귀하의 비영리단체가 CMMS 소프트웨어로부터 혜택을 받을 수 있습니까?

1달러가 기부될 때마다 항상 비용을 절감해야 한다는 압박이 따릅니다. 결과적으로, 비영리 조직은 종종 최전선 고객 작업이 아닌 유지 관리와 같은 영역을 축소합니다. 불행히도, 지속적인 사후 유지 보수 수리 및 해체로 인해 자원봉사자나 직원의 귀중한 시간이 소모되기 때문에 비용이 증가할 수 있습니다. 고장이 계속되고 이를 고칠 리소스가 없으면 비영리단체의 효율성이 떨어지고 전체 임무에 집중할 수 없게 될 수 있습니다.

전산화된 유지보수 관리 시스템(CMMS)은 모든 규모의 조직이 비용을 절감하면서 유지보수 책임을 간소화하는 데 도움이 될 수 있습니다. CMMS 시스템은 사전 유지 보수 수리를 통해 자산의 수명을 늘리는 것부터 디지털 시스템에 대한 중복 관리 작업을 간소화하여 초과 근무 시간을 줄이는 것까지 다양한 방식으로 전체 비용을 절감할 수 있습니다. 비영리 단체를 위한 CMMS 소프트웨어가 모든 면에서 도움이 될 수 있음을 알아보려면 계속 읽으십시오.

비영리 사업 운영

비용을 낮추면서 시설을 유지 관리하는 것은 많은 조직에서 어려운 일이지만 비영리 업무의 특성상 이를 훨씬 더 어렵게 만듭니다. 소규모 비영리 단체에는 전임 유지 관리 관리자가 없을 수 있으며 유지 관리 및 수리 작업의 대부분을 처리하는 자원 봉사자가 있는 경우가 많습니다. 참석 여부는 예측할 수 없고 유지 관리 작업을 완료할 수 있는 사람이 항상 충분하지 않습니다. 수리를 수행할 적절한 기술을 갖춘 자원 봉사자를 찾는 데 어려움이 있는 것은 말할 것도 없습니다.

일주일에 한두 번 방문하는 사람이 귀하의 유지 관리 요구 사항을 모두 이해하지 못하기 때문에 수행해야 할 작업을 전달하는 것도 어렵습니다. 그리고 문제가 발생하여 수리 방법을 알고 있는 자원 봉사자가 한두 명뿐인 경우 사용할 수 있는 사람이 없을 수도 있습니다. 다음 자원 봉사 날까지 기다리거나 그 일을 할 수 있는 외부 계약자를 찾아야 합니다.

많은 비영리 단체는 더 자주 고장나는 오래된 기증 장비를 사용하며 시설은 특히 수리 상태가 좋지 않아 새 건물보다 더 많은 유지 관리가 필요할 수 있습니다. 그러나 예측할 수 없는 예산 제약으로 인해 항상 유지 관리 작업을 가능한 한 오래 연기하고 싶은 유혹이 있습니다.

보조금 및 기부 캠페인이 중요한 비영리 프로그램에 자금을 지원하는 데 도움이 되지만 이러한 자금은 일반적으로 하나의 프로젝트에 할당되며 시설 수리 또는 유지 관리에 사용할 수 없습니다. 간단히 말해서, 적은 예산으로 오래된 장비와 시설을 유지 관리하기 위해 경험이 부족한(때로는 신뢰할 수 없는) 자원 봉사자에게 의존하고 있습니다.

CMMS 소프트웨어란 무엇입니까?

전산화된 유지보수 관리 시스템(CMMS)은 유지보수 업무의 모든 측면을 간소화하는 소프트웨어입니다. 다음을 더 쉽게 수행할 수 있습니다.

• 컴퓨터 달력에 유지 관리 작업 예약 및 자동화
• 고객, 직원 및 자원봉사자를 위한 간단한 작업 주문 요청 포털 제공
• 모바일 CMMS 앱을 통해 이동 중에 작업 주문을 추적하고 생성
• 외부 공급업체에 대한 예약된 작업 주문 생성
• 장비 및 작업자 성과를 모니터링하고 보고서를 생성합니다.

CMMS 소프트웨어와 기타 비즈니스 소프트웨어를 비교하고 검토하는 웹사이트인 소프트웨어 어드바이스(Software Advice)의 CMMS 시장 연구원 테일러 쇼트(Taylor Short)는 “소프트웨어가 없으면 유지보수 직원은 문서 작업 지시서나 스프레드시트, 달력과 같은 수동 방법으로 관리해야 합니다.

CMMS는 소규모 기업에서 다국적 기업에 이르기까지 모든 사람이 사용하지만 일부 유지 관리 소프트웨어의 복잡성으로 인해 대부분의 비영리 단체에서는 비실용적일 수 있습니다. Hippo CMMS는 가장 작은 비영리 단체에 충분히 사용하기 쉽도록 설계되었지만 복잡한 요구 사항이 있는 대규모 조직에는 기능이 풍부합니다.

귀하의 시설에서 모금 행사나 언론 행사를 주최하십니까?

뒤에서 아무리 혼란스러운 일이 일어나더라도 조직은 모금 행사나 미디어 행사에서 완벽해 보여야 합니다. 건물은 흠이 없어야 하고, 기후가 조절되어야 하며, 시설에 대한 보기 흉한 손상은 수정되어야 합니다.

또한 AV 시스템이나 거의 사용하지 않는 장비를 설치하여 손님을 즐겁게 하고 알려야 할 수도 있습니다. 마이크 케이블이 없거나 내부 퓨즈가 끊어지면 기부자들에게 깊은 인상을 주는 효과적인 기조 연설과 조직 지원에 대해 다시 한 번 생각하게 만드는 실패 간의 차이를 의미할 수 있습니다.

Hippo의 주문형 작업 주문 관리 소프트웨어를 사용하면 큰 행사가 있기 전에 모든 수리 및 설정 작업을 완료할 수 있습니다. 이 도구를 사용하여 직원, 자원 봉사자, 유지 관리 관리자 및 외부 기술자를 연결할 수 있습니다. 추가한 모든 사용자는 필요할 때 유지 관리 요청을 제출하고 유지 관리 관리자에게 즉시 알릴 수 있습니다.

그런 다음 관리자는 각 작업을 자원 봉사자나 외부 계약자에게 할당하고 분류하고 우선 순위를 표시하고 기타 관련 세부 정보를 추가할 수 있습니다. 또한 관리자는 심층 보고에 액세스하여 완료된 작업 주문을 추적하거나 기한이 지난 프로젝트를 찾을 수 있습니다.

Hippo CMMS는 모든 장치에서 작동하므로 조직의 시스템에 액세스할 수 있는 사람은 누구나 작업 주문을 업데이트할 수 있습니다. 즉, 너무 늦었을 때 마이크가 켜지지 않는다는 사실을 깨닫지 못하고 PA가 설정되었고 회의실이 청소되었음을 알 수 있습니다.

여러 속성을 관리합니까?

소규모 비영리 단체는 훌륭한 리더십과 소수의 헌신적인 자원 봉사자로 운영될 수 있습니다. 그러나 여러 속성에 걸쳐 작업하면 시설 관리 및 건물 유지 관리의 복잡성이 크게 증가합니다.

물류는 더 까다로워집니다. 정보가 한 건물에서 다른 건물로 안정적으로 흐르지 않기 때문에 입소문이나 종이로 작업 지시를 관리하는 것에 의존할 수 없습니다. 한 건물에 내려 놓은 도구는 직원이나 자원 봉사자가 필요한 수리를 위해 빌릴 때 다른 건물로 끝납니다. 중앙 집중식 시스템이 없으면 모든 시설의 유지 관리 진행 상황을 보고하는 데 더 많은 시간이 소요됩니다.

이러한 조직의 부족은 비상 사태가 발생할 때까지 종종 눈에 띄지 않게 됩니다. 새 건물에서 배관이 끊어지거나 전기가 끊기고 손에 어떤 부품이 있는지 모릅니다. 도구가 마지막으로 본 위치에 있기를 바라거나 비상 하드웨어 실행을 위해 돈을 기부할 수 있습니다.

Hippo CMMS 소프트웨어는 여러 사이트를 유지 관리하는 스트레스를 제거합니다. 당사의 자산 및 장비 유지 관리 시스템을 통해 평면도에서 모든 장비를 볼 수 있고 이미지, O&M 매뉴얼 및 기타 중요한 정보를 저장할 수 있으므로 자원 봉사자, 직원 및 외부 계약자는 항상 중요한 문서를 손에 넣을 수 있습니다. 부품이 부족할 때 재입고되도록 재고 경고를 설정하고 HVAC, 온수기 및 일관된 조정이 필요한 모든 항목에 대한 정기 유지 관리를 예약할 수도 있습니다.

의료 서비스를 제공합니까?

의료가 관련된 경우 작은 실수가 큰 결과를 초래할 수 있습니다. 대규모 비영리 병원에서 일하든 소규모의 무료 진료소에서 일하든, 시설을 깨끗하게 유지하고 장비를 양호한 상태로 유지하는 것은 직원이 제공하는 환자 치료의 질에 큰 차이를 만듭니다.

또한 유지 관리 절차는 의료 분야에서 더 복잡합니다. 시설을 언제 어떻게 청소해야 하는지에 대한 특정 규칙과 유지 관리 일정을 복잡하게 만들 수 있는 엄격한 액세스 제어 정책이 있습니다. MRI 기계와 같은 특수 장비는 외부 기술자가 필요하므로 일관되게 유지 관리해야 합니다. 그리고 무엇보다도 정기적인 건물 및 시설 유지 관리를 모두 수행해야 합니다.

Hippo CMMS 소프트웨어는 모든 규모의 조직에 의료 및 병원 유지 관리 솔루션을 제공합니다. 확장 가능하고 사용자가 무제한으로 제공되므로 수석 관리자부터 전문 수리가 필요할 때만 방문하는 기술자에 이르기까지 필요한 모든 사람에게 적절한 수준의 액세스 권한을 부여할 수 있습니다.

의사, 간호사 및 기타 직원은 작업 요청을 유지 관리 관리자에게 제출할 수 있으며 유지 관리자는 우선 순위를 지정하고 실시간으로 청소 직원, 계약자 또는 외부 기술자에게 할당할 수 있습니다. 관리자는 예방 유지 관리 활동의 작업 목록을 자동으로 생성하도록 소프트웨어를 설정할 수도 있습니다. 이 목록은 작업자가 휴대용 장치에서 수신하고 업데이트할 수 있습니다.

소프트웨어가 계약자 정보를 구성하고 저장하기 때문에 전문 예방 유지 관리도 쉽게 추적할 수 있습니다. 내일 바닥 청소가 필요하든 외부 기술자가 6개월 이내에 X-레이 장비를 수리해야 하든, Hippo CMMS는 자동으로 작업 지시를 보내고 추적합니다.

귀하의 시설에 있는 자산은 대체할 수 없습니까?

갤러리나 박물관의 조용하고 사색적인 분위기는 분주한 의료 시설과 정반대처럼 보일 수 있지만 둘 다 유지 관리 직원의 세심한 보살핌이 필요합니다. 실내 온도 조절 시스템의 유지 관리를 소홀히 하면 귀중한 그림이나 문화 유물이 손상될 수 있습니다. 잘못된 세척제를 사용하면 독특한 골동품을 파괴할 수 있습니다.

Hippo CMMS 소프트웨어는 인적 오류의 가능성을 줄입니다. 작업 주문은 구두로 전달되거나 종이에 기록되지 않습니다. 필요한 만큼 세부적으로 소프트웨어에 기록 및 추적됩니다. 예방 유지보수 작업 지시에는 단계별 작업 체크리스트가 포함되어 있어 각 작업 지시에 대한 표준화된 접근 방식을 보장합니다.

그것은 사소한 차이가 아닙니다. 깨지기 쉬운 컬렉션의 각 항목이나 섹션에 대한 특정 지침이 담긴 바인더를 가지고 청소 직원을 보내는 것은 비현실적입니다. 그러나 Hippo를 사용하면 쉽습니다. 각 작업자는 스마트폰이나 태블릿에서 각 작업에 대한 특별 관리 지침과 함께 개별 작업 지시를 받습니다. 더 큰 책임과 더 많은 정보를 통해 유지 관리 직원의 각 구성원이 마땅히 받아야 할 주의를 기울여 작업을 처리할 것이라고 확신할 수 있습니다.

코드 또는 검사를 준수하는 데 어려움이 있습니까?

미국에서 사업을 하고 계시다면 이미 OSHA와 노동법에 관심이 있으실 것입니다. 따라야 할 건물 안전 규정도 있습니다. 화재 경보기 및 소화기는 유지 관리해야 하고, 출구는 어수선하지 않게 유지해야 합니다. 주택 또는 의료 서비스를 제공하거나, 기술을 가르치거나, 기계 공장을 운영하거나, 제품을 판매하거나, 음식을 요리하고 서빙하는 경우 추가 코드가 있습니다. 조직에서 수행하는 거의 모든 작업에 규정 준수 요구 사항이 추가됩니다. 한 번의 검사 실패로 인해 큰 벌금이 부과되고 시설이 폐쇄되고 평판이 손상될 수 있습니다.

Hippo CMMS 소프트웨어를 사용하면 모든 작은 세부 사항을 쉽게 따라갈 수 있습니다. 명확한 출구 확인과 같은 일상적인 규정 준수 작업은 필요할 때마다 반복되는 자동 작업 지시로 전환될 수 있습니다. CMMS는 자동으로 유지보수 관리자에게 알려 화재 경보기 점검과 같이 몇 달에 한 번만 수행해야 하는 작업도 잊지 않도록 합니다.

비영리 단체에서는 모든 달러가 중요합니다. 비효율적인 유지 관리 부서는 예산에 부담을 주고 조직의 효율성을 떨어뜨릴 수 있습니다. Hippo CMMS는 비영리 단체를 도울 수 있습니다. 임무를 위해 더 많은 비용을 절약하면서 뒤에서 진행되는 모든 작업을 수행하십시오.