자동화로 공급망 지불 꼬임을 종식시키십시오

공급망이 없는 세상은 오늘날 우리가 알고 있는 세상과 전혀 같지 않을 것입니다. 하지만 공급망 전체에 걸쳐 결제가 간소화되지 않은 세상은 우리가 살고 있는 세상일 뿐입니다.

고도로 자동화되고 효율적인 공급업체 흐름과 해당 공급업체에 지불하는 데 사용되는 매우 수동적이고 종이가 많은 AP(지급금) 프로세스 사이에는 너무나 흔한 단절이 있습니다. 이로 인해 시스템이 손상되어 61%의 기업이 증가하는 공급망 관리 비용을 최우선 과제로 꼽았습니다. 추가로 50%는 공급업체에 대한 대금 10건 중 1건이 수동 프로세스로 인해 늦게 지급되어 주요 공급업체와의 관계에 더 많은 스트레스를 준다고 말했습니다.

그 스트레스는 실질적인 비즈니스 결과를 가져옵니다.

2019 AFP 전자 지불 설문 조사에 따르면 전체 97%의 조직이 여전히 일부 공급업체에 수표 지불을 하고 있으며 이러한 지불은 사기와 값비싼 실수에 다른 유형보다 더 취약합니다.

사기로 인한 평판 손상과 느리고 오래된 지불 비용으로 인해 공급망을 현대화하고 공급업체를 기쁘게 하기 위해 기업이 수행한 모든 작업이 손상될 수 있습니다.

그러나 앞으로 더 나은 방법이 있습니다. 비즈니스 중단 및 관련 손실을 방지하기 위해 건전한 공급망을 유지하는 것이 중요한 산업에서 공급업체에 적시에 원하는 형식으로 비용을 지불하면 이러한 관계를 강화하고 중단 없는 공급망을 보장할 수 있습니다. 이러한 이점과 함께 지불하는 조직의 비용 절감 및 비효율성은 현재 많은 AP 부서에서 송장 지불 프로세스 자동화에 집중하고 있는 이유입니다.

백오피스 프로세스의 혁명은 제조 생산을 위해 이미 진행 중인 혁명만큼이나 중요하며, 이는 AP 자동화에서 시작됩니다.

올바른 금융 기술이나 은행 파트너가 있으면 지불 자동화로 전환하는 것이 공급망을 자동화하고 간소화하는 것보다 훨씬 덜 어렵습니다. 이상적인 솔루션을 통해 AP 부서는 기존 회계 시스템과 은행 관계를 활용하여 송장 수령부터 공급망 전반의 지불까지 모든 것을 간소화하고 디지털화할 수 있습니다. 공급업체는 올바른 지불 방식을 통해 가상 카드 또는 ACH(자동 어음 교환소) 지불의 편리함과 유연성의 이점을 실현할 수 있습니다. 또한 조직은 이러한 거래 유형에 대해 적립된 리베이트를 통해 새로운 현금 출처로부터 혜택을 받을 수 있습니다.

미수금 프로세스를 간소화하고 현금에 더 빨리 접근할 수 있는 공급업체의 능력은 올바른 미지급금 프로세스의 부산물입니다. 전자 결제로 전환하는 조직은 CTX(Corporate Trade Exchange), AR(맞춤 미수금) 파일 및 이메일을 포함하여 공급업체가 선호하는 형식으로 크게 향상된 송금 데이터를 제공할 수 있습니다. 이러한 편리함을 통해 공급업체는 전자 결제를 받을 때 현금을 훨씬 쉽게 적용할 수 있으며 AR 보고 기능을 강화하여 수표만으로는 불가능한 방식으로 구매자-공급업체 관계에 가치를 추가합니다.

전자 결제가 조직의 ROI를 나타내는 데에도 오랜 시간이 걸리지 않습니다. 디지털 결제 구현과 관련된 비용은 종종 적립된 리베이트, 주요 프로세스 자동화로 인한 절감액, 핵심 직원이 더 적은 시간을 보내도록 함으로써 얻을 수 있는 효율성으로 상쇄되기 때문입니다. 수동 작업에.

아마도 지불인과 공급자 모두에게 가장 큰 이점은 AP 자동화와 함께 더 나은 지불 보안이 제공된다는 사실일 것입니다. 감사 가능한 전자 송장 수령 및 승인 워크플로는 사기 송장을 방지하거나 가시성을 제공하는 데 도움이 됩니다. 전자 지불은 변경, 리디렉션 또는 사기에 노출되기가 훨씬 더 어렵다는 이점이 있습니다. 1회용 번호를 사용하여 정확한 금액을 가상 카드로 결제하는 경우 결제가 도용될 가능성이 더욱 줄어듭니다.

정교한 결제 파트너는 위협을 식별하고, 자금의 무단 이동을 중지하고, 민감한 공급업체 은행 정보를 안전한 방식으로 유지 관리할 수 있는 모니터링 기능이 내장되어 있어야 합니다. 따라서 조직은 그럴 필요가 없습니다. 사기와 관련된 매우 현실적이고 막대한 비용을 감안할 때, 그리고 대부분의 기업이 지난 2년 동안 최소한 사기 시도를 경험했다고 보고한다는 점을 감안할 때 이는 결코 작은 이점이 아닙니다.

AP 자동화의 모든 이점을 고려할 때 채택이 더 널리 보급되지 않은 이유는 무엇입니까? 가장 중요한 변경 사항의 경우와 마찬가지로 비용 인식, 구현의 어려움에 대한 오해, 현재 프로세스에 대한 관성 등과 많은 관련이 있습니다.

사실, AP 직원의 가장 큰 관심사는 일반적으로 구현과 관련된 비용과 시간에 관한 것입니다. 여기에서도 AP 자동화 솔루션은 IT 집약적인 장기간의 롤아웃이 과거의 일이 될 정도로 정교해졌습니다. 그들은 솔루션에 전념하고 그 이점을 깨닫기까지의 시간을 단축했습니다.

오늘날 사용할 수 있는 기술과 비즈니스 인텔리전스를 통해 공급망을 활성화하는 비즈니스 지불은 다른 공급망 운영과 마찬가지로 디지털 방식으로 변환될 수 있습니다. 비용을 절감하고, 사기로부터 비즈니스를 보호하고, 매일 수행되는 모든 작업을 간소화해야 한다는 압력은 AP 프로세스의 디지털 혁신이라는 하나의 명확한 솔루션을 가리킵니다.

Bill Wardwell은 Bottomline Technologies의 전략 및 제품 담당 부사장입니다.