성공적인 CLM 구현을 위한 5단계

계약 수명 주기 관리(CLM) 소프트웨어에 대한 관심은 작년의 전례 없는 혼란을 계기로 급증하고 있습니다. 계약 데이터에 대한 중요한 실시간 액세스가 새로운 위험과 기회에 효과적으로 대응해야 한다는 사실이 드러났습니다.

최근 Forrester 설문 조사에 따르면 "CLM은 코로나바이러스 이후의 세상에서 일반적으로 있으면 좋은 것에서 없어서는 안 되는 것으로 바뀌었습니다." 비효율적인 계약 관리로 인해 기업이 연간 총 수익의 9% 이상을 지출하게 된다는 World Commerce &Contracting의 추정치를 고려할 때 이는 놀라운 일이 아닙니다.

계약은 모든 상업적 관계의 기초입니다. 효과적인 계약 관리 시스템은 기업이 비용을 절감하고 시장 출시 시간을 단축하는 동시에 규정 준수를 보장하고 위험을 최소화하는 데 도움이 됩니다. 그러나 모든 기술과 마찬가지로 조직이 CLM 시스템 배포를 통해 실현하는 가치를 결정하는 주요 결정 사항이 있습니다.

다음은 성공적인 CLM 구현을 위해 기업이 취해야 하는 5단계입니다.

기초를 마련합니다. 흔히 "계획하지 않는 것은 실패할 계획이다"라고 말합니다. 성공적인 기술 배포는 신중한 계획과 새 솔루션이 비즈니스에 미칠 영향에 대한 명확한 이해에서 시작됩니다. 계약은 조달 및 판매에서 법률 및 IT에 이르기까지 지역에 걸쳐 여러 이해 관계자를 나타내기 때문에 조직은 CLM 선택, 구현 및 확장 프로세스에 누가 포함되는지에 대해 신중해야 합니다. 조직 내의 각 부서는 CLM에 대해 서로 다른 관점을 가지고 있습니다. 조직의 초기 동의가 많을수록 올바른 선택에 투자할 가능성이 높아지고 회사가 성장하고 비즈니스 요구 사항이 발전함에 따라 향후 계약 관리 기능을 더 쉽게 확장할 수 있습니다.

기업은 또한 투자하기 전에 CLM 시스템이 워크플로에 어떤 영향을 미칠지 예상하기 위해 현재 계약 프로세스를 이해해야 합니다. 조직 전체의 계약을 평가하면 CLM 시스템이 신속하게 해결할 수 있는 비효율적인 계약 워크플로를 찾는 데 도움이 됩니다. 반대로 계약 프로세스가 매우 복잡하거나 소량인 영역도 나타냅니다. 솔루션이 이러한 영역을 해결하도록 확장될 때까지 기다리는 것이 좋습니다.

그런 다음 조직은 성공이 무엇인지 정의하고 이해 관계자가 보고 싶어하는 개선 목표를 설정할 수 있습니다. 계약 처리 시간과 같은 핵심 성과 지표(KPI)를 벤치마킹하고 주요 계약 관리 영역의 개선 사항을 보고하면 시스템에 대한 신뢰를 구축하는 데 도움이 됩니다. 또한 CLM 여정을 위한 개별 이정표가 있는 현실적인 스테이지 게이트를 생성하면 구현 팀이 계속 순조롭게 진행되도록 하고 모든 당사자가 진행 상황에 맞춰 조정되도록 합니다.

적합한 기술을 선택하십시오. 모든 기술 구매와 마찬가지로 조직은 CLM 시스템에 대한 투자를 고려해야 합니다. 즉, 시스템이 회사의 성장과 미래 요구 사항을 해결할 수 있도록 보장하는 인공 지능 및 블록체인과 같은 고급 기술을 포함하는 동시에 회사의 즉각적인 요구를 해결하는 기능을 제공해야 합니다.

그러나 이는 기술 자체 그 이상입니다. 조직은 신뢰할 수 있는 조언자 및 파트너 역할을 할 수 있는 CLM 제공자를 찾아야 합니다. 최고의 소프트웨어라도 사용하기가 너무 어렵거나 이해 관계자의 신뢰를 확보하는 데 필요한 결과를 제공하지 않으면 가치가 거의 없습니다. 빠르고 성공적인 구현에 대한 입증된 실적이 있는 숙련된 CLM 파트너를 선택하면 기업이 신속한 투자 수익을 달성하는 데 도움이 될 수 있습니다.

계약은 조직이 디지털 혁신 여정에서 해결해야 하는 최신 분야입니다. 따라서 기업은 해당 제품에 지속적으로 투자하고 이러한 기술이 조직 전체의 기존 엔터프라이즈 시스템과 원활하게 통합되어 운영을 최적화하고 비즈니스를 가속화하는 CLM 제공업체를 평가하고 찾는 것이 중요합니다.

교육에 투자합니다. 아무도 사용하지 않는 경우 기술 도구가 얼마나 발전했는지 또는 비즈니스에 미치는 영향이 얼마나 혁명적인지는 중요하지 않습니다. 기업이 새로운 CLM 시스템을 출시할 때 이 점을 염두에 두어야 합니다. 다행히 직원을 효과적이고 효율적으로 교육할 수 있는 다양한 옵션이 있습니다.

가장 먼저 CLM 공급자입니다. 제품 기능의 전문가들은 사용자에게 필요한 대면 교육 및 원활한 채택을 보장하는 사용자 가이드를 제공할 수 있는 최고의 장비를 갖추고 있습니다. 심층 제품 지식을 갖춘 핵심 기능 영역의 선별된 직원을 준비시키는 데 도움이 되는 "트레이너-트레이너" 프로그램을 제공하는 기술 파트너를 찾으십시오. 이러한 "수퍼 사용자"는 동료 직원이 기술을 최대한 활용하도록 도울 수 있습니다. 또한 구현을 위해 서비스 파트너를 사용하는 경우 인증된 트레이너에게 도움을 받아 팀을 구성하고 운영할 수 있습니다.

또한 상황에 맞는 맞춤형 인앱 안내를 제공하는 디지털 채택 도구는 교육을 촉진하고 최종 사용자 온보딩 및 생산성을 향상시키려는 회사에서 인기를 얻고 있습니다. 직원들은 조직 전체의 다양한 역할에 고유한 일일 작업을 완료하면서 소프트웨어를 배울 수 있습니다.

양방향 전략을 실행합니다. 조직 전체에 기술을 배포할 때는 타이밍이 가장 중요합니다. 직원들이 새로운 워크플로를 포함할 수 있는 CLM 시스템 학습을 방해할 수 있는 조직의 다른 곳에서 발생하는 다른 기술 구현이 없는지 확인합니다.

따라서 비즈니스 전반에 걸쳐 간단한 계약 기능의 롤아웃을 시작하면 직원들이 복잡한 기능에 압도되지 않고 새로운 시스템에 익숙해질 수 있습니다. 이 단순화된 구현은 이해 관계자와 직원 모두에게 신뢰를 구축하고 동의하는 데 도움이 됩니다.

동시에 구현 프로세스 초기에 식별된 "수퍼 사용자"를 선택하는 경우 전체 기능을 공유하여 시스템을 다른 사람에게 복음화할 수 있는 CLM 챔피언의 핵심 팀을 만드는 데 도움이 됩니다. 그들은 또한 채택을 보장하고 개선 기회를 식별하는 데 도움을 줄 수 있는 사내 시스템 전문가 역할을 합니다.

성공을 보고하십시오. 구현이 롤아웃되면 조직이 목표에 대해 어떻게 수행하고 있는지 살펴보는 것이 중요합니다. 회사가 빠른 성공을 보장할 수 있는 프로젝트로 시작하든, 전반적으로 문제가 있는 문제를 해결하기로 결정하든, 점진적 진행 상황을 시연하면 CLM 시스템의 추진력을 생성하는 데 도움이 됩니다.

예를 들어 다국적 I.T. 서비스 회사는 수익을 최적화하기 위해 계약 약정을 캡처하고 모니터링하는 방식을 개선하는 데 도움이 되는 CLM을 구현했습니다. 이 회사는 서비스 수준 계약 및 작업 약정 명세서 관리를 간소화 및 자동화하여 계약 준수를 개선했습니다. 그 결과 회사는 이전 2주 계약 주기를 50%에서 60%로 단축하여 출시 시간을 단축할 수 있었습니다.

목표가 무엇이든 조직은 CLM 제공자와 협력하여 계획 프로세스에서 식별된 초기 KPI를 벤치마킹할 뿐만 아니라 30일, 60일 및 90일 보고서를 작성하여 시스템이 배포된 이후 이러한 KPI가 어떻게 변경되었는지 문서화해야 합니다. 이러한 벤치마크가 발전함에 따라 이해 관계자가 계속해서 투자 가치를 볼 수 있도록 구현의 성공을 계속해서 보여줘야 합니다.

디지털 혁신 여정의 일부로 CLM 시스템을 고려하는 기업의 경우 지금이 적기입니다. Gartner는 계약 관리 기술의 발전으로 인해 2023년까지 계약 협상이 30% 빨라질 것으로 예상합니다.

새로운 기술을 배포하는 것이 어려울 수 있지만 조직이 실현하는 가치는 다음 5가지 핵심 사항에 달려 있습니다.

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모든 이해 관계자가 참여하고 성공을 측정할 수 있도록 주의 깊게 계획합니다.

적절한 기술 파트너 선택,

내부 챔피언 교육 및 육성에 투자

구현에 대한 두 가지 접근 방식, 그리고

KPI에 대한 성과를 보고하는 명확한 방법

CLM 시스템을 구현할 때 타이밍과 기대치에 대해 현실적임을 기억하는 것이 중요합니다. 회사가 이러한 핵심 단계를 따르면 프로젝트의 초기 가치를 입증하고 향후 몇 년 동안 배당금을 지불할 주요 이해 관계자의 동의를 얻을 수 있습니다.

Bernadette Bulacan은 의 부사장이자 리드 에반젤리스트입니다. 아이서티스 .