CMMS 소프트웨어에 액세스해야 하는 10명의 주요 사용자

누가 CMMS에 액세스해야 하는지 아는 것은 CMMS가 원활하게 실행되고 운영에 도움이 되는 핵심 부분입니다. 올바른 액세스 권한을 부여하지 않거나 너무 많은 사람에게 액세스 권한을 부여하면 부정확한 데이터에서 안전 실수, 과소비 등에 이르기까지 모든 문제가 발생할 수 있습니다.

목차

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사용자란?:다양한 수준의 CMMS 액세스 이해

CMMS 사용자가 여러 명인 경우

CMMS에 액세스할 수 있는 사람은 누구입니까?

CMMS에 액세스할 수 없는 사람은 누구입니까?

CMMS 사용자의 성공을 돕는 방법

CMMS 사용자에 대한 마지막 말

사용자란 무엇입니까?:다양한 수준의 CMMS 액세스 이해

모든 CMMS 사용자가 동일하게 생성되는 것은 아닙니다. 사용 가능한 액세스 수준을 파악하고 각 수준에 배치할 사람을 결정하는 것은 CMMS 소프트웨어를 설정하고 사용을 최적화하는 데 중요합니다.

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사용자의 액세스 수준에 따라 사용할 수 있는 기능, 표시되는 정보 및 제어 수준이 결정됩니다.

대부분의 CMMS 공급업체는 활성 사용자 수로 요금을 청구합니다. 액세스 권한이 필요한 사람과 액세스 권한을 추천할 수 있도록 목표 및 프로세스에 대해 논의하세요.

다양한 수준의 액세스를 통해 정보의 정확성과 작업 효율성을 보장합니다.

각 작업에는 수행 중인 작업에 따라 사용자 정의된 액세스 수준이 있을 수 있습니다. 소규모 회사의 CFO는 보고 기능에 대한 액세스 권한을 원할 수 있지만 대규모 회사는 재무 부서의 다른 사람에게 해당 업무를 맡길 수 있습니다.

누군가 CMMS에 액세스할 수 없는 경우에도 유지 관리 작업 요청을 제출하고 추적할 수 있습니다. 재무 분야의 Joe나 마케팅 분야의 Jane은 사용자가 아니더라도 CMMS의 힘을 활용할 수 있습니다. 로그인할 필요 없이 요청을 제출, 검색, 정렬 및 추적할 수 있는 작업 요청 워크플로가 있는 CMMS를 선택하십시오.

[CMMS에 대한] 올바른 액세스 권한을 부여하지 않거나 너무 많은 사람에게 액세스 권한을 부여하면 부정확한 데이터, 실패한 감사, 안전 과실, 작업 지시 누락, 가동 중지 시간 및 초과 지출이 발생할 수 있습니다.

여러 CMMS 사용자가 있는 경우

일부 조직에는 일반적으로 유지 관리 관리자인 소수의 CMMS 사용자만 있습니다. 이렇게 하면 단기적으로 비용을 절감할 수 있지만 시간이 지나면서 다음과 같은 두 가지 큰 문제가 발생할 수 있습니다.

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사용자가 적을수록 해당 사용자에게 더 많은 작업을 수행합니다. 그들은 작업 주문 기록, 보고서 실행 등을 포함한 모든 것을 책임집니다.

기술자에서 고위 경영진에 이르기까지 모든 사람의 노력과 영향력을 제한합니다. 유지 관리 작업에 대한 가시성이 없으면 혼란, 작업 누락, 사기 저하, 잘못된 결정, 책임감 부족으로 이어집니다.

반면에 조직 내 다양한 ​​사람들에게 CMMS 액세스 권한을 부여하면 다음과 같은 두 가지 큰 이점이 있습니다.

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유지 관리가 비즈니스 전반에 걸쳐 공동 책임이 되도록 하여 유지 관리 팀이 개선 및 성장 방법을 찾을 수 있도록 합니다.

비즈니스의 모든 영역에서 정보를 캡처하고 분석하고 데이터를 사용하여 보다 정확한 정보에 입각한 결정을 내릴 수 있습니다.

CMMS에 액세스할 수 있는 사람

유지보수 관리자/시스템 관리자

시스템 관리자가 CMMS의 핵심 사용자여야 한다는 것은 당연합니다. 이들은 소프트웨어의 일상적인 사용을 감독하고 CMMS의 선택, 구현 및 최적화에 크게 관여하는 사람들입니다. 유지 관리의 대부분은 관리자를 통해 실행되므로 관리자에게 관리 액세스 권한이 있어야 합니다. 이러한 방식으로 작업 주문을 생성, 예약 및 우선 순위를 지정하는 동시에 자산을 관리하고 보고서를 생성하는 등의 작업을 수행할 수 있습니다.

일부 조직에는 일반적으로 유지 관리 관리자인 CMMS 사용자가 한두 명뿐입니다. 이렇게 하면 단기적으로 비용을 절감할 수 있지만 시간이 지남에 따라 악화되는 몇 가지 비효율성이 발생합니다.

시설 관리자 및/또는 운영 관리자

유지 보수는 생산 시설이 작동하는 방식의 핵심 부분입니다. 이것이 시설 관리자와 운영 관리자가 CMMS에 액세스해야 하는 이유입니다. 효율성을 개선하고, 예산을 결정하고, 감사를 준비하고, 재고를 구매하는 등 다양한 기능을 수행하기 위해 여러 시설에서 유지 관리 정보, 일정, 메트릭 및 성능을 볼 수 있어야 합니다.

신뢰성 엔지니어, TPM 관리자 및/또는 지속적인 개선 관리자

이러한 역할의 사람들은 CMMS로 수집된 데이터를 가져와서 수치를 분석하고 실행 가능한 정보로 전환할 수 있어야 하므로 유지 관리 소프트웨어에 대한 관리 액세스 권한이 있어야 합니다. CMMS의 관리자가 되면 필요한 모든 데이터에 액세스하고 보고서를 실행하며 CMMS 내에서 다운타임을 줄이고 효율성을 높이며 비용을 절감할 수 있는 프로세스를 생성할 수 있습니다.

재고 관리자

재고 관리자에게 CMMS에 대한 관리 액세스 권한을 부여하면 예비 부품에 대한 정보를 기록하고, 과거 데이터를 보고, 최소 수량을 설정하고, 구매 요청을 보낼 수 있습니다. 이 모든 것을 합치면 더 나은 재고 추적 및 구매로 이어지므로 유지 관리 팀이 모든 작업에 대해 올바른 부품, 올바른 위치, 수량을 확보할 수 있습니다. 또한 기록과 지출이 더 정확하고 부서 간 조정이 더 잘 됩니다.

보건 및 안전 담당자

건강과 안전은 사고를 줄이고 규정 준수를 유지하기 위해 감사를 통과하는 데 매우 중요합니다. CMMS에 대한 관리 액세스를 통해 이러한 직원은 인증, 정책, 체크리스트 및 감사 결과와 같은 모든 건강 및 안전 정보를 하나의 시스템에 넣을 수 있습니다. 이는 직장에서 안전 위험을 줄이고 조직이 규정을 준수하도록 하는 좋은 방법입니다.

기술자

기술자는 즉시 CMMS의 사용자로 포함되어야 합니다. 그들은 CMMS와 그 기능을 가장 많이 사용하여 유지 보수를 수행하는 사람들이 될 것입니다. 관리 액세스 권한이 있는 기술자는 거의 없지만 작업 주문을 보고, 알림을 받고, 자산 프로필에 정보를 추가하고, 수리 및 검사 프로세스에 필수적인 기타 작업을 수행할 수 있어야 합니다. 이를 통해 데이터가 실시간으로 기록되도록 하는 동시에 효율적이고 정확하며 안전합니다.

제작 직원

라인 감독자, 기계 조작자 및 기타 생산 직원은 매일 장비를 사용하므로 조기에 고장 징후를 감지하고 고장이 발생했을 때 현장에 있는 경우가 많습니다. CMMS에 액세스하면 생산 담당자가 요청을 제출하거나 작업 주문에 세부 정보를 추가할 수 있으므로 문제를 조기에 포착하고 수리 프로세스를 보다 효율적으로 수행할 수 있습니다. 작업자는 또한 CMMS에서 장비 청소와 같은 기본 유지 관리 작업을 할당할 수 있으므로 시간을 절약하고 장비를 건강하게 유지하며 기술자가 더 크고 숙련된 작업을 수행할 수 있습니다.

계약자

항상 현장에 있지 않거나 조직과 직접 제휴하지 않는 계약자 및 타사 기술자는 CMMS에 대한 게스트 액세스 권한이 있어야 작업 주문, 작업 목록 및 리소스를 볼 수 있고 메모를 추가하고 작업을 완료할 수 있습니다. 그러나 가끔씩만 CMMS에 액세스하므로 본격적인 사용자일 필요는 없습니다.

CMMS에 액세스하면 생산 담당자가 요청을 제출하거나 작업 주문에 세부 정보를 추가할 수 있으므로 문제를 조기에 포착하고 수리 프로세스를 보다 효율적으로 수행할 수 있습니다.

임원 및 고위 경영진

경영진과 기타 고위 리더는 가능한 모든 데이터를 사용하여 회사에 대한 중대한 결정을 내립니다. CMMS에 액세스할 수 있으면 주요 성과, 과제 및 KPI를 포함하여 유지 관리 작업의 성능에 대한 루프를 유지하므로 정보에 입각한 결정을 내리고 유지 관리를 조직의 성공에 중요한 것으로 볼 수 있습니다. 고위 경영진은 CMMS를 매일 사용하지 않을 것이기 때문에 CMMS에 대한 제한된 액세스만 필요합니다.

IT 부서

IT 팀은 CMMS를 포함한 회사의 전체 디지털 인프라를 감독합니다. IT 팀에 CMMS에 대한 액세스 권한을 부여하면 통합, 소프트웨어 업데이트, 소프트웨어 제공업체가 수행하는 데이터 저장 및 보안 작업을 모니터링하여 적절한 정책과 절차를 준수하는지 확인할 수 있습니다.

누가 귀하의 CMMS에 액세스해서는 안 됩니까?

간단히 말해서 위 목록에 없는 사람은 CMMS에 액세스할 필요가 없을 것입니다. 다른 부서의 직원은 종종 생산 또는 유지 보수와 거의 또는 전혀 접촉하지 않습니다. 이러한 직원에게 액세스 권한을 부여하고 교육하는 데 드는 비용과 노력이 혜택보다 클 것입니다. 일부 유지 관리 요청은 이러한 직원으로부터 이루어지지만 CMMS 통합을 통해 직원은 CMMS를 채택할 필요 없이 편안한 시스템을 사용할 수 있습니다.

CMMS 사용자의 성공을 돕는 방법

누가 CMMS를 사용해야 하는지 아는 것은 첫 번째 단계일 뿐입니다. 해당 직원도 시스템을 일관되고 적절하게 사용해야 합니다. 성공적인 CMMS 구현은 종종 직원이 신기술에 익숙해지도록 하는 사용자 채택에 달려 있습니다.

CMMS를 선택하기 전에 모든 사람의 피드백 받기

CMMS에 팀에 적합한 기능이 없거나 사용자가 새로운 프로세스에 적응하기를 꺼린다면 투자는 헛된 것입니다. CMMS를 선택할 때 누구와 이야기할지 결정하고, 새로운 루틴을 채택하는 것에 대해 어떻게 생각하는지 묻고, 필요한 것이 무엇인지 고려하고, 소프트웨어를 구매 및 구현할 때 해결되는지 확인하는 것이 중요합니다.

자산 관리 정책 생성

자산 관리 정책은 자산 관리에 대한 일련의 지침 원칙, 의도, 목표 및 방법을 제공하여 모든 사람이 시설에 대한 자신의 선택과 기여에 대해 확신을 가질 수 있도록 합니다. 자산 관리 정책은 명확하게 정의된 일련의 프로세스와 경계를 제공하여 CMMS 사용자에게 권한을 부여하는 데 도움이 됩니다. 사용자가 정보에 입각한 결정을 내릴 수 있을 때 CMMS에 더 익숙해지고 새로운 소프트웨어를 더 빠르고 쉽게 채택할 가능성이 높아집니다.

CMMS에 팀에 적합한 기능이 없거나 사용자가 새로운 루틴에 적응하기를 꺼린다면 투자는 헛된 것입니다.

CMMS 챔피언 선택

CMMS 챔피언은 공급업체, 고위 경영진 및 사용자와 협력하여 CMMS가 구현되고 최대한의 잠재력을 발휘할 수 있도록 합니다. 구현 전략, 온보딩 프로그램 및 교육 계획을 구축하여 사용자 채택을 촉진하여 모든 사용자가 소프트웨어가 중요한 이유, 소프트웨어가 소프트웨어에 미치는 영향, 소프트웨어를 효과적으로 사용하는 방법을 알 수 있도록 합니다. 또한 CMMS 챔피언은 CMMS에 대한 질문, 문제 또는 제안 사항이 있는 사용자의 주요 연락 창구가 되어 모든 사람이 신기술로의 전환에 참여할 수 있도록 합니다.

CMMS 사용자에 대한 마지막 말

모든 시설은 CMMS 사용자를 약간 다르게 정의합니다. 그러나 유지 관리 관리자, 기술자 및 안정성 엔지니어와 같이 유지 관리 소프트웨어의 성공에 핵심적인 몇 가지 주요 사용자가 있습니다. 이러한 사용자가 소프트웨어를 적절하고 일관되게 사용하도록 권장할 수 있는 방법에 초점을 맞추는 것도 중요합니다. 완벽한 균형을 찾으면 CMMS가 번창할 수 있는 기반이 마련되고 유지 관리 작업이 비즈니스에 더 많은 가치를 기여할 수 있습니다.