재택 근무 팀을 위한 홈 오피스 배송의 5가지 난제 극복하기

많은 기업에서 올해 공유 사무실 공간에서의 대량 이탈은 직원들에게 원격 근무를 지원하기 위한 최적의 기술 도구와 클라우드 기반 엔터프라이즈 시스템을 갖추기 위한 분주한 노력으로 이어졌습니다. 특히 우편실과 배송 부서처럼 전통적으로 중앙 집중식 기업 구조에 의존해온 프로세스에 대한 솔루션이 특히 까다롭습니다.

직원들이 서로 다른 위치에서 업무 자료를 안전하고 효율적이며 비용 효과적으로 우편 발송하고 배송할 수 있도록 하는 전사적 솔루션을 어떻게 효과적으로 도입할 수 있을까요?

이전에 네 개의 기업 사무실을 관리하던 조직이 이제는 4,000개의 홈 오피스를 효과적으로 관리하는 방법을 찾아야 합니다. 단순히 문서를 우편 카트에 던지거나 소포를 우편 센터에 맡길 수는 없습니다. 궁극적으로는 일반적으로 그러한 프로세스를 관리하던 중요한 암묵적 지식을 잃게 됩니다.

현재 환경에서 홈 오피스 위치가 몇 개든, 일반적으로 물리적 위치에서 중앙 팀이 관리하는 5가지 주요 구현 단계를 따라 온보딩, 구성, 가동을 자동화하고 제어하는 방법을 찾아야 합니다.

1. 시스템 설정

가장 먼저, 선택한 새로운 클라우드 기반 시스템이 운송사 계정과 최종 사용자 권한을 빠르고 쉽게 생성할 수 있도록 지원하는지 확인하십시오. 그런 다음 단순 엑셀 리스트 업로드나 인사 관리 시스템(HRMS)과의 통합을 통해 정보를 신속하게 로드할 수 있는 대량 가져오기 기능이 있는지 확인하십시오. 이는 지루한 수동 데이터 입력 작업으로 인해 구현이 지연되지 않도록 하는 데 매우 중요합니다.

또한 귀사의 중앙 집중식 우편 및 배송 운영을 명확히 이해하여 이를 역할별 워크플로우로 전환할 수 있어야 합니다. 시스템이 원하는 작업 방식에 맞게 사용자 인터페이스를 조정하는 도구를 갖추고 있는지 확인하십시오. 관여해야 할 사람들을 파악하고 프로세스 초기에 그들을 참여시켜 시스템이 시행해야 할 모든 프로세스와 요구사항을 포착하도록 돕게 하십시오. 프로젝트 챔피언을 선정하고, 관리자와 전문가를 아우르는 교차 기능 팀을 결성하여 시스템 구성을 성공적으로 완료할 임무를 부여하십시오.

2. 가상 온보딩 및 교육

시스템이 구성되면 전체 팀에 홈 오피스 솔루션을 배포할 준비가 된 것입니다. 팀이 프로젝트 챔피언이 누구인지 알도록 하십시오. 사용자가 시스템에 온보딩하면서 발생할 수 있는 질문과 기타 이슈를 해결할 수 있는 중앙 연락 창구입니다.

하나의 크기로 모든 사람에게 맞춘 접근 방식 대신, 다양한 직장 학습 스타일에 맞춘 혼합 온보딩 및 교육 리소스를 제공하십시오. 시각적 학습자는 제품 데모와 교육 비디오의 혜택을 볼 것이며, 청각적 학습자는 이러한 도구가 청각적 구성 요소를 제공하는 경우 혜택을 볼 것입니다. 언어적 학습자는 구조화된 사용자 가이드를 선호할 수 있으며, 운동 감각적(실습) 학습자는 연습할 수 있는 샘플 프로젝트와 함께 바로 뛰어들고 싶어 할 것입니다.

3. 데이터 보안 강화

원격 홈 오피스 우편 및 배송 시스템을 제공하면 팀이 인터넷 연결이 있는 모든 위치에서 작업할 수 있지만, 많은 기업에서 이는 상당한 보안 및 규정 준수 우려를 제기합니다. 직원들이 이를 액세스하는 장치와 연결을 관리할 능력을 상실합니다.

귀사의 보안 프로토콜을 재평가하고 귀사의 비즈니스와 원격 근무자 모두를 보호할 정책을 수립하는 것이 중요합니다. 싱글 사인온(SSO) 액세스를 활용하고, 가변적 가시성 권한, 규칙 기반 권한 설정, 자동화된 승인 프로세스 등 시스템의 보안 기능을 활용하여 노력을 강화하십시오. 이를 통해 누가 시스템에 액세스할 수 있는지, 시스템 내에서 무엇을 보고 수행할 수 있는지에 대한 중앙 통제를 유지할 수 있습니다.

4. 직원 참여 유도

속담에 '말을 물가로 데려갈 수는 있지만 물을 마시게 할 수는 없다'고 했습니다. 마찬가지로 직원들에게 안전한 원격 시스템을 갖추게 하고 사용법을 교육할 수 있지만, 그들이 실제로 사용하게 만드는 것은 또 다른 과제입니다. 사실 새로운 소프트웨어가 실패하는 대부분의 경우, 도구 자체의 기능 때문이 아니라 사용자 채택 부족 때문입니다.

직원들이 스스로 운송사를 선택하거나 우편 발송 및 배송 방식을 정하게 두면 지출에 대한 통제력을 상실하거나, 우체국이나 운송사 배송 센터에서 줄을 서게 하여 안전 위험을 초래할 수 있습니다.

참여하는 경영진의 톱다운 커뮤니케이션은 새로운 홈 오피스 배송 솔루션의 중요성을 보여주는 데 필수적입니다. 왜 이 시스템을 구현하는가? 회사의 비즈니스 목표 달성에 어떻게 도움이 되는가? 각 직원의 역할에 어떻게 이로운가? 앱을 특정 워크플로우에 맞게 조정하면 여기서 도움이 될 수 있습니다.

투자 뒤에 숨은 '이유'를 개인화하는 것이 특히 중요합니다. 이 시스템을 원격 운영 중 비즈니스 연속성 촉진뿐만 아니라 직원을 위한 투자로 강조하십시오. 업무를 더 쉽게 만들고, 지루한 작업을 간소화하거나 제거하며, 이전에는 없었던 추가 통찰력이나 기능을 제공하는 것입니다.

5. 사용자 책임 추적

직원 참여를 독려하는 것만으로는 충분하지 않습니다. 이를 통제하고 추적해야 합니다. 이상적으로는 모든 사용자가 생성한 우편 및 배송 트랜잭션을 포착하는 단일 트랜잭션 데이터베이스 기반의 보고 기능을 통해 수행합니다. 포인트 배송 솔루션이나 단일 운송사 솔루션은 데이터 사일로를 생성하여 통합 비용 센터 조정 보고서를 실행할 수 없게 하며, 이는 그렇지 않으면 모든 운송사에 대한 예상 비용과 실제 비용 간의 예산 초과나 불일치를 찾는 데 도움이 될 것입니다.

사용자 활동 모니터링 외에도 많은 솔루션을 통해 비활성 사용자를 강조하는 보고서를 실행할 수 있습니다. 또한 회사 정책을 따르지 않는 '불량' 발송자를 식별할 수 있습니다. 예를 들어 지상 운송으로 더 저렴한데 특급 운송사를 사용하거나, 시스템을 사용하여 승인되지 않은 개인 배송을 처리하는 경우입니다.

종종 시스템 미사용 또는 부적절한 사용은 교육과 인식 부족에서 비롯됩니다. 직원들이 시스템 관리 구성 도구로 해결할 수 있는 고통점에 대한 피드백을 제공하도록 장려하십시오.

COVID-19 위기가 언제 진정될지는 아직 불분명하지만, 확실한 것은 직원과 고용주 모두 재택 근무의 이점을 인식하고 있다는 것입니다. 많은 조직이 팬데믹 훨씬 이후에도 이를 '뉴 노멀' 옵션으로 받아들일 것입니다.

따라서 기업은 모든 운송사와 모든 사용자를 위한 중앙 관리 우편 및 배송 솔루션으로 비용과 효율성을 지속적으로 통제하면서 직원을 안전하게 보호할 수 있습니다.

밥 말리(Bob Malley)는 Pierbridge의 전무이사입니다.