간단한 5단계로 CMMS 구현

지난 20년 동안 CMMS(Computerized Maintenance Management Software) 시스템은 광범위한 산업, 기업 및 서비스 부문에 걸쳐 점점 더 많은 고객이 선호하는 유지 관리 솔루션이었습니다. 그리고 여기에는 좋은 이유가 있습니다. 먼저 CMMS는 수천 개의 데이터 포인트를 활용하는 정교하고 강력한 자동 관리 시스템으로, 사용자에게 시설 운영 또는 개별 장비의 상태에 대한 개요를 언제든지 제공합니다. 이러한 시스템은 재고 수준을 모니터링하고, 작업 주문을 추적 및 관리하고, 정확한 보고서를 신속하게 생성하며, 가장 중요한 것은 예방 유지 관리(PM)가 필요한 회사 자산을 즉시 결정할 수 있다는 것입니다. CMMS의 진원지이자 가장 가치 있는 측면을 형성하는 것은 이 후자의 기능인 예방적 유지보수입니다. 유지 관리 소프트웨어에 PM을 도입하면 장비 수명 연장, 조직 개선, 시간 관리 및 노동 활용도 향상, 궁극적으로 운영 비용 절감 및 회사 수익 증대에 기여했습니다.

CMMS가 강력한 만큼 최적의 성능과 그에 따른 비용 절감은 적절한 구현과 일관된 시스템 사용을 통해서만 실현될 수 있습니다. CMMS 구현 계획과 관련하여 이것은 관리 소프트웨어를 완전히 작동시키는 것을 의미합니다. 여기에는 시스템 계획, 데이터 통합, PM 개발 및 일정 관리, 직원 교육, 지속적인 기술 지원을 비롯한 여러 단계가 포함됩니다. 적절한 CMMS 소프트웨어 구현이 없으면 가장 기능이 풍부한 시스템이라도 의도한 목표에 미치지 못할 것입니다.

다음은 시스템이 제대로 작동하도록 하기 위한 CMMS 소프트웨어 구현에 대한 5가지 팁입니다.

5개의 CMMS 구현 단계에 대한 간략한 개요.

1. 유지 관리 직원의 의견 및 피드백 받기
2. 회사 자원 평가 및 현실적인 CMMS 구현 목표 설정
3. 사용자 역할 및 권한 결정
4. 예방적 유지보수(PM) 프로그램 개발
5. 철저한 사용자 온보딩 및 교육

각 단계를 자세히 알아보겠습니다.

1. 유지 관리 직원의 의견 및 피드백 받기

CMMS 시스템을 구매하기 전에도 모든 직원이 유지 관리 접근 방식에 완전히 투자해야 합니다. 이것은 성공적인 CMMS 구현을 확보하기 위한 첫 번째 단계입니다. 시스템을 사용할 사람들로부터 의견을 얻으면 사후 대응 또는 수정 유지 보수 비용 절감, 장비 가동 중지 시간 감소 또는 기술자 활용도 감소와 같은 회사의 요구, 과제 및 목표에 가장 적합한 기능을 갖추게 될 것입니다. 또한 이 기간 동안 유지 관리 팀은 CMMS를 회사 요구에 맞게 사용자 정의하는 방법을 결정해야 합니다. 예를 들어, 여기에는 시스템 데이터베이스에 포함될 자산, 인벤토리 및 사용자 식별이 포함됩니다. 이러한 선택은 CMMS 시스템 운영의 범위와 구현의 데이터 통합 ​​단계가 얼마나 오래 걸리고 관련되는지에 큰 영향을 미칩니다.

2. 회사 자원을 평가하고 현실적인 CMMS 구현 목표를 설정합니다.

방금 언급한 바와 같이 자동화 시스템의 구현 단계에서 인벤토리, 자산 및 사용자와 관련된 모든 중요한 데이터가 CMMS 소프트웨어에 입력됩니다. 자영업자들이 자신의 능력을 신중하게 평가해야 할 때입니다. 고객의 요구 사항, 시간 및 리소스에 따라 CMMS 소프트웨어 구현의 이 단계에서 사용할 수 있는 여러 옵션이 있습니다. 시간과 사내 기술 리소스가 있는 일부 고객은 자체적으로 데이터 통합을 수행하는 것을 선호할 수 있습니다. 기존 자산 및 재고 데이터베이스가 있는 경우 고객이 새 CMMS로 마이그레이션하거나 공급업체가 제공한 기술의 도움을 받아 이를 새 CMMS로 마이그레이션할 수 있습니다. CMMS 공급업체는 고객에게 CMMS 구현 목적을 위한 사내 감사 또는 원격 및 전화 기술 지원의 형태로 지원을 선택할 수 있도록 합니다.

회사 소유주가 자산 및 재고 감사를 자체적으로 수행하기로 선택하든 공급업체의 기술 전문가가 대신 수행하도록 선택하든 이러한 프로세스에 대한 현실적인 일정을 위한 몇 가지 매개변수는 다음과 같습니다.

• 자산이 0~100개인 회사 =30일
• 자산이 200개인 회사 =45일
• 자산이 201-500인 회사 =90일

3. 사용자 역할 및 권한 결정

많은 CMMS 시스템을 사용하면 유지 관리 관리자가 CMMS 소프트웨어에 대한 다양한 수준의 액세스를 할당할 수 있습니다. 즉, 일부 사용자는 시스템의 모든 부분에 액세스할 수 있지만 다른 사용자는(다양한 수준으로) 액세스할 수 없습니다. 이는 사용자가 역할, 책임 및 사이트 위치에 따라 다를 때 특히 유용합니다. 유지 관리 관리자는 CMMS 구현 프로세스 동안 사용자 액세스를 할당할 때 이러한 변수를 고려해야 합니다.

4. 예방적 유지보수(PM) 프로그램 개발

맞춤형 예방 유지 보수 프로그램은 CMMS의 가장 가치 있는 기능입니다. 이러한 이유로 그리고 두 회사가 같지 않기 때문에 조직의 고유한 요구 사항을 충족하도록 구성해야 합니다. 그 개발은 CMMS 구현의 중요한 측면입니다. 이 부분은 장비 수리 이력을 검토하는 동시에 회사의 생산 주기를 고려하는 것입니다. 그렇게 함으로써 장비는 연령 및/또는 수리 빈도에 따라 우선 순위를 지정할 수 있습니다. 반면에 예방정비 일정은 사용량이 적은 시간 및/또는 점검일에 설정할 수 있습니다.

5. 철저한 사용자 온보딩 및 교육 진행

이 두 가지 CMMS 소프트웨어 구현 기능이 없으면 다른 모든 노력이 무용지물이 될 수 있으므로 결코 간과하거나 경시해서는 안 됩니다. 유지보수 관리 시스템의 효율성은 유지보수 직원의 일관되고 적절한 사용에 크게 의존합니다. 온보딩 및 지속적인 기술 지원은 CMMS가 의도한 작업을 수행하고 있는지 확인하는 두 가지 방법입니다.
앞서 설명한 지원의 경우와 마찬가지로 많은 CMMS 공급업체는 시스템 패키지에 다양한 온보딩 및 지속적인 리소스를 포함하여 사용자가 시작 시점과 시간이 지남에 따라 시스템 사용을 지원합니다. 이러한 리소스는 온라인 설명서, 비디오, 이메일, 채팅 및 웨비나 녹음과 전화 지원으로 제공됩니다.

CMMS가 우수한 유지 관리 제품임에는 의심의 여지가 없습니다. 그러나 입증된 실적에도 불구하고 사용자 교육을 포함한 적절한 시스템 구현 없이는 어느 누구도 잠재력에 도달하지 못할 것입니다. 유지 관리 시스템의 총 비용을 고려할 때 비즈니스 소유자는 공급업체를 통한 추가 지원 서비스와 관련된 비용과 CMMS 소프트웨어 구현에 필요한 시간 및 직원의 서비스 비용을 저울질해야 합니다. 회사의 목표, 예산 및 제공되는 리소스에 대한 신중한 검토는 비즈니스 소유자가 가장 적합한 온보딩 및 CMMS 구현 서비스를 선택하는 데 도움이 될 것입니다. 사내에서든 공급업체를 통해든 CMMS 구현 서비스에 투자하면 적절한 시스템 설정이 보장되고 온보딩 지원은 사용자 채택을 증가시켜 운영 효율성, 장비 수명 연장, 비용 절감 및 ROI 증대로 이어집니다.