5가지 방법으로 유지 관리 비용 절감

주목! 시설에 심각한 누수가 있어 즉시 수리해야 합니다.

좋아, 아마도 파이프나 화학 물질의 누출이 아닐 수도 있지만 유지 관리 부서에서 이전에 이 누출을 경험했을 가능성이 있습니다. 우리가 의미하는 심각한 누출은 유지 관리 예산의 누출입니다. 사후 수리, 잘못 배치된 예비 부품 또는 해당 유지 관리 보고서를 작성하는 데 소비한 시간으로 나타나는 경우가 많습니다.

이와 같은 비효율적인 관행은 유지보수 부서에서 귀중한 자원을 누출합니다. 더 많은 비용을 지출하고 더 적은 시간을 효율적으로 사용합니다. 스프레드시트를 계속 사용하고 있다면 본인도 모르는 사이에 비즈니스가 손실을 입을 수 있으므로 스프레드시트에 CMMS 소프트웨어를 사용하면 비즈니스를 최적화하는 데 도움이 될 수 있습니다.

고장 및 수리는 수시로 발생합니다. 그러나 높은 수준의 사후 유지 관리는 팀이 미리 계획을 제대로 세우지 않고 따라잡기 위해 열심히 일하고 있다는 신호일 수 있습니다. 이는 종종 명확하지 않은 여러 가지 방식으로 시간을 낭비합니다.

그러나 문제에만 집중하기보다 몇 가지 솔루션을 찾는 것이 중요합니다. 다음은 유지 관리 부서에서 손실을 보고 있는 5가지 방법과 해결 방법입니다.

1. 시설 내 에너지 효율성 향상

평균적인 사무실 건물은 전기와 가스에 필요한 것보다 약 19% 더 많은 비용을 지출합니다. 특정 비용은 피할 수 없는 것으로 생각하기 쉽지만 실제로는 간단한 유지 관리 기술로 에너지 소비와 비용에 큰 차이를 만들 수 있습니다.

태평양 북서부 국립 연구소(Pacific Northwest National Laboratory)의 한 연구에 따르면 상업용 건물은 옥상 HVAC 시스템을 간단히 수정하여 냉난방 비용을 38%까지 절감할 수 있습니다.

열악한 유지 관리 또는 오래된 장비 사용과 같은 기타 요인으로 인해 HVAC 및 온수 난방 유지 비용이 추가로 증가할 수 있습니다. 에너지 효율성에 해를 끼칠 수 있는 다른 요인으로는 부적절한 단열, 열악한 밀봉 및 오래되거나 부적절하게 서비스되는 기기가 있습니다.

원래 일부 기업에서는 할당된 시간을 업무 효율 향상에 사용하기 보다는 노동시간을 단축하여 이를 해결하려고 했습니다.

CMMS 소프트웨어를 사용하여 히터 서비스 및 창 재밀봉과 같은 일상적 및 예방적 유지 관리 작업의 일정을 설정하십시오. 이러한 방식으로 시설은 작업 지시와 알림을 자동으로 수신합니다. 이것은 보다 전략적인 선택을 하는 데 도움이 될 수 있습니다. M&R 지출을 통제하면서 시간이 지남에 따라 에너지 절약 프로젝트를 구성할 수 있습니다.

유지 관리 소프트웨어의 또 다른 용도는 온수기 설치 또는 공기 필터 교체를 포함하여 계절별 작업을 설정하는 것입니다. 이렇게 하면 이러한 작업을 작업자의 기존 일정과 예산에 맞추는 데 도움이 됩니다.

2. 표준화된 작업 주문 관리 프로세스

<강한>

조직은 인력에 크게 의존하며 명확한 절차가 있으면 팀이 작업을 성공적으로 완료하는 데 도움이 됩니다. 그러나 비즈니스가 성장함에 따라 귀하 또는 귀하의 관리자는 모든 사람이 매일 무엇을 하도록 할당되었는지 항상 알지 못할 수도 있습니다.

표준화된 유지 관리 절차가 없으면 일부 직원은 작업 지시에 시간과 자원을 낭비하는 비효율적인 방법을 사용할 수 있습니다.

더 중요한 것은 표준화가 부족하면 유지 관리 절차에 작업 격차, 작업 위험 및 불규칙성이 발생할 수 있다는 것입니다. 이로 인해 작업 품질이 일관되지 않거나 자산 수명이 단축되거나 업무 관련 부상이 발생할 수 있습니다.

유지보수 부서 중 일부가 검사를 완료하거나 기계를 수리할 때 단계를 건너뛰면 어떻게 됩니까? 물건을 잘못 조립하거나 정기적으로 게이지를 확인하지 않으면 어떻게 되나요?

유지 관리 소프트웨어를 사용하면 조직 전체에 유지 관리 모범 사례를 위한 도구를 배포할 수 있습니다. 상세한 작업지시를 통해 예방정비 및 수리절차를 위한 작업 템플릿을 표준화할 수 있습니다.

Hippo CMMS는 날짜 또는 빈도에 따라 각 유지 관리 직원에게 자동화된 작업 지시를 보냅니다.

많은 파일과 스프레드시트를 거치지 않고도 모든 사람이 할당된 작업을 완료했는지 확인하고 후속 조치를 취하세요.

주문형 작업 주문 관리 소프트웨어를 사용하면 작업 주문을 정렬하고 완료된 작업 주문을 확인할 수 있습니다.

유지 관리 보고서 설정은 생산성, 비용, 초과 근무, 완료 날짜 및 기타 주요 지표를 측정하는 사용자 친화적인 차트를 사용하여 모든 정보를 통합하여 유지 관리 기록에 대한 더 깊은 통찰력을 제공하고 주의가 필요한 문제 영역을 감지합니다.

3. 시간 관리

<강한>

Inspectioneering Journal은 2015년 연구에 따르면 유지 관리 일정을 적절하게 계획하거나 계획하지 않는 조직의 경우 유지 관리 비율이 35%에 불과하다고 밝혔습니다. 8시간 교대로 2시간 48분을 유지 보수 작업에 할애한 것입니다! 나머지 시간은 다른 곳에서 사용(때로는 낭비) — 33% 작업 지연, 이동 시간 및 조정된 시간에 지출됩니다. 17% 적절한 리소스(도구, 매뉴얼 등) 찾기 및 15% 승인된 직원 휴식 시간 및 개인 시간. 유지 보수 작업 일정이 덜 구조화되면 사후 유지 보수에 놀라운 시간이 걸립니다.

GenesisSolutions의 Matt Midas 작성. 이 기사는 Inspectioneering Journal 2015년 3월/4월호에 실렸습니다.

좋은 계획과 일정은 생산성을 65%까지 높일 수 있습니다. 즉, 작업자는 유지 보수 작업에 교대당 5시간 12분을 소비하게 됩니다. 이는 인건비를 줄이는 데 도움이 될 뿐만 아니라 좋은 계획을 통해 조직에서 다음을 수행할 수 있습니다.

• 유지보수 백로그 감소
• 미래의 장비 고장 예측 및 방지
• 자산 가동 시간 증가
• 자산 및 예비 부품 관리 개선
• 더 스마트한 자산 수리 및 구매 결정

자산 및 장비 유지 보수 시스템은 검침과 함께 모든 장비의 수리 기록을 저장하고 관련 부품을 자산과 연결하여 예비 부품 관리를 개선합니다.

이렇게 하면 수리가 더 빠르고 효율적일 뿐만 아니라 장비 고장으로부터 배울 수 있습니다. 부품이 파손되면 경고 신호를 확인하고 다른 기계에 대한 예방 유지보수 일정을 잡을 수 있습니다.

부품과 정보 수집을 보세요. Hippo의 예비 부품 관리 및 작업 주문 관리를 통해 작업자는 수리에 소요되는 시간을 줄일 수 있는 모든 도구와 정보를 확보할 수 있습니다. 또한 보다 논리적인 순서로 작업을 예약할 수 있습니다. 동일한 도구, 서비스 또는 동일한 유형의 장비가 포함된 작업 주문을 위치 또는 작업 범주별로 구성하여 작업자가 시설을 왔다갔다 하는 데 소요하는 시간을 줄일 수 있습니다.

4. 시설 유지 관리를 위한 공급업체 및 계약업체 선택 개선

가장 비용 효율적인 공급업체를 선택할 수 있는 현재 시스템이 있을 수 있습니다. 그러나 때로는 그 과정이 실제로 상당히 어려울 수 있습니다. 올바른 공급업체를 선택하려면 안정성, 배송 시간, 대량 할인 및 부품 품질을 비롯한 여러 요인을 고려하는 경우가 많습니다. 계약자의 경우 가격 책정 구조, 보증 및 추적 기록도 고려해야 합니다. 미션 크리티컬 자산의 경우 더 높은 비율이더라도 신뢰할 수 있는 사람을 고용할 가치가 있습니다.

그리고 사후 관리 부서인 경우 예측이 부족하면 공급업체 및 계약업체 지출이 더욱 늘어날 수 있습니다. 필수 부품이 부족하거나 중요한 자산 오류가 발생하는 경우 품질이 낮은 서비스를 제공하더라도 공급업체가 제공하는 모든 공급업체를 즉시 사용할 수 없게 될 수 있습니다.

유지 관리 보고서를 사용하여 공급업체를 일대일로 검토하고 비교할 수 있습니다. 각 공급업체와 함께 세부 부품, 배송 및 가격 내역을 살펴보고 누가 전반적으로 가장 좋은 거래를 제공하는지 확인하십시오. 차트와 그래프로 모든 정보를 정리하면 데이터 페이지를 정리하는 시간을 줄여 가장 경제적인 결정을 내릴 수 있습니다. 사전 설정된 재고 보고서 기능은 부품이 부족할 때 알려 주기 때문에 여유 시간이 있을 때 항상 교체품을 주문할 수 있습니다.

CMMS 보고서를 사용하면 계약자와 근로자를 비교할 수도 있습니다. 기록된 시간, 작업 주문 완료에 소요된 시간, 완료율 및 기타 필수 데이터를 볼 수 있습니다. 이를 통해 가장 비용 효율적인 계약자를 선택하고, 특정 유지 관리 작업에 최고의 직원을 할당하거나, 아웃소싱에 적합한 작업을 결정할 수도 있습니다.

리소스 및 공급업체 관리 시스템은 사내 작업자에게 사용하는 것과 동일한 시스템을 사용하여 작업 지시를 직접 보낼 수 있도록 함으로써 공급업체와의 작업을 더욱 간소화합니다. 작업 주문 범주별로 선택하고 세부 작업 주문을 할당하고 작업을 수행하는 데 필요한 세부 정보가 포함된 이메일을 전달할 수 있습니다. 비용, 응답 시간 및 기타 메트릭은 작업 주문 완료 후 기록될 수 있습니다. 그런 다음 시간 소모적인 기록 보관 없이 공급업체 성과를 검토하고 성과에 따라 향후 계약을 지정할 수 있습니다.

5. 정리되지 않은 재고 관리

귀하의 시설은 종종 핵심 비즈니스 운영에 사용되는 재고, 예비 부품 및 장비를 보관하기 위해 많은 공간을 필요로 합니다. 재고 관리에는 수리를 위한 재고 품목 또는 예비 부품의 정확한 수준을 추적하는 것이 포함됩니다.

정보가 정확하지 않으면 재고 수준이 초과되거나 재고 재주문을 절약할 기회를 놓치거나 장비 수리를 위한 예비 부품이 부족하게 될 수 있습니다.

직관적인 재고 관리 소프트웨어가 있으면 예비 부품 관리가 더 스마트해집니다. 시설 위치, 장비 모델, 재고 번호, 작업 범주 또는 공급업체별로 부품을 추적합니다. 즉, 조직 전체의 재고를 빠르게 이해하고 중복 부품과 장비를 제거할 수 있습니다.

재고 관리 시스템은 시설 간의 부품 이동을 돕습니다. 재고 과잉 또는 부족을 방지하기 위해 최소 및 최대 임계값을 설정합니다.

<시간>

더 열심히 일하지 않고 더 똑똑하게 일하여 비용 절감

조직은 더 이상 유지 관리 부서를 필요한 ROI를 보여주는 CMMS 소프트웨어 비용으로 문제를 해결하는 대응 팀으로 생각할 여유가 없습니다.

기업은 이제 유지 관리 작업을 보다 효율적이고 안정적으로 수행할 수 있도록 유지 관리 프로그램을 설계했습니다.

노력을 효과적으로 조직하고, 자산, 장비 및 부품을 관리하고, 작업의 우선 순위를 지정하는 방법을 배우면 긴급 수리에 소요되는 시간을 줄이고 시설 관리 소프트웨어를 구축하는 데 더 많은 시간을 할애할 수 있습니다.

CMMS 소프트웨어는 유지보수 비용을 절감하고 시설 유지보수 성공의 가장 일반적인 요소가 되었습니다.