유지보수 비용을 효과적으로 절감하는 5가지 검증된 전략

주의! 귀사 시설에 즉각 수리가 필요한 심각한 누수가 있습니다.

파이프나 화학 물질 누출은 아닐지 몰라도, 유지보수 부서라면 이 '누수'를 경험해봤을 겁니다. 우리가 말하는 심각한 누수는 유지보수 예산의 누수입니다. 이는 종종 사후 대응 수리, 잘못 놓인 예비 부품, 유지보수 보고서 작성에 쓴 시간으로 나타납니다.

이러한 비효율적 관행은 유지보수 부서에서 소중한 자원을 새어 나가게 합니다. 더 많은 비용이 들고 시간을 덜 효율적으로 쓰게 만듭니다. 여전히 스프레드시트를 사용 중이라면, 모르는 사이에 돈을 잃고 있을 수 있습니다. 따라서 CMMS 소프트웨어를 스프레드시트 대신 사용하면 비즈니스를 최적화할 수 있습니다.

고장과 수리는 때때로 발생하기 마련입니다. 하지만 높은 수준의 사후 대응 유지보수는 팀이 제대로 계획하기보다 따라잡기 위해 열심히 일하고 있다는 신호일 수 있습니다. 이는 항상 명백하지 않은 여러 방식으로 시간을 낭비합니다.

문제만 지적하는 대신 해결책을 모색하는 것이 중요합니다. 유지보수 부서가 돈을 잃는 5가지 방식과 해결 방법을 소개합니다.

1. 시설 내 에너지 효율 개선

평균 오피스 빌딩은 전기 및 가스에 필요 이상으로 약 19% 더 지출합니다. 특정 비용은 불가피하다고 생각하기 쉽지만, 실제로는 단순한 유지보수 기술로 에너지 소비와 비용에 큰 차이를 만들 수 있습니다.

태평양 북서부 국립연구소(Pacific Northwest National Laboratory) 연구에 따르면, 상업용 건물은 옥상 HVAC 시스템에 단순한 수정만으로 난방 및 냉방 비용을 38% 절감할 수 있습니다.

부실한 유지보수나 구식 장비 사용 같은 다른 요인도 HVAC와 온수 유지보수 비용을 더욱 증가시킬 수 있습니다. 단열 불량, 밀폐 불량, 노후 또는 부적절하게 서비스된 가전제품도 에너지 효율을 해치는 요인입니다.

일부 기업은 원래 할당된 시간을 작업 효율 개선이 아닌 근로 시간 단축으로 해결하려 했습니다.

CMMS 소프트웨어로 히터 점검, 창문 재밀폐 같은 정기 및 예방 유지보수 작업 일정을 설정하세요. 이렇게 하면 시설이 작업 주문과 알림을 자동으로 받게 됩니다. 이는 더 전략적 선택을 하는 데 도움이 됩니다. 에너지 절약 프로젝트를 시간에 따라 구성하면서 M&R 지출을 통제할 수 있습니다.

유지보수 관리 소프트웨어의 또 다른 용도는 온수기 설치나 에어 필터 교체 같은 계절적 작업을 설정하는 것입니다. 이는 이 작업들을 근로자 기존 일정과 예산에 맞춰 배치하는 데 도움이 됩니다.

2. 표준화된 작업 주문 관리 프로세스

조직은 사람에 크게 의존하며, 명확한 절차는 팀이 작업을 성공적으로 완수하도록 돕습니다. 하지만 비즈니스가 성장하면 귀하나 관리자가 매일 모든 사람이 무슨 일을 맡았는지 모를 수 있습니다.

표준화된 유지보수 절차가 없으면 일부 직원이 비효율적 방법을 사용해 작업 주문에 시간과 자원을 낭비할 수 있습니다. 더 중요하게, 표준화 부족은 작업 공백, 업무상 위험, 불규칙성을 유지보수 절차에 도입할 수 있습니다. 이는 작업 품질 저하, 자산 수명 단축, 업무상 부상 유발로 이어질 수 있습니다.

유지보수 부서 일부가 검사나 기계 수리 시 단계를 건너뛰면 어떻게 될까요? 잘못 조립하거나, 정기적으로 게이지를 확인하지 않으면 어떻게 될까요?

유지보수 관리 소프트웨어로 유지보수 모범 사례 도구를 조직 전체에 배포할 수 있습니다. 상세 작업 주문을 사용해 예방 유지보수와 수리 절차에 대한 작업 템플릿을 표준화할 수 있습니다.

Hippo CMMS는 날짜나 빈도 기반으로 각 유지보수 직원에게 자동 작업 주문을 발송합니다. 수많은 파일과 스프레드시트를 뒤지지 않고 모든 사람이 할당된 작업을 완료했는지 추적하고 검증할 수 있습니다. 온디맨드 작업 주문 관리 소프트웨어로 작업 주문을 정렬하고 완료된 것을 확인하세요. 설정된 유지보수 보고서는 생산성, 비용, 초과 근무, 완료일 등 핵심 지표를 사용자 친화적 차트로 측정해 유지보수 이력에 대한 깊은 통찰을 주고, 주의가 필요한 문제 구역을 탐지합니다.

3. 시간 관리

Inspectioneering Journal이 2015년 발표한 연구에 따르면, 유지보수를 제대로 스케줄링하거나 계획하지 않는 조직은 시간의 35%만 실제 유지보수 작업에 씁니다. 8시간 근무 중 2시간 48분뿐입니다! 나머지 시간은 다른 곳에 쓰이고(때론 낭비되고) — 33%는 작업 지연, 이동 시간, 조정된 근무 시간, 17%는 적절한 자원(도구, 매뉴얼 등) 찾기, 15%는 승인된 직원 휴식과 개인 시간입니다. 유지보수 작업 일정이 덜 구조화되면 사후 대응 유지보수가 놀랍게도 많은 시간을 차지합니다.

GenesisSolutions의 Matt Midas 작성. 이 기사는 Inspectioneering Journal 2015년 3/4월호에 실렸습니다.

좋은 계획과 스케줄링은 생산성을 65%로 높여, 근로자가 교대당 5시간 12분을 유지보수 작업에 쓰게 합니다. 이는 인건비 절감뿐만 아니라, 좋은 계획으로 조직이 다음을 달성할 수 있게 합니다:

• 유지보수 백로그 감소
• 미래 장비 고장 예측 및 회피
• 자산 가동 시간 증가
• 자산 및 예비 부품 관리 개선
• 더 현명한 자산 수리 및 구매 결정

자산 및 장비 유지보수 시스템은 모든 장비의 수리 이력과 미터 판독값을 저장하고, 관련 부품을 자산과 연결해 예비 부품 관리를 개선합니다. 이는 수리를 더 빠르고 효율적으로 만들 뿐만 아니라, 장비 고장에서 배울 수 있게 합니다. 부품이 고장 나면 경고 신호를 기록하고 다른 기계에 예방 유지보수를 스케줄링할 수 있습니다.

부품과 정보 수집을 보세요. Hippo의 예비 부품 관리와 작업 주문 관리는 근로자가 수리에 소요되는 시간을 줄이기 위해 모든 도구와 정보를 갖출 수 있게 합니다. 같은 도구, 서비스, 같은 유형 장비가 관련된 작업 주문을 위치나 작업 카테고리별로 정리해 근로자가 시설을 오가며 보내는 시간을 줄일 수 있습니다.

4. 시설 유지보수를 위한 공급업체 및 계약자 선정 개선

가장 비용 효율적인 공급업체를 선정하는 현재 시스템이 있을 수 있습니다. 하지만 때로 이 과정은 사실 꽤 어렵습니다. 적합한 공급업체 선정에는 신뢰성, 납기, 대량 할인, 부품 품질 등 여러 요소의 저울질이 필요합니다. 계약자의 경우 가격 구조, 보증, 실적도 고려해야 합니다. 미션 크리티컬 자산이라면 더 높은 비율이라도 신뢰할 수 있는 사람을 고용하는 게 나을 수 있습니다.

사후 대응 유지보수 부서라면 선견지명 부족이 공급업체 및 계약자 지출을 더욱 늘릴 수 있습니다. 필수 부품이 떨어지거나 크리티컬 자산 고장이 나면, 단기간에 가능한 공급업체에 맡길 수밖에 없어 품질이 떨어지는 서비스를 받을 수 있습니다.

유지보수 보고서를 사용해 공급업체를 정면 비교하세요. 각 공급업체별로 상세 부품, 납품, 가격 이력을 검토해 전반적으로 누가 최상의 조건을 주는지 파악하세요. 차트와 그래프로 모든 정보가 정리되어 있어 데이터 페이지를 뒤적이며 가장 경제적인 결정을 내리는 시간을 줄일 수 있습니다. 사전 설정된 재고 보고서 기능이 부품 부족 시 알림을 주니, 여유 있게 교체품을 주문할 수 있습니다.

CMMS 보고서는 계약자와 작업자 비교도 가능하게 합니다. 기록된 시간, 작업 주문 완료 소요 시간, 완료율 등 필수 데이터를 볼 수 있습니다. 가장 비용 효율적인 계약자 선택, 특정 유지보수 작업에 최적의 직원 배정, 아웃소싱이 합리적인 작업 결정이 간단해집니다. 자원 및 공급업체 관리 시스템은 내부 근로자와 같은 시스템으로 공급업체에 직접 작업 주문을 보내 공급업체 협업을 더욱 효율화합니다. 작업 주문 카테고리별로 선택하고, 상세 작업 주문을 할당하고, 업무에 필요한 내용을 나열한 이메일을 전달할 수 있습니다. 작업 주문 완료 후 비용, 응답 시간, 기타 지표를 기록할 수 있습니다. 그런 다음 공급업체 성과를 검토하고 시간 소모적인 기록 관리 없이 향후 계약을 성과 기반으로 배정할 수 있습니다.

5. 비체계적인 재고 관리

시설은 핵심 비즈니스 운영에 사용되는 재고, 예비 부품, 장비 저장에 많은 공간을 필요로 합니다. 재고 관리는 수리용 재고 품목이나 예비 부품의 정확한 재고 수준을 추적하는 것입니다.

정보가 정확하지 않으면 재고 과잉, 재주문 시 절약 기회 상실, 장비 수리용 예비 부품 부족 상황에 직면할 수 있습니다.

직관적인 재고 관리 소프트웨어는 예비 부품 관리를 더 스마트하게 만듭니다. 시설 위치, 장비 모델, 재고 번호, 작업 카테고리, 공급업체별로 부품을 추적하세요. 이는 조직 전체의 재고를 빠르게 파악하고, 중복 부품과 장비를 제거하는 데 도움이 됩니다.

재고 관리 시스템은 시설 간 부품 이전을 돕습니다. 최소/최대 임계값을 설정해 과재고나 부족을 방지하세요.

---

더 열심히 일하는 게 아니라, 더 스마트하게 일하며 비용 절감하기

조직은 더 이상 유지보수 부서를 CMMS 소프트웨어 비용이 필요한 ROI를 보여주는 사후 대응 팀으로 생각할 수 없습니다.

비즈니스는 이제 유지보수 운영을 더 효율적이고 신뢰할 수 있게 만드는 유지보수 프로그램을 설계합니다.

노력을 효과적으로 조직하고, 자산, 장비, 부품을 관리하고, 업무를 우선순위화하는 법을 배우면, 긴급 수리에 덜 시간을 쓰고 시설 관리 소프트웨어 구축에 더 많은 시간을 쓸 수 있습니다.

CMMS 소프트웨어는 유지보수 비용을 줄이고 시설 유지보수 성공의 가장 일반적인 요소가 되었습니다.