홈 오피스 배송의 5가지 장애물과 이를 극복하는 방법

많은 회사에서 올해 공유 사무실 공간에서 대규모 이탈로 인해 직원들에게 원격 작업을 지원하기 위해 가장 적합한 기술 도구와 클라우드 기반 엔터프라이즈 시스템을 갖추기 위한 노력이 필요했습니다. 특히 어려운 것은 우편실 및 배송 부서와 같이 전통적으로 중앙 집중식 기업 구조에 의존해 온 프로세스에 대한 솔루션입니다.

직원들이 서로 다른 위치에서 안전하고 효율적이며 비용 효율적으로 비즈니스 자료를 우편으로 발송하고 배송할 수 있도록 하는 전사적 솔루션을 효과적으로 롤아웃하는 방법은 무엇입니까?

이전에 4개의 회사 사무실을 관리했을 수 있는 조직은 4,000개의 홈 오피스를 효과적으로 관리하는 방법을 파악해야 합니다. 단순히 문서를 우편 카트에 던지거나 우편물 센터에 소포를 맡길 수 없습니다. 결국, 일반적으로 이러한 프로세스를 관리하는 중요한 부족 지식을 잃어버렸습니다.

현재 환경에 있는 홈 오피스 위치에 관계없이 일반적으로 중앙 팀에 의존하여 관리하는 5가지 주요 구현 단계에 따라 온보딩, 구성 및 가동을 자동화하고 제어하는 ​​방법을 파악해야 합니다. 물리적 위치에 있습니다.

1. 시스템 설정

무엇보다 먼저 선택한 새로운 클라우드 기반 시스템이 이동통신사 계정과 최종 사용자 권한을 빠르고 쉽게 생성할 수 있도록 하십시오. 간단한 Excel 목록 업로드 또는 HRMS(인사 관리 시스템)와의 통합을 통해 정보를 빠르게 로드할 수 있는 대량 가져오기 기능이 있는지 확인하십시오. 이는 지루한 수동 데이터 입력 작업으로 인해 구현이 방해받지 않도록 하는 데 중요합니다.

또한 회사의 중앙 집중식 우편물 및 배송 작업에 대한 명확한 이해가 중요하므로 역할별 워크플로로 변환할 수 있습니다. 시스템에 사용자 인터페이스를 원하는 작업 방식에 맞게 조정할 수 있는 도구가 있는지 확인하십시오. 참여해야 하는 사람들을 식별하고 프로세스 초기에 그들을 참여시켜 시스템이 시행해야 하는 모든 프로세스와 요구 사항을 파악하는 데 도움을 줄 수 있습니다. 프로젝트 챔피언을 선택하고 시스템 구성이 완료될 때까지 성공적으로 볼 수 있는 다기능 팀의 관리자와 전문가를 통합하도록 하십시오.

2. 가상 온보딩 및 교육

시스템이 구성되면 전체 팀에 홈 오피스 솔루션을 배포할 준비가 된 것입니다. 팀에서 프로젝트 챔피언이 누구인지 알도록 하십시오. 사용자가 시스템에 참여할 때 발생할 수 있는 질문 및 기타 문제를 해결할 수 있는 중앙 연락 창구입니다.

획일적인 접근 방식을 취하는 대신 여러 직장 학습 스타일에 맞는 혼합 온보딩 및 교육 리소스를 사용자에게 제공합니다. 시각적 학습자는 제품 데모 및 교육 비디오의 이점을 누릴 수 있으며, 이러한 도구가 청각적 구성 요소도 제공하는 경우 청각 학습자에게도 도움이 됩니다. 그러나 언어 학습자는 구조화된 사용자 가이드를 선호할 수 있는 반면 운동 감각(실습) 학습자는 연습할 수 있는 샘플 프로젝트와 함께 바로 뛰어들고 싶어할 것입니다.

3. 데이터 보안 강화

원격 홈 오피스 메일링 및 배송 시스템을 제공하면 팀이 인터넷 연결이 있는 모든 위치에서 작업할 수 있지만 많은 회사에서 이는 심각한 보안 및 규정 준수 문제를 제기합니다. 직원이 액세스하는 장치 및 연결을 관리할 수 없게 됩니다.

회사의 보안 프로토콜을 재평가하고 비즈니스와 원격 작업자를 모두 보호할 정책을 수립하는 것이 중요합니다. SSO(Single Sign-On) 액세스를 활용하고 가변 가시성 권한, 규칙 기반 권한 설정 및 자동 승인 프로세스와 같은 시스템의 보안 기능을 활용하여 노력을 강화하십시오. 이렇게 하면 시스템에 액세스할 수 있는 사람과 시스템 내에서 보고 수행할 수 있는 작업을 중앙에서 제어할 수 있습니다.

4. 직원 동의 보장

속담에 말을 물가로 인도할 수는 있어도 물을 마시게 할 수는 없습니다. 마찬가지로 직원에게 안전한 원격 시스템을 제공하고 사용 방법을 교육할 수 있지만 그렇게 하는 것은 또 다른 과제입니다. 사실 새로운 소프트웨어가 실패하는 경우는 대부분 도구 자체의 기능이 아니라 사용자가 채택하지 않았기 때문입니다.

직원이 자신의 운송업체 또는 우편물 및 배송 방법을 선택하도록 내버려두면 지출에 대한 통제력을 상실할 수 있으며, 더 나아가 우체국이나 운송업체 배송 센터에서 줄을 서서 기다리는 경우 안전 위험이 발생할 수 있습니다.

참여하는 경영진의 하향식 커뮤니케이션은 새로운 홈 오피스 배송 솔루션의 중요성을 입증하는 데 매우 중요합니다. 이 시스템을 구현하는 이유는 무엇입니까? 회사가 비즈니스 목표를 달성하는 데 어떻게 도움이 될까요? 각 직원이 맡은 역할에 어떤 이점이 있습니까? 특정 워크플로에 맞게 앱을 조정하면 여기에서 도움이 될 수 있습니다.

투자 이면의 '이유'를 개별화하는 것이 특히 중요합니다. 원격 작업 중에 평소와 같이 비즈니스를 용이하게 하기 위한 것이 아니라 직원에게 이익을 주기 위한 투자로 시스템을 강조합니다. 작업을 더 쉽게 만들고, 지루한 작업을 간소화 또는 제거하고, 이전에는 없었던 추가 통찰력이나 기능을 제공합니다. .

5. 사용자 책임 추적

그러나 직원 구매를 장려하는 것만으로는 충분하지 않습니다. 또한 이를 제어하고 추적해야 합니다. 이상적으로는 모든 사용자가 생성한 메일링 및 배송 트랜잭션을 캡처하는 단일 트랜잭션 데이터베이스를 기반으로 하는 보고 기능을 통해. 포인트 배송 솔루션 또는 단일 운송업체 솔루션은 통합 비용 센터 조정 보고서를 실행하지 못하도록 하는 데이터 사일로를 생성합니다. 그렇지 않으면 모든 운송업체에 대한 예상 비용과 실제 비용 간의 예산 초과 또는 불일치를 찾는 데 도움이 됩니다.

사용자 활동을 모니터링하는 것 외에도 많은 솔루션을 사용하여 보고서를 실행하여 비활성 사용자를 강조 표시할 수 있습니다. 또한 지상 서비스가 더 저렴할 때 특송 운송 서비스를 이용하거나 시스템을 사용하여 승인되지 않은 개인 발송물을 처리하는 등 회사 정책을 따르지 않는 "불량" 발송인을 식별할 수 있습니다.

종종 시스템 사용의 부족이나 부적절한 사용은 교육과 인식으로 귀결됩니다. 직원들이 시스템 관리 구성 도구로 해결할 수 있는 문제점에 대한 피드백을 제공하도록 권장합니다.

COVID-19 위기가 언제 진정될지는 아직 불확실하지만 직원과 고용주 모두 재택 근무의 이점을 인식하고 있다는 점은 확실합니다. 많은 조직에서 이 옵션을 팬데믹을 훨씬 넘어 "뉴 노멀"로 수용할 것입니다.

따라서 기업은 모든 운송업체와 모든 사용자를 위한 중앙 관리형 우편 및 배송 솔루션을 사용하여 직원을 안전하게 보호하면서 비용과 효율성을 계속해서 제어할 수 있습니다.

Bob Malley는 Pierbridge의 전무 이사입니다.