CMMS가 스프레드시트보다 나은 10가지 방법

스프레드시트는 일반적으로 시설 및 유지 관리 관리자가 자신이 감독하는 자산 및 운영을 추적하는 데 사용됩니다. 표면적으로 스프레드시트는 합리적인 솔루션처럼 보입니다.

• 대부분의 기업은 컴퓨터 기반 스프레드시트 애플리케이션을 갖추고 있습니다.
• 예상 비용이며 예산이 필요하지 않습니다.
• 대부분의 직원은 사용에 익숙하므로 교육이 거의 또는 전혀 필요하지 않은 사용하기 쉬운 솔루션입니다.
• 스프레드시트에는 매우 강력한 보고 기능이 있으며 고위 경영진에게 깊은 인상을 주는 그래프를 생성할 수 있습니다.
• 시설 및 유지 관리 관리자는 자산 및 주요 장비, 재고, 유틸리티, 위치, 공급업체, 공급업체, 직원, 임차인 및 고객의 데이터 시트를 작성할 수 있습니다.

이러한 모든 이점이 있는데 관리자가 컴퓨터화된 유지 관리 시스템과 같은 시스템을 찾는 이유는 무엇입니까? (CMMS), 컴퓨터 지원 시설 관리 시스템(CAFM) 또는 시설 관리 소프트웨어(FMS)? 결국 이러한 소프트웨어 시스템은 MS Excel에 비해 훨씬 비싸고 친숙하지 않으며 직원을 구현하고 교육하는 데 많은 시간과 노력이 필요합니다.

예, 스프레드시트의 이점이 방대해 보이지만 CMMS의 이점을 너무 빨리 무시해서는 안 되며 실제로 이를 운영의 일부로 수용하는 것을 고려해야 합니다. 다음은 관리자가 스프레드시트보다 CMMS 소프트웨어를 사용해야 하는 10가지 이유입니다.

1. 임차인 및 고객을 위한 개선된 고객 서비스

임차인 및 기타 고객에게 서비스를 제공하는 회사는 시설 관리 소프트웨어 및 CMMS(Computerized Maintenance Management System)를 통해 제공하는 서비스를 개선할 수 있습니다. 이러한 시스템을 통해 세입자, 직원 및 기타 고객은 실시간으로 서비스 요청을 제출하고 요청을 서비스 제공자에게 자동으로 라우팅할 수 있습니다. 고객은 상태 업데이트를 이메일로 받고 진행 상황을 쉽게 확인할 수 있습니다. 스프레드시트는 이를 전달할 수 없으며 관리자가 고객에게 요청 상태를 알리고 싶다면 수동으로 수행해야 합니다. 요청자를 수동으로 업데이트하려면 많은 시간이 필요하고 신뢰할 수 없으며 오류가 발생하기 쉽습니다. 궁극적으로 고객과 임차인은 서비스 요청에 대한 최신 정보를 제공하는 유지 관리 또는 시설 관리 시스템을 사용하는 회사에 더 만족할 것입니다.

2. 중요한 문서에 쉽게 액세스

시설 관리는 중요한 문서의 중앙 허브 역할을 합니다. 시설 및 유지 관리 부서에서 일하는 사람들은 평면도, 운영 매뉴얼, 보증, 이미지, 공급업체 및 공급업체 계약, 임대 계약, 송장, 구매 주문서 등과 같은 중요한 문서에 액세스해야 하는 경우가 많습니다. 이러한 모든 문서는 데이터베이스 내에서 쉽게 저장되고 액세스됩니다. 소프트웨어가 없으면 운영 매뉴얼이나 기계 도면을 찾는 데 몇 시간 또는 며칠을 보낼 수 있습니다. 스프레드시트는 중요한 문서를 관리하고 액세스할 때 시설 관리 및 CMMS 소프트웨어에 비해 실패합니다.

3. 자동 이메일 알림 및 알림

CMMS와 FMS가 스프레드시트에 비해 가지는 가장 큰 장점 중 하나는 자동화된 알림 및 경고를 다른 당사자에게 보낼 수 있다는 것입니다. 중요한 이벤트가 예정되어 있을 때 이메일과 문자 메시지를 보내도록 소프트웨어를 구성할 수 있습니다. 서비스 요청이 이루어지거나, 재고 품목이 임계 임계값에 도달하거나, 예방 유지보수가 필요하거나, 검사가 만료되거나, 보증 만료일이 다가오거나, 고장이 발생하면 알림이 전송됩니다.

또한 특정 시간 동안 작업에 응답하지 않으면 경고가 자동으로 전송됩니다. 예를 들어, 기술자가 엘리베이터가 작동하지 않는다는 알림을 받았지만 한 시간 이내에 알림에 응답하지 않은 경우 시설 관리자에게 알림이 전송되어 신속하게 조치를 취할 수 있습니다. 스프레드시트를 사용하면 관리자가 반응이 빨라지고 너무 늦었을 때 행동하는 경우가 많습니다. 반면 유지 관리 소프트웨어를 사용하면 관리자와 기술자가 사전에 예방하고 고장을 피하며 더 빠르게 대응할 수 있습니다.

4. 개선된 예방 유지보수

건물 유지 관리 소프트웨어에는 설정된 일정에 따라 작업 주문을 자동으로 트리거하는 예방 및 예약 유지 관리 기능이 있습니다. 일부 시스템은 판독값이 임계 임계값에 도달했을 때 작업을 트리거하기도 합니다(미터 기반 PM). 알림은 예정된 이벤트 이전과 유지 관리 기한이 되었을 때 보낼 수 있습니다. 작업이 완료되지 않은 경우 관리자에게 경고가 전송됩니다. 소프트웨어 없이 예방적 유지보수 쉽게 무인 상태가 될 수 있으므로 가동 중지 시간이 더 자주 발생하고 수리 비용이 높아집니다. 스프레드시트는 예방 유지보수 및 검사가 예정되어 있을 때 문서화하는 정도까지 되지만 그 이상은 아닙니다. 조직에서 예방 유지 관리가 우선순위라면 스프레드시트에 의존하지 않는 것이 가장 좋습니다.

5. 향상된 보고 기능

스프레드시트를 능숙하게 사용할 수 있다면 놀라운 보고서를 만들 수 있다는 것을 우리는 모두 알고 있습니다. 상위 경영진은 파이 차트, 막대 그래프 및 분산형 다이어그램이 제공되면 깊은 인상을 받습니다. 그것은 당신이 당신의 내용을 알고 있고 프레젠테이션에 약간의 노력을 기울이고 있음을 보여줍니다.

시설 및 유지 관리 소프트웨어는 유사한 보고 기능 등을 제공합니다. 강력한 보고서 작성 도구 외에도 소프트웨어 패키지에는 미리 준비된 보고서가 내장되어 있습니다. 다음을 포함하여 관리자가 필요로 하는 보고서입니다. 기한이 지난 작업 주문, 예정된 예방 유지 관리 및 검사, 월별 유지 관리 비용, 인건비 및 활용도, 장비 수명 주기 분석, 재고 수준 등을 들 수 있습니다. 누군가가 스프레드시트에서 이러한 보고서를 올바르게 작성하는 데 걸리는 시간을 상상해 보십시오.

보고서를 예약하고 필요할 때 자동으로 이메일로 보낼 수도 있습니다. 스프레드시트를 좋아하는 관리자의 경우 스프레드시트 기능을 사용하여 CMMS 보고서를 추출하고 수정할 수 있습니다. 또한 많은 유지 관리 시스템에는 사용자가 핵심 성과 지표(KPI)에 대한 실시간 데이터를 볼 수 있는 맞춤형 대시보드가 ​​있습니다.

6. 접근성

지난 10년 동안 우리는 브라우저를 통한 액세스를 허용하는 웹 기반 소프트웨어로의 전환을 보았습니다. 이것은 기본적으로 사용자가 인터넷에 연결되어 있는 한 언제 어디서나 액세스할 수 있도록 합니다. 최근에는 무선 인터넷의 보급으로 소프트웨어 사용자가 스마트폰이나 태블릿에서 데이터베이스에 액세스할 수 있습니다. 사용자를 데스크톱 컴퓨터로 제한하지 않고 동일한 전자 메일 알림 및 경고를 이제 원격으로 수신할 수 있습니다. 그 결과 응답 시간이 단축되고 종이가 줄어들며 커뮤니케이션이 향상됩니다. CMMS 소프트웨어와 스프레드시트의 경우 스프레드시트에서는 이 수준의 접근성을 달성할 수 없습니다.

7. LEED 인증

시설 관리 소프트웨어와 전산화된 유지 관리 시스템(CMMS)을 구현하는 것은 건물 에너지 소비를 줄이는 효과적인 방법으로 인식되고 있습니다. CAFM을 통해 관리자는 성능이 좋지 않은 시스템에 대해 쉽게 보고하고 장비를 업그레이드해야 하거나 유지 관리가 필요한 시기에 대해 시기적절한 결정을 내릴 수 있습니다. 유지보수 소프트웨어에는 결함이 있는 장비를 식별하고 관리자가 추세를 볼 수 있는 보고 도구가 장착되어 있습니다. 소프트웨어가 예방적 유지보수 프로그램에 추가하는 가치는 보다 친환경적인 건물 운영을 위한 단계로 간주됩니다. 이것이 바로 유지보수 소프트웨어 시스템을 갖추면 시설이 LEED 인증을 향한 1점을 얻는 이유입니다. .

8. 새 레코드 추가

시설 및 유지 관리 소프트웨어는 스프레드시트에 비해 이벤트를 기록하는 데 더 효과적입니다. 서비스 요청이 제출되면 소프트웨어는 요청자의 이름, 연락처 정보, 요청 시간 및 날짜를 ​​자동으로 기록합니다. 또한 소프트웨어는 응답한 사람과 응답한 시간을 기록합니다. 실제로 소프트웨어는 모든 트랜잭션을 자동으로 기록합니다. 여러 사람이 레코드를 추가하는 스프레드시트로 이 작업을 수행한다고 상상해 보십시오. 거의 불가능합니다.

9. 작업 주문 관리

CMMS와 FMS는 작업 주문 소프트웨어를 사용하여 전체 작업 주문 프로세스를 간소화할 수 있는 기능이 있습니다. 이는 스프레드시트에서는 불가능합니다. 유지 관리 소프트웨어가 설치되어 있으면 직원과 고객이 요청을 제출할 수 있으며 승인(또는 거부)되어 유지 관리 직원 및 외부 공급업체에 발송될 수 있습니다. 소프트웨어는 작업 주문 프로세스 전반에 걸쳐 요청 시간, 요청 시간 및 모든 트랜잭션을 자동으로 기록합니다. 사진, 송장 및 기타 중요한 문서를 참조용으로 작업 주문에 추가할 수 있습니다. 유지 관리 관리자는 응답 시간, 완료 시간 및 관련 비용에 대한 데이터를 쉽게 가져올 수 있습니다. 언급한 바와 같이 이메일 알림 및 경고가 생성되어 모든 당사자가 작업 주문 상태를 최신 상태로 유지합니다. 작업 주문 관리 프로세스가 개선되면 응답 시간도 빨라지고 장비 가동 중지 시간도 줄어듭니다.

10. 비용 절감

현재 스프레드시트를 사용하고 있다면 문제가 발생할 가능성이 있습니다. 예방 정비가 계획대로 수행되지 않고 있습니다. 예방적 유지보수와 계획되지 않은 유지보수에는 반비례 관계가 있습니다. 예방 및 계획된 유지 보수가 증가함에 따라 장비 가동 중지 시간 및 수리 비용이 감소합니다. 공급업체 및 기술자의 성과, 노동 활용도, 장비 성능에 대한 더 나은 문서화 및 보고를 통해 비용을 절감할 수 있습니다. CMMS 및 FMS에는 또한 기업이 재고 수준을 최적화하여 재고를 낮게 유지하면서도 필요할 때 공급품을 사용할 수 있도록 하는 재고 관리 도구가 있어 비용을 절감할 수 있습니다. 관리자에게 강력한 유지 관리 소프트웨어 보고 도구를 제공하면 회사 비용을 절감하는 더 나은 결정을 내릴 수 있습니다.

일반적으로 유지 관리 소프트웨어 시스템은 1년 이내에 ROI를 나타내며 유지 관리 비용의 5-15% 감소를 기대할 수 있습니다. 예방 또는 계획된 유지 관리 시스템이 없고 유지 관리가 사후 대응적인 경우 비용 절감은 훨씬 더 큽니다. ROI 계산에는 많은 변수가 관련되지만 이 기사에서 설명하는 CMMS 이점을 감안할 때 적절한 CMMS(컴퓨터 유지 관리 시스템) 또는 시설 관리 소프트웨어 구현은 비용을 크게 절약할 수 있습니다.

<시간>

작가 주:우리는 당신의 회의론을 이해할 수 있습니다. 유지 관리 소프트웨어가 좋은 이유를 CMMS 회사에서 설명하는 것은 다소 불쾌할 수 있습니다. 그러나 우리는 자체 CMMS 시스템뿐만 아니라 일반적으로 유지 보수 소프트웨어 솔루션을 고수합니다. 그리고 우리의 말을 믿을 필요가 없습니다. 여기를 클릭하여 많은 고객 성공 사례 중 하나를 읽어보세요 .