시설 관리자가 꼽은 핵심 CMMS 기능: Hippo 설문조사 주요 인사이트

Hippo CMMS가 100명의 시설 관리자를 대상으로 3개월간 설문조사를 실시해, 오늘날 전문가들이 CMMS 소프트웨어 시스템에서 무엇을 원하는지 파악했습니다. 흥미로운 결과가 나왔습니다. 설문은 다음 5가지 핵심 질문을 포함했습니다:

1. 현재 직속 유지보수 부서의 상태는 어떤가?
2. 운영 방식은 어떠한가?
3. CMMS 도입의 주된 이유는 무엇인가?
4. 가장 중요한 CMMS 속성과 기능은 무엇인가?
5. 언제 CMMS를 도입할 계획인가?

주요 결과를 요약해 드립니다.

직속 유지보수 부서의 현재 상태 또는 조건

이번 설문에서 가장 흥미로운 발견 중 하나는 응답자의 절반에 육박하는 45%가 여전히 엑셀 스프레드시트, 종이와 연필 같은 구식 방식, 심지어 스티커 노트나 이메일 체인 같은 수동 문서화 방식으로 유지보수 작업을 추적·관리하고 있다는 점입니다.

수동 추적·관리 방식의 주된 문제는 중앙 집중식 시스템이 없다는 점입니다. 이는 데이터 충돌, 오류, 구식 정보로 이어질 수 있습니다. 이상적으로 현대적인 시설 및 유지보수 부서는 중앙 집중식 시스템을 통해 모든 채널과 사용자 간의 운영과 커뮤니케이션을 간소화하고, 유지보수 데이터베이스의 모든 측면을 추적·관리합니다.

사실 데이터는 벤치마크 대비 진행 상황을 측정하는 데 필수적입니다. 국제시설관리협회(IFMA) 재단은 "시설 전문가를 위한 벤치마킹"이라는 실무 가이드를 발간해, 데이터뿐만 아니라 그 데이터를 응집력 있게 수집하고 분석하는 방법의 필요성을 강조했습니다. "종종 시설 전문가들이 벤치마킹에 관심을 표현할 때, 무엇을 측정하고 싶은지부터 말하는 경향이 있습니다. 가장 인기 있는 예로는 공간 활용도와 에너지 소비량 또는 비용이 있습니다."라고 보고서는 설명합니다. 수동 문서화에 의존하는 시설에서는 효율적이고 신뢰할 수 있는 데이터 보고가 부족해, 더 높은 수준의 벤치마킹과 성과 측정이 훨씬 더 어려워집니다.

이 영역에서 발견된 기타 흥미로운 결과:

• 유지보수 부서의 평균 인원은 11명입니다.
• 대부분 응답자는 유지보수 부서가 '그저 그런 정도(so-so)'로 잘 정립돼 있다고 답했습니다. (전혀 정립되지 않음에서 매우 잘 정립됨까지의 척도에서 대부분이 중간에 위치했습니다.)
• 응답자의 16%는 유지보수 부서가 "전혀 정립되지 않았다"고 보고했습니다.

많은 현대 유지보수 부서가 효과적인 유지보수 및 시설 관리에 어려움을 겪는 것도 당연합니다. 명확하게 정의된 프로세스, 프로토콜, 시스템의 부재는 조직의 니즈를 충족하지 못하는 무질서한 노력으로 이어지며, 시설 목표 달성을 위한 벤치마킹을 거의 불가능하게 만듭니다.

오늘날 유지보수 부서는 어떤 모습인가?

설문 응답자의 3분의 1 이상(35%)이 단일 시설을 보유하고 있다고 답했으며, 27%는 7개 이상의 시설을 관리한다고 답했습니다. 나머지 응답자들은 2~6개 시설을 보유하고 있다고 답했습니다:

• 5~6개 시설: 5%
• 4개 시설: 8%
• 3개 시설: 5%
• 2개 시설: 16%

단일 시설인 경우에도, 해당 부서가 책임지고 유지보수 활동을 감독해야 하는 건물이 2개 이상인 경우가 흔합니다.

기업은 정체되지 않습니다. 올해 단일 시설이었던 조직이 2년 후 5개 시설로 성장할 수 있습니다. 글로벌 산업 분석 보고서에 따르면, 시설 관리 글로벌 시장 잠재력은 2020년까지 6,988억 달러에 달할 것으로 전망됩니다. 이는 조직의 성장에 따라 효과적으로 확장할 수 있고, 시설 간 데이터 비교가 가능한 CMMS 같은 기술 도구 활용의 중요성을 시사합니다.

CMMS 도입의 주된 이유

응답자의 대다수(84%)가 사전 예방적 유지보수 수리가 현대 조직에 중요하다고 동의하며, 이를 CMMS 도입의 주된 이유로 꼽았습니다. 또한 83%의 설문 참여자가 간단한 작업 지시서 양식을 도입 결정의 동인으로 꼽았습니다.

설문 참여자의 약 4분의 3(74%)은 장비, 자산, 재고의 간편한 추적 및 관리를 CMMS 도입의 주된 이유 중 하나로 꼽았습니다.

또한 2015년까지 인력의 75%가 밀레니얼 세대로 구성될 것으로 추정됩니다. 밀레니얼 세대는 디지털 시대에 자랐고, 수동 문서화 같은 구식 관행은 이들에게 구시대적으로 보입니다. 이들은 데이터를 활용해 업무 성과를 돕고 개선하는 데 익숙하므로, 연결되고 기술에 정통한 인력의 요구에 부응하려면 CMMS 솔루션이 필수적입니다.

가장 중요한 CMMS 기능

설문 참여자들이 CMMS 선택 시 중요하게 여기는 기능들을 꼽았습니다:

• 74%가 사용자 친화성을 핵심 기능으로 꼽았습니다.
• 반면, 사용자 친화성이 "전혀 중요하지 않다"고 답한 참여자는 0%였습니다.
• 46%가 양질의 기술 지원이 매우 중요하다고 답했습니다.
• 44%가 장비 및 자산 관리 기능을 갖춘 CMMS 솔루션을 선호했습니다.
• 39%가 작업 일정을 볼 수 있는 캘린더 인터페이스를 가장 중요한 기능 중 하나로 꼽았고, 32%는 쉬운 접근을 위한 모바일 앱 제공 솔루션을 선호했습니다.

SMGlobal은 빈번한 유지보수 작업에 대한 재사용 가능한 작업 템플릿(반복 작업마다 바퀴를 다시 발명할 필요 없음)과 다양한 방식으로 작업을 예약할 수 있는 기능 등 CMMS의 기타 중요한 기능을 제시합니다. 이는 매주 또는 매월 같은 요일, 같은 시간에 반복 작업을 예약하거나, 다른 작업 지시 완료, 미터 판독값 변경, 알람 조건 또는 임계값 같은 조건 충족 시 작업 예약을 트리거하는 방식일 수 있습니다.

유지보수 백로그는 기한 초과, 보류 중, 미완료 작업 지시서를 추적하는 기능을 제공하며, 자동 보고는 주요 이해관계자에게 보고 데이터와 핵심 통계를 전송하는 프로세스를 간소화합니다. 또 다른 유용한 기능은 장비 또는 기계 고장 보고서를 생성해, 시스템 장애나 서비스 중단의 근본 원인을 더 쉽게 파악할 수 있게 하는 것입니다. 장비 성능 및 비용 관련 이슈와 데이터의 과거 또는 실시간 비교는 예방 유지보수, 사전 부품 교체, 장비 교체에 대한 의사결정을 최적화하는 실행 가능한 인사이트를 제공합니다.

CMMS 도입 이유와 가장 바람직한 기능을 고려할 때, 이전에 수동 프로세스에 의존했던 많은 시설 관리자는 기본적인 보고와 기능을 볼 수 있습니다. 하지만 조직의 성장에 따라 어떤 애플리케이션과 기능이 조직에 가장 잘 맞을지 결정하기 위해 CMMS 솔루션의 더 정교한 역량을 깊이 있게 살펴볼 가치가 있습니다. FacilitiesNet은 다양한 관점을 얻기 위해 CMMS 선정 팀을 구성하고, 체계적인 프로세스에 의존해 적절한 애플리케이션을 선택할 것을 권장합니다.

구현까지의 시간

설문 응답자의 단 3%만이 CMMS 구현을 장기 목표로 삼았습니다. 40%는 1~3개월 내 구현을 희망했고, 20%는 향후 3~6개월 내 구현을 희망했습니다.

설문은 CMMS 솔루션 구현의 이상적인 기간은 중간 범위, 즉 1개월에서 6개월 사이라고 지적합니다. "공급업체와 고객 모두 데이터를 수집하고 입력할 충분한 시간이 있지만, 프로젝트를 질질 끌어 번아웃을 경험할 만큼 너무 많은 시간은 아니기 때문입니다."

이 타임라인은 많은 응답자가 자산, 장비, 재고 추적의 간소화를 원한다는 점을 고려할 때도 중요합니다. CMMS 솔루션은 바코드 라벨 및 자산 태그 솔루션과 결합해 자동 데이터 수집을 용이하게 합니다. 이 결합은 수동 데이터 입력 프로세스를 줄이거나 없애, 오류를 획기적으로 줄이고 정확성과 효율성을 높이며, 유지보수나 컴플라이언스 보고 같은 작업을 가속화합니다.

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