유지보수 관리자가 CMMS 소프트웨어보다 스프레드시트를 사용하는 5가지 이유

업계 전문가, 학계, 유지보수 및 시설 관리자는 연구 연구, 기사 및 기타 출처에서 시설 관리 소프트웨어의 이점을 인식하고 인용합니다. 소프트웨어 회사는 유지 관리 소프트웨어 구현을 통해 잠재적으로 높은 투자 수익을 자랑합니다.

CMMS 소프트웨어의 이점으로 자주 인용되는 것은 다음과 같습니다.

• 작업 주문을 효율적으로 관리하고 추적하는 기능
• 예방 유지보수 작업 지시 자동 실행
• 예정된 이벤트 및 재고 부족 시 자동 알림
• 작업 일정 및 관리 개선
• 유지보수 부서와 다른 부서 간의 커뮤니케이션 개선
• 재고 관리 개선을 통한 비용 절감
• 작업 주문, 업데이트 및 기타 트랜잭션이 정확하게 기록되고 보고될 수 있습니다.
• 산업 감사 및 규정 준수 검사를 위한 명확하고 정확한 보고서 생성
• 언제 어디서나 유지보수 데이터에 액세스
• 실시간 업데이트

모든 CMMS의 이점에도 불구하고 많은 유지 관리 및 시설 관리자가 여전히 작업을 추적하기 위해 스프레드시트에 집착하는 이유는 무엇입니까? 최근 설문조사에서 , 시설 관리자의 45%는 유지 관리 작업을 추적하기 위해 여전히 수동 방법을 사용하고 있다고 보고했으며, 이는 "종이에 빠져" 있음을 나타냅니다. 또한 관리자의 15%는 유지 관리 추적이 전혀 확립되지 않았다고 말했고 67%는 추적이 어느 정도 확립되었다고 말했습니다.

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스프레드시트의 문제

유지 관리 부서가 스프레드시트, 종이 기반 작업 지시, 이메일 및 전화 시스템을 사용하여 작업을 전달하는 시스템을 사용하여 시작하는 것이 정당할 수 있지만 이러한 방법의 장기적 성공은 수익 감소를 제공합니다. 결국 스프레드시트는 유지 관리 부서를 염두에 두고 설계되지 않았습니다. 예를 들어 스프레드시트 업데이트를 담당하는 사람이 두 명 이상인 경우 스프레드시트 수정 사항을 저장할 때 오류가 발생할 수 있습니다. 이 경우 몇 시간 동안 입력한 데이터가 손실되거나 저장될 수 있습니다. 또한 스프레드시트는 예방 유지 관리 작업이 시작되거나 예비 부품이 부족할 때 예약된 이메일 알림을 보내지 않습니다. 또한 작업 주문이나 구매 주문을 생성할 수 없으며 유지 관리 이력, 장비 가동 중지 시간, 노동 활용률과 같은 측정 지표가 수동이고 번거롭고 정확도가 떨어집니다.

우리는 유지 관리 소프트웨어의 일반적인 이점을 언급하면서 이 기사를 시작했지만 작업 주문을 관리하기 위해 작업 주문 소프트웨어 기능을 사용합니다. CMMS 구현과 함께 발생할 수 있는 단점이나 비용을 논의하는 것도 중요합니다. 이러한 단점은 유지 관리 및 시설 관리자가 계속해서 유지 관리 작업을 추적하기 위해 스프레드시트를 사용하는 주요 이유입니다.

관리자가 여전히 CMMS 소프트웨어보다 스프레드시트를 사용하는 5가지 이유와 이에 대해 우리가 할 수 있는 일

1. 고위 경영진의 지원 부족:

경제 침체 또는 재정적 어려움이 있을 때 조직은 종종 비용을 상쇄하기 위해 규모를 축소하며 가장 먼저 영향을 받는 부서 중 하나가 유지 관리입니다. 이는 상위 경영진이 일반적으로 유지 관리를 비용으로 간주하기 때문입니다. 경영진은 손익계산서를 지나치게 단순화된 관점으로 보는 경향이 있습니다. 그들은 단기 이익을 증가시키기 위해 비용을 줄입니다. 이상하게도 연구에 따르면 CMMS 소프트웨어를 제대로 구현하면 높은 투자 수익을 얻을 수 있습니다. 더 이상하게도 회사는 단기적인 다운사이징 전술을 사용하여 자산(건물 및 장비)의 수를 줄이지 않고 유지 관리 부서에서 유지 관리해야 하는 리소스를 줄입니다. 이런 식으로 생각하는 의사 결정권자가 있으면 CMMS와 같은 컴퓨터화된 유지 관리 시스템을 마련하기가 매우 어렵습니다. 이는 추가 비용으로만 간주됩니다.

2. 높은 초기 비용:

선택할 수 있는 유지 관리 소프트웨어 시스템은 150가지가 넘으며 가격과 요금 구조가 다양합니다. 전통적으로 대부분의 CMMS 배포는 온프레미스이거나 PC에 설치되었습니다. 이러한 배치에는 높은 설치 및 설정 비용이 수반되어 관리자가 투자를 하지 못했습니다. "만약에?"가 너무 많았습니다. 유지 보수 직원이 신기술에 저항하면 어떻게 될까요? CMMS 공급업체가 애플리케이션 지원을 중단하면 어떻게 됩니까? 소프트웨어가 약속한 결과를 생성하지 못하면 어떻게 됩니까? 전환 비용은 어떻게 됩니까? 이러한 모든 알려지지 않은 사실로 인해 유지 관리 소프트웨어를 설치하는 것이 매우 위험하고 스프레드시트를 사용하는 것이 편안한 대안이 되었습니다. 지난 10년 동안 초기 및 전환 비용이 낮은 웹 기반 CMMS로의 전환이 있어 위에서 언급한 많은 위험을 무효화했습니다. 또한 대부분의 시스템을 사용하면 이력 유지 관리 데이터, 사용자, 자산 및 장비를 새 시스템으로 무료로 마이그레이션할 수 있습니다. 데이터 수집을 처음부터 시작할 필요가 없으며 기록 유지 관리 보고서를 즉시 실행할 수 있습니다. 새 시스템으로 마이그레이션할 때 이전 시스템의 이전 구현 비용이 손실되지 않습니다.

3. 숨겨진 무형 비용:

표면적으로 유지 관리 소프트웨어 시스템을 구현하는 비용을 계산하는 것은 매우 쉽습니다. 예를 들어, 사용자가 무제한인 웹 기반 CMMS(요즘 드물지 않음)를 찾고 있다면 연간 소프트웨어 라이선스 비용으로 $3,000, 교육 및 초기 설정 비용으로 $1,500의 추가 비용을 예상할 수 있습니다. 첫해에는 $4,500, 그 이후에는 $3,000/년이 되겠죠? 불행히도, 그렇게 간단하지 않습니다. 우리는 전산화된 유지 관리 소프트웨어(CMMS 소프트웨어) 설치와 관련된 많은 무형 비용을 간과했습니다. 그 중 일부는 다음과 같습니다.

a. 다양한 CMMS 공급업체 평가와 관련된 비용:

종종 간과되는 것은 다양한 소프트웨어 공급업체를 평가하는 데 걸리는 시간입니다. 이전에 이 프로세스를 거친 관리자는 소프트웨어 공급업체, 항공편, 숙박 시설, 점심 식사 등의 현장 방문에 익숙할 것입니다. 많은 시간과 비용이 소요되므로 많은 관리자는 유지 관리 소프트웨어 솔루션을 평가하는 것을 거부할 것입니다. 시대가 바뀌었고 이러한 모든 번거로움을 피할 수 있습니다. 대부분의 유지 관리 소프트웨어 평가는 라이브 웨비나 및 개인화된 데모를 통해 온라인으로 수행할 수 있습니다. 현장을 방문하고, 와인과 식사를 하고, 여행 경비를 흥정하던 시대는 지났습니다.

b. 유지 관리 소프트웨어 구매와 관련된 비용:

더 큰 조직에서 일하는 경우 일반적으로 공식적인 조달 프로세스가 있습니다. 절차가 많을수록 더 많은 시간과 인력이 투입됩니다. 특히 소프트웨어를 구매하려면 다른 부서의 입력이 필요합니다. 유지 관리는 기능 소프트웨어 요구 사항을 조사하고 비용이 예산에 맞는지 결정해야 하며 IT는 유지 관리 소프트웨어가 보안 요구 사항을 충족하는지 확인해야 하며 법적 요구 사항은 서비스 수준 계약이 올바른지 확인해야 합니다. 회계 부서는 회계 소프트웨어와 통합하기를 원할 수 있으며, 고위 경영진은 화려한 보고 기능을 찾을 수 있습니다. 이러한 모든 요구 사항으로 인해 CMMS 소프트웨어의 가격표가 크게 상승했습니다. 운 좋게도 소규모 조직은 이러한 모든 문제를 건너뛸 필요가 없으며 유지 관리 관리자는 다른 부서의 개입이 거의 없이 결정을 내릴 권한이 있습니다. 규모가 큰 조직은 통제를 느슨하게 하고 유지 관리 관리자에게 더 많은 자율성을 부여하거나 각 부서의 요구 사항을 공고히 하고 가장 중요한 사항을 충족하는 방법을 배워야 합니다. CMMS가 SaaS(Software as a Service) 거래인 경우 불만족하면 계약에서 쉽게 벗어날 수 있습니다.

c. 설정에 소요된 시간:

비즈니스 소프트웨어 구현을 경험한 사람은 설정 프로세스에 많은 시간이 소요되고 많은 부분이 잘못될 수 있다는 것을 알고 있습니다. 장비가 50개뿐인 소규모 시설(작은 단일 호텔, 제조 공장)에서 작업하고 자동화된 예방 유지 관리 소프트웨어만 설치하려는 경우 관련된 설정은 매우 간단합니다. 자산 목록을 가져오고 유지 관리 일정을 설정하기만 하면 됩니다. 그러나 수백 또는 수천 개의 자산이 있는 여러 시설을 감독하고 재고, 공급업체, 인건비, 공급업체 및 수리를 추적하려는 경우 유지 관리 시스템을 설정하는 데 훨씬 더 많은 시간이 소요됩니다. 유지 관리 관리자는 CMMS 소프트웨어가 제공할 수 있는 이점을 알고 있지만 시스템을 설정할 시간이 없습니다. 화재를 진압하고 시스템이 제대로 작동하는지 확인하는 것이 새로운 유지 관리 프로그램을 설정하는 것보다 우선합니다.

d. 교육 소요 시간:

작업이 더 크고 관련 기능 요구 사항이 많을수록 CMMS에 대해 직원을 교육하는 데 더 많은 시간이 필요합니다. 일을 더 어렵게 만드는 것은 기술에 정통하지 않은 유지 관리 팀을 갖는 것입니다. 많은 조직에서 우리는 유지 관리 팀 사이에 매우 다양한 기술 수준을 봅니다. 인구 통계학적으로 오래된 것을 왜곡하는 부서는 새로운 기술을 채택하는 데 더 어려움을 겪습니다. 긍정적인 면에서는 더 많은 밀레니얼 세대가 노동력에 합류함에 따라 더 빠른 채택과 새로운 기술에 대한 저항이 감소하는 방향으로 변화하는 것을 보게 될 것입니다. 이것은 이전 세대가 유지 관리 소프트웨어를 배울 수 없다는 말은 아니지만 팀이 소프트웨어에 익숙해지기 위해 더 많은 교육 시간이 필요할 수 있음을 의미할 수 있습니다. 많은 CMMS 공급업체가 고객에게 무료 교육을 제공하고 신속하게 품질 지원 서비스를 제공한다는 점을 기억하십시오. . 또한 사용자 친화적인 CMMS 소프트웨어가 증가하는 추세입니다. 공급업체는 사용자 경험을 향상시키기 위해 더 단순한 디자인과 직관적인 탐색 기능을 갖춘 새 버전의 소프트웨어를 출시하고 있습니다.

e. 소프트웨어 사용자 정의 비용:

유지 관리 소프트웨어를 구입한 후 회사는 소프트웨어가 특정 운영 요구 사항에 더 잘 맞도록 변경해야 함을 깨닫는 경우가 많습니다. 과거에는 CMMS 설치가 온프레미스로만 이루어지고 완전히 구매되었을 때 소프트웨어 사용자 지정이 예상되었고 높은 비용이 소요되었습니다. 오늘날 더 많은 회사가 SaaS 방식을 선택함에 따라 소프트웨어 사용자 지정 문제는 논쟁의 여지가 있습니다. 고객은 본질적으로 임대하는 소프트웨어에 대한 소프트웨어 사용자 정의 비용에 많은 돈을 투자할 의사가 없습니다. 그러나 유지 관리 소프트웨어 공급업체가 사용자가 사용자 정의할 수 있는 소프트웨어를 만들지 않더라도 고객과 협력하여 개발 요구 사항에 귀를 기울이고 사용자 정의 비용의 일부를 공유할 용의가 있습니다.

4. 높은 실패 위험:

안타까운 사실은 유지 관리 설치가 최고의 실적을 가지고 있지 않다는 것입니다. 일부 연구에서는 실패율이 40%라고 제안하고 다른 연구에서는 80%까지 보고합니다. 높은 실패율은 잘못된 구현 계획, 잘못된 설정, 공급업체 지원 부족, 사용자의 저항, 불충분한 교육에 기인합니다. 이유가 무엇이든 유지 관리 소프트웨어 공급업체는 더 많은 지원과 더 나은 교육을 제공하는 더 사용자 친화적인 소프트웨어를 만들기 위해 더 열심히 노력하고 있습니다.

5. 최종 사용자의 저항:

직원의 변화에 ​​대한 저항은 스프레드시트에서 전산화된 유지 관리 소프트웨어로 이동하는 데 있어 주요 장벽입니다. 관리자와 부하 직원 모두 다양한 이유로 변화에 저항합니다. 유지 관리 직원은 종종 CMMS 소프트웨어를 성능을 측정하는 데 사용되는 도구로 보고 변경에 대한 위협을 쉽게 느끼거나 지칠 수 있습니다. 그들은 또한 그것을 시간이 없는 추가 작업으로 사용합니다. 저항을 완화하기 위해 관리자는 직원을 조기에 참여시키고 시스템 구현 목적을 명확하게 설명하고(성과 추적을 강조하지 않음) 도구가 삶을 더 쉽게 만드는 방법을 보여야 합니다. 팀에서 승인을 받으면 유지 관리 소프트웨어용 스프레드시트를 버리는 것을 지원할 것입니다.

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결론:

CMMS 혜택 목록은 광범위합니다. 이론적으로 모든 유지 관리 부서에 대한 논리적 솔루션처럼 보입니다. 유지 관리 또는 시설 관리자가 계속해서 스프레드시트를 사용하고 모든 이점을 알고 있는 유지 관리 소프트웨어 시스템을 구현하지 않는 이유를 이해하기 어려울 것입니다. 상황을 자세히 살펴보면 유지 관리 소프트웨어 설치와 관련된 많은 위험이 있음을 알 수 있습니다. 관리자는 예상치 못한 숨겨진 비용, 직원의 저항, 실패에 대한 두려움 때문에 변경을 주저합니다. 그러나 CMMS 공급업체는 보다 유연한 지불 계획과 보다 사용자 친화적인 CMMS를 통해 더 저렴한 소프트웨어를 생산함으로써 이 문제를 해결하고 있습니다. 더욱이 기술에 정통한 유지보수 인력이 인력으로 유입되고 있으며 유지보수 소프트웨어 기술에 개방적입니다.