시설 관리자, 최고의 CMMS 기능 공개:Hippo의 CMMS 설문 조사 결과

Hippo CMMS는 3개월 동안 100명의 시설 관리자를 대상으로 설문 조사를 실시하여 오늘날의 전문가들이 CMMS 소프트웨어 시스템에서 원하는 것이 무엇인지에 대한 통찰력을 얻고 몇 가지 흥미로운 결과를 얻었습니다. 설문조사는 참가자들에게 다음을 포함한 5가지 핵심 질문에 답하도록 요청했습니다.

1. 현재 즉각적인 유지 관리 부서는 어떤 모습입니까?
2. 운영 방식은 어떻습니까?
3. CMMS를 받는 가장 큰 이유는 무엇입니까?
4. 가장 중요한 CMMS 속성 및 기능은 무엇입니까?
5. 언제 CMMS를 구현하려고 합니까?

그 결과를 아래에 요약했습니다.
즉석 유지 관리 부서의 현황 또는 상태
조사에서 가장 흥미로운 결과 중 하나는 응답자의 절반 미만(45%)이 수동 유지 관리 작업을 추적하고 관리하기 위한 문서화 방법(예:Excel 스프레드시트, 구식 종이와 연필 방법 또는 스티커 메모나 이메일 체인).
수동 추적 및 관리 방법의 주요 문제는 충돌하는 데이터, 오류 및 오래된 정보로 이어질 수 있는 중앙 집중식 시스템. 이상적으로는 최신 시설 및 유지 관리 부서에서 유지 관리 데이터베이스의 모든 측면을 추적하고 관리하기 위한 중앙 집중식 시스템을 사용하여 모든 채널과 사용자 간의 운영 및 통신을 간소화합니다.
사실 데이터는 벤치마크에 대한 진행 상황을 측정하는 데 필수적입니다. IFMA(International Facility Management Association) 재단은 이 문제에 초점을 맞춘 방법 가이드인 "시설 전문가를 위한 벤치마킹"을 발행하여 데이터의 필요성뿐만 아니라 해당 데이터를 응집력 있는 방식으로 수집하고 분석하는 방법을 강조했습니다. “종종 시설 전문가가 벤치마킹에 관심을 표명할 때 측정하려는 내용부터 시작합니다. 가장 인기 있는 예는 공간 활용과 에너지 소비 또는 비용입니다.”라고 보고서는 설명합니다. 효율적이고 신뢰할 수 있는 데이터 보고의 부족은 계속해서 수동 문서화에 의존하는 시설의 주요 장애물로, 더 높은 수준의 벤치마킹 및 성능 측정을 달성하기가 훨씬 더 어렵습니다.
이 설문 조사 영역의 다른 흥미로운 결과는 다음과 같습니다.

• 유지보수 부서에는 평균 11명의 유지보수 작업자가 있습니다.
• 대부분의 응답자는 유지 관리 부서가 얼마나 잘 구축되어 있는지에 대해 그렇게 생각한다고 응답했습니다. (예를 들어, 대부분의 응답자는 잘 정립되지 않음에서 매우 잘 정립됨의 척도에서 중간 정도에 속했습니다.)
• 응답자의 16%(16%)는 유지 관리 부서가 "전혀 확립되지 않았다"고 답했습니다.

따라서 많은 현대식 유지보수 부서가 효과적인 유지보수 및 시설 관리에 어려움을 겪는 것은 놀라운 일이 아닙니다. 명확하게 정의된 프로세스, 프로토콜 및 시스템의 부족은 조직의 요구를 충족하지 못하는 무질서한 노력으로 이어지고 시설 목표를 달성하기 위한 벤치마킹을 거의 불가능에 가깝게 만듭니다.
오늘날의 유지 관리 부서는 어떤가요? ?
조사 응답자의 3분의 1 이상(35%)은 시설이 하나뿐이라고 보고했으며, 27%는 관리해야 할 시설이 7개 이상이라고 답했습니다. 나머지 응답자는 2~6개의 시설을 보유하고 있다고 보고했습니다.

• 5%에 5~6개의 시설이 있음
• 8%의 시설이 4개 있습니다.
• 5%의 시설이 3개 있습니다.
• 16%의 시설이 2개 있습니다.

부서에 하나의 시설이 있는 경우에도 해당 부서에서 유지 관리 활동을 감독하고 관리하는 두 개 이상의 건물이 있는 경우는 드문 일이 아닙니다.
물론 기업은 정체 상태를 유지하지 않는 경우가 많습니다. . 올해 시설이 하나만 있는 조직이 향후 2년 동안 5개 시설로 성장할 수 있습니다. Global Industries Analytics Report에 따르면 시설 관리의 글로벌 시장 잠재력은 2020년까지 6,988억 달러에 이를 것으로 예상됩니다. 이는 조직이 성장함에 따라 효과적으로 확장할 수 있는 CMMS와 같은 기술 도구의 활용과 능력의 중요성을 의미합니다. 시설 간의 데이터를 비교합니다.
CMMS를 구입해야 하는 주요 이유
대다수(84%)의 응답자가 CMMS를 구현하는 가장 큰 이유를 인용하면서 현대 조직에서 사전 예방적 유지 보수 수리가 중요하다는 데 동의합니다. 또한 설문조사 참여자의 83%가 간단한 작업 지시 양식을 결정의 원동력으로 인용했습니다.
조사 참여자의 거의 4분의 3(74%)이 CMMS를 구현하는 주요 이유 중 하나가 장비, 자산 및 재고를 간편하게 추적하고 관리합니다.
또한 2015년까지 노동력의 75%가 밀레니얼 세대로 구성될 것으로 예상됩니다. 밀레니얼 세대 디지털 시대에 성장했으며 수동 문서화와 같은 구식 관행은 종종 이러한 직원들에게 구식으로 보입니다. 그들은 데이터에 의존하여 업무 성과를 개선하는 데 익숙하므로 연결된 기술에 정통한 인력의 요구에 보조를 맞추는 것은 앞으로 나아가기 위해 CMMS 솔루션이 필수임을 의미합니다.
가장 중요한 CMMS 기능
설문조사 참가자들은 다음을 포함하여 CMMS를 선택할 때 중요하다고 생각하는 몇 가지 기능을 언급했습니다.

• 74%는 사용자 친화성이 핵심 기능이라고 말합니다.
• 반대로 참가자의 0%는 사용자 친화성이 "전혀 중요하지 않다"고 말했습니다.
• 46%는 양질의 기술 지원이 매우 중요하다고 보고했습니다.
• 44%는 장비 및 자산 관리 기능을 갖춘 CMMS 솔루션을 선호합니다.
• 39%는 작업 일정을 볼 수 있는 캘린더 인터페이스가 CMMS의 가장 중요한 기능 중 하나라고 말했으며 32%는 액세스가 용이하도록 모바일 앱을 제공하는 솔루션을 선호합니다.

SMGlobal은 빈번한 유지 관리 작업에 대해 재사용 가능한 작업 템플릿, 반복 작업을 위해 휠을 다시 생성할 필요 없음, 다양한 방식으로 작업을 예약하는 기능과 같은 CMMS의 다른 중요한 기능을 식별합니다. 즉, 매주 또는 매월 같은 날짜와 시간에 반복되는 반복 작업을 예약하거나 다른 작업 주문 완료, 계량기 판독값 변경 또는 경보 조건 또는 임계값과 같이 충족되는 조건에 따라 작업 예약을 트리거하는 것을 의미할 수 있습니다.
유지 관리 백로그는 기한 경과, 보류 중 또는 완료되지 않은 작업 주문을 추적하는 기능을 제공하고 자동 보고는 보고서 데이터 및 주요 통계를 주요 이해 관계자에게 보내는 프로세스를 간소화합니다. 또 다른 유용한 기능은 장비 또는 기계 고장 보고서를 생성하는 기능으로, 시스템 장애 또는 서비스 중단의 근본 원인을 보다 간단하게 찾아낼 수 있습니다. 장비 성능 및 비용과 관련된 문제 및 데이터의 과거 또는 실시간 비교는 예방 유지 관리, 사전 부품 교체 및 장비 교체를 위한 의사 결정을 내리는 데 실행 가능한 통찰력을 제공하여 시설 관리자가 성능을 최적화할 수 있도록 합니다.
고려할 때 CMMS와 가장 바람직한 기능을 구현하는 이유는 이전에 수동 프로세스에 의존했던 많은 시설 관리자가 기본 보고 및 기능을 찾을 수 있기 때문입니다. CMMS 솔루션의 보다 정교한 기능을 자세히 살펴보고 조직이 성장함에 따라 어떤 애플리케이션과 기능이 가장 적합한지 결정하는 것이 좋습니다. FacilityNet은 다양한 관점을 얻기 위해 CMMS 선택 팀을 만들고 올바른 응용 프로그램을 선택하기 위해 체계적인 프로세스에 의존할 것을 권장합니다.
구현 시간
조사 응답자의 단 3%만이 CMMS를 구현하는 것이 장기적인 목표라고 보고했습니다. 40%(40%)는 1~3개월 내에 CMMS를 구현할 계획이며 20%는 향후 3~6개월 내에 구현하기를 희망한다고 말했습니다.
설문조사에 따르면 구현을 위한 이상적인 시간 프레임은 다음과 같습니다. CMMS 솔루션은 1개월에서 6개월 사이의 중간 범위입니다. "벤더와 클라이언트 모두 데이터를 수집하고 입력할 충분한 시간이 있지만 프로젝트를 지연시키고 번아웃을 경험할 시간이 너무 없기 때문입니다."
자동 데이터 캡처를 용이하게 하기 위해 CMMS 솔루션이 바코드 레이블 및 자산 태그 솔루션과 짝을 이루기 때문에 많은 응답자가 간소화된 자산, 장비 및 재고 추적에 대한 요구를 보고했다는 점을 고려할 때 이 일정은 중요합니다. 이 페어링은 수동 데이터 입력 프로세스를 줄이거나 제거하여 오류를 크게 줄이고 정확성과 효율성을 높이고 유지 관리 또는 규정 준수 보고와 같은 작업의 속도를 높입니다.
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