유지보수 관리자가 여전히 스프레드시트를 CMMS보다 선택하는 5가지 이유

업계 전문가, 학자, 유지보수·시설 관리자는 연구, 기사, 기타 자료에서 시설 관리 소프트웨어의 이점을 인정하고 인용합니다. 소프트웨어 회사는 유지보수 소프트웨어 구현으로 잠재적으로 높은 투자 수익을 자랑합니다.

흔히 인용되는 CMMS 소프트웨어 이점:

• 작업 지시를 효율적으로 관리·추적하는 능력
• 예방 정비 작업 지시 자동 트리거
• 예정된 이벤트와 재고 부족 시 자동 알림
• 인력 스케줄링 및 관리 개선
• 유지보수와 타 부서 간 커뮤니케이션 개선
• 더 나은 재고 관리를 통한 비용 절감
• 작업 지시, 업데이트, 기타 거래 정확한 로깅 및 보고
• 산업 감사와 규제 준수 검사를 위한 명확하고 정확한 보고서 생성
• 유지보수 데이터 언제 어디서나 접근
• 실시간 업데이트

모든 CMMS 이점에도 왜 많은 유지보수·시설 관리자가 여전히 스프레드시트에 매달려 운영을 추적할까요? 최근 설문조사에서 시설 관리자 45%가 여전히 수동 방법으로 유지보수 운영을 추적한다고 보고했으며, "종이에 파묻혀 있다"고 밝혔습니다. 15%는 유지보수 추적이 전혀 확립되지 않았다고 했고, 67%는 다소 확립되어 있다고 했습니다.

스프레드시트의 문제

유지보수 부서가 스프레드시트, 종이 기반 작업 지시, 이메일·전화 시스템으로 일을 시작하고 소통하는 것은 정당화될 수 있습니다. 하지만 이러한 방법의 장기적 성공은 체감 수익이 감소합니다. 스프레드시트는 유지보수 부서를 염두에 두고 설계되지 않았기 때문입니다. 예를 들어, 한 명 이상이 스프레드시트 업데이트를 담당하면 수정 저장 시 오류가 발생할 수 있습니다. 이 경우 수시간의 데이터 입력이 손실되거나 덮어쓰여질 수 있습니다. 또한 스프레드시트는 예방 정비 작업이 다가오거나 예비 부품이 부족할 때 예약된 이메일 알림을 보내지 않습니다. 작업 지시나 구매 지시를 생성할 수 없으며, 유지보수 이력, 장비 가동 중단, 인력 활용 같은 지표 측정은 수동적이고 번거롭고 덜 정확합니다.

이 기사 초반에 유지보수 관리 소프트웨어의 일반적인 이점과 작업 지시 소프트웨어 기능으로 작업 지시를 관리하는 것을 언급했지만, CMMS 구현과 함께 올 수 있는 단점이나 비용도 논의하는 것이 중요합니다. 이러한 단점이 유지보수·시설 관리자가 여전히 스프레드시트를 선택하는 핵심 이유입니다.

관리자가 여전히 스프레드시트를 CMMS 소프트웨어보다 사용하는 5가지 이유… 그리고 우리가 할 수 있는 일.

1. 상위 경영진의 지원 부족:

경기 침체나 재정난 시 조직은 비용 상쇄를 위해 구조조정을 하며, 가장 먼저 영향을 받는 부서 중 하나가 유지보수입니다. 상위 경영진은 일반적으로 유지보수를 비용으로 보기 때문입니다. 경영진은 손익계산서를 지나치게 단순화된 시각으로 봅니다. 단기 이익을 늘리기 위해 비용을 줄입니다. 아이러니하게도 연구에 따르면 제대로 구현되면 CMMS 소프트웨어는 높은 ROI를 낳습니다. 더 이상하게, 단기 구조조정 전술로 자산(건물·장비) 수는 줄이지 않으면서 유지보수 부서가 유지할 자원을 줄여, 명확한 과로 팀과 열화된 시설로 이어집니다. 이런 식으로 생각하는 의사결정권자가 있으면 CMMS를 도입하기 매우 어렵습니다. CMMS는 단지 추가 비용으로만 여겨지기 때문입니다.

2. 높은 초기 비용:

150개 이상의 유지보수 관리 소프트웨어 시스템이 있으며, 모두 가격과 수수료 구조가 다릅니다. 전통적으로 대부분 CMMS 배포는 온프레미스, 즉 PC에 설치하는 방식이었습니다. 이 배포에는 높은 설치·설정 비용이 수반되어 관리자가 투자를 꺼리게 했습니다. "만약~하면 어떡하지?"가 너무 많았습니다. 유지보수 직원이 새 기술을 거부하면? CMMS 벤더가 애플리케이션 지원을 중단하면? 소프트웨어가 약속한 결과를 내지 못하면? 전환 비용은 어떨까? 이런 불확실성 때문에 유지보수 관리 소프트웨어 설치는 매우 위험해 보였고 스프레드시트 유지가 편안한 대안이었습니다. 지난 10년간 웹 기반 CMMS로 전환되어 초기·전환 비용이 낮아지며 위에서 언급한 많은 위험이 무효화되었습니다. 또한 대부분 시스템이 과거 유지보수 데이터, 사용자, 자산·장비를 새 시스템으로 무료 마이그레이션할 수 있게 합니다. 데이터 수집을 처음부터 다시 할 필요 없고, 과거 유지보수 보고서를 즉시 실행할 수 있습니다. 구 시스템의 이전 구현 비용은 새 시스템으로 마이그레이션 시 절대 손실되지 않습니다.

3. 숨겨진 무형 비용:

표면적으로는 유지보수 관리 소프트웨어 시스템 구현 비용을 계산하기 꽤 쉽습니다. 예를 들어 무제한 사용자 웹 기반 CMMS(요즘 흔함)를 보면, 연간 소프트웨어 라이선스 비용 $3,000과 추가 설정·교육 비용 $1,500을 예상할 수 있습니다. 첫해 $4,500, 이후 연 $3,000, 맞죠? 불행히도 그렇게 단순하지 않습니다. 컴퓨터화 유지보수 관리 소프트웨어(CMMS 소프트웨어) 설치와 관련된 많은 무형 비용을 간과했습니다. 그 중 일부는:

a. 다른 CMMS 벤더 평가 관련 비용:

종종 간과되는 것은 다른 소프트웨어 벤더를 평가하는 데 걸리는 시간입니다. 이 과정을 겪어본 관리자는 벤더의 현장 방문, 비행, 숙박, 점심 등에 익숙할 것입니다. 관련된 모든 시간과 비용으로 많은 관리자가 유지보수 소프트웨어 솔루션 평가를 거부합니다. 시대는 변했고, 이 모든 번거로움은 피할 수 있습니다. 대부분의 유지보수 소프트웨어 평가는 라이브 웨비나와 맞춤 데모로 온라인으로 수행할 수 있습니다. 현장 방문, 접대, 출장비 협상의 시대는 지났습니다.

b. 유지보수 소프트웨어 구매 관련 비용:

더 큰 조직에서 일하면 보통 공식 조달 프로세스가 있습니다. 형식주의가 많을수록 더 많은 시간과 사람이 관여합니다. 소프트웨어 구매는 특히 여러 부서의 입력이 필요합니다. 유지보수는 기능적 소프트웨어 요구사항을 조사하고 비용이 예산에 맞는지 결정해야 하고, IT는 유지보수 소프트웨어가 보안 요구사항을 통과하는지 확인해야 하고, 법무는 서비스 수준 계약이 타당한지 확인해야 합니다. 회계 부서는 회계 소프트웨어와 통합되길 원할 수 있고, 상위 경영진은 화려한 보고 기능을 원할 수 있습니다. 이 모든 니즈로 CMMS 소프트웨어 가격표는 크게 올라갑니다. 다행히 작은 조직은 이런 모든 절차를 거칠 필요 없고 유지보수 관리자가 다른 부서 관여 최소화로 결정할 권한이 있습니다. 큰 조직은 통제를 풀고 유지보수 관리자에게 더 많은 자율권을 주거나 각 부서 니즈를 굳혀 가장 중요한 것을 충족해야 합니다. CMMS가 SaaS(서비스로서의 소프트웨어) 계약이면 불만족 시 빠져나오기 꽤 쉽습니다.

c. 설정 소요 시간:

비즈니스 소프트웨어 구현 경험이 있는 사람은 설정 과정에 많은 시간이 걸리고 많은 게 잘못될 수 있음을 압니다. 작은 시설(단일 소형 호텔, 제조 공장)에서 50개 장비만 관리하고 자동 예방 정비 소프트웨어만 구축하려 하면 설정은 꽤 단순합니다. 자산 목록 확보와 유지보수 일정 설정만 필요합니다. 그러나 수백~수천 개 자산이 있는 다중 시설을 감독하고 재고, 벤더, 인건비, 공급업체, 수리까지 추적하려면 유지보수 관리 시스템 설정에 훨씬 더 많은 시간이 듭니다. 유지보수 관리자는 CMMS 소프트웨어가 제공할 수 있는 이점을 알지만, 단순히 시스템을 설정할 시간이 없습니다. 화재 진압과 시스템 가동 유지가 새 유지보수 프로그램 설정보다 우선합니다.

d. 교육 소요 시간:

운영이 클수록 기능 요구사항이 많을수록 직원을 CMMS에 교육시키는 데 더 많은 시간이 필요합니다. 유지보수 팀이 기술에 익숙하지 않으면 더 어렵습니다. 많은 조직에서 유지보수 팀의 기술 숙련도 다양성을 봅니다. 인구통계학적으로 연령대가 높은 부서는 새 기술 채택에 더 어려움을 겪습니다. 밝은 면은 더 많은 밀레니얼이 노동시장에 진입함에 따라 새 기술에 대한 더 빠른 채택과 저항 감소로의 전환을 보게 될 것입니다. 이는 기성세대가 유지보수 관리 소프트웨어를 배울 수 없다는 게 아니라, 팀이 소프트웨어에 편안해지는 데 더 많은 교육 시간이 필요할 수 있음을 시사합니다. 많은 CMMS 벤더가 고객에게 무료 교육을 제공하고 양질의 지원 서비스를 신속히 제공한다는 점을 명심하십시오. 또한 사용자 친화적 CMMS 소프트웨어의 증가 추세도 일을 쉽게 만듭니다. 벤더는 사용자 경험을 높이기 위해 더 단순하고 직관적인 내비게이션의 새 버전을 내놓고 있습니다.

e. 소프트웨어 맞춤화 비용:

유지보수 관리 소프트웨어 구매 후 회사는 소프트웨어가 특정 운영 니즈에 더 잘 맞도록 변경이 필요함을 깨닫곤 합니다. 과거에 CMMS 설치가 온프레미스이고 완전 구매 방식일 때, 소프트웨어 맞춤화는 예상되었고 높은 비용이 들었습니다. 오늘날 더 많은 회사가 SaaS 계약을 선택하면서, 본질적으로 임대하는 소프트웨어에 거액의 맞춤화 비용을 투자하길 꺼립니다. 하지만 유지보수 소프트웨어 벤더가 사용자가 맞춤화할 수 있는 소프트웨어를 만들지 않더라도, 고객과 협력해 개발 니즈를 듣고 맞춤화 비용 일부를 분담하려 합니다.

4. 높은 실패 위험:

슬픈 진실은 유지보수 관리 설치가 최고의 실적을 가지지 못한다는 것입니다. 일부 연구는 실패율 40%를, 다른 연구는 80%까지 보고합니다. 높은 실패율은 열악한 구현 계획, 부실한 설정, 벤더 지원 부족, 사용자 저항, 불충분한 교육에 기인합니다. 이유가 무엇이든 유지보수 소프트웨어 벤더는 더 사용자 친화적인 소프트웨어를 만들고, 더 많은 지원과 더 나은 교육을 제공하기 위해 더 열심히 노력하고 있습니다.

5. 최종 사용자 저항:

직원의 변화 저항은 스프레드시트에서 컴퓨터화 유지보수 관리 소프트웨어로 이동하는 주요 장벽입니다. 관리자와 부하 직원 모두 다양한 이유로 변화를 거부합니다. 유지보수 직원은 CMMS 소프트웨어를 성과 측정 도구로 봐서 쉽게 위협감을 느끼거나 변화를 경계합니다. 또한 추가 업무로 봐서 시간이 없다고 생각합니다. 저항을 완화하려면 관리자는 직원을 일찍 참여시키고, 시스템 구현 목적을 명확히 설명하며(성과 추적 강조 안 함), 도구가 어떻게 그들의 삶을 더 쉽게 만들지 보여줘야 합니다. 팀의 동의를 얻으면 스프레드시트를 버리고 유지보수 소프트웨어를 지지할 것입니다.

결론:

CMMS 이점 목록은 방대합니다. 이론적으로 어떤 유지보수 부서에도 논리적 솔루션처럼 보입니다. 모든 이점을 알면서도 왜 유지보수·시설 관리자가 스프레드시트를 계속 쓰고 유지보수 소프트웨어를 구현하지 않는지 이해하기 어렵습니다. 상황을 더 자세히 보면 유지보수 소프트웨어 설치엔 많은 위험이 따릅니다. 관리자는 예상치 못한 숨은 비용, 직원 저항, 실패 두려움으로 변화를 꺼립니다. 하지만 CMMS 벤더는 더 저렴하고 유연한 결제 계획, 더 사용자 친화적인 CMMS를 생산하며 이를 해결하고 있습니다. 게다가 더 기술에 익숙한 유지보수 인력이 노동시장에 진입하며 유지보수 소프트웨어 기술에 열려 있습니다.