육' 프로그램을 제공하는 기술 파트너를 찾으십시오. 이러한 '슈퍼 유저'는 동료 직원들이 기술에서 최대한을 얻도록 도울 수 있습니다. 또한 구현을 위해 서비스 파트너를 사용하는 경우, 그들의 인증된 트레이너에게 의존하여 팀을 가동하고 운영하게 하십시오.

또한 디지털 채택 도구가 조직 전체의 다양한 역할에 고유한 일일 업무를 완료하면서 소프트웨어를 배울 수 있도록 맥락화되고 개인화된 인앱 가이드를 제공함으로써 교육을 신속화하고 최종 사용자 온보딩과 생산성을 개선하려는 기업들 사이에서 인기를 얻고 있습니다.

투-프롱 전략 구현

기술 배포는 조직 전체에 걸쳐 타이밍이 전부입니다. 직원들이 CLM 시스템 학습에서 주의를 분산시킬 수 있는 다른 기술 구현이 조직 내 다른 곳에서 일어나고 있지 않은지 확인하십시오. 이는 새로운 워크플로도 포함할 수 있습니다.

따라서 비즈니스 전반에 간단한 계약 기능 롤아웃을 시작하면 직원들이 복잡한 기능과 기능에 처음부터 압도되지 않고 새 시스템에 익숙해질 수 있습니다. 이 단순화된 구현은 이해관계자와 직원 모두 사이에서 자신감과 동의를 구축하는 데 도움이 될 것입니다.

동시에, 구현 과정에서 앞서 식별된 '슈퍼 유저'들에게 전체 역량을 공유하십시오. 이는 시스템을 다른 사람들에게 전파할 수 있는 CLM 챔피언 핵심 팀을 만드는 데 도움이 됩니다. 그들은 또한 사내 시스템 전문가로서 채택을 보장하고 개선 기회를 식별하는 데 도움을 줍니다.

성공 보고하기

구현이 롤아웃된 후, 조직이 목표 대비 어떻게 수행되고 있는지 살펴보는 것이 필수적입니다. 회사가 빠른 승리를 확보할 수 있는 프로젝트에서 시작하든, 전사적으로 문제였던 이슈를 다루기로 결정하든, 점진적 진전을 보여주는 것이 CLM 시스템에 대한 모멘텀을 생성하는 데 도움이 될 것입니다.

예를 들어, 다국적 IT 서비스 회사는 서비스 수준 계약과 작업 명세서 약속 관리를 간소화하고 자동화하여 계약 준수를 개선함으로써 계약 약속이 포착되고 모니터링되는 방식을 개선하여 수익을 최적화하기 위해 CLM을 구현했습니다. 그 결과, 회사는 이전 2주 계약 주기 시간을 50~60% 단축하여 시장 출시 시간을 단축할 수 있었습니다.

목표가 무엇이든, 조직은 CLM 제공업체와 협력하여 계획 과정에서 식별된 초기 KPI를 벤치마킹할 뿐만 아니라, 시스템 배포 이후 이 KPI들이 어떻게 변화했는지 문서화하는 30일, 60일, 90일 보고서를 생성해야 합니다. 그 벤치마크가 진화함에 따라, 구현의 성공을 지속적으로 보여주어 이해관계자들이 투자 가치를 계속 볼 수 있도록 하는 것이 필수적입니다.

디지털 전환 여정의 일부로 CLM 시스템을 고려하는 기업들에게, 지금이 때입니다. Gartner는 계약 관리 기술 발전으로 2023년까지 계약 협상이 30% 더 빨라질 것으로 추정합니다.

새 기술 배포는 벅찰 수 있지만, 조직이 실현하는 가치는 5가지 핵심 사항에 달려 있습니다:

• 모든 이해관계자가 참여하고 성공이 측정 가능하도록 신중한 계획,
• 올바른 기술 파트너 선택,
• 교육 투자와 내부 챔피언 양성,
• 구현에 대한 투-프롱 접근, 그리고
• KPI 대비 성과를 보고하는 명확한 방법.

CLM 시스템 구현 시 타이밍과 기대에 대해 현실적이어야 함을 기억하는 것이 중요합니다. 기업이 이 핵심 단계들을 따르면, 프로젝트의 초기 가치를 입증하고 수년간 배당금을 지불할 핵심 이해관계자들의 동의를 확보할 수 있을 것입니다.

Bernadette Bulacan은 Icertis의 부사장 겸 리드 에반젤리스트입니다.