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위기 시 원활한 의사소통의 핵심 구성요소

공급망 관리에 참여하고 있다면 가능한 취약성을 보완하기 위해 자신의 연속성 계획을 다시 검토할 가능성이 있습니다. 그렇게 할 때 살펴봐야 할 한 가지 영역은 위기 커뮤니케이션 프로세스입니다.

좋은 운영 계획은 그 자체로 말하지 않습니다. 조직은 사람들이 필요한 곳에 있고, 해야 할 일을 하고, 모든 것이 제대로 작동하도록 하기 위해 알아야 할 사항을 알 수 있도록 사전 예방적이고 효과적인 커뮤니케이션 프로세스가 필요합니다.

내부 및 외부적으로 문제가 발생하기 전이나 발생했을 때 적절한 사람들에게 통지해야 하며, 문제가 해결되면 계속 알려야 합니다. 그렇지 않으면 정보의 흐름이 좋지 않은 외부 압력이 이미 긴장된 상황을 악화시킬 뿐입니다.

커뮤니케이션 준비

훌륭한 위기 커뮤니케이션 프로세스는 포괄적이고 조직에 맞게 맞춤화되지만 공급망 관리를 담당하는 사람이 가장 염두에 두어야 할 몇 가지 주요 고려 사항이 있습니다.

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  • 가능하거나 임박한 위기가 발생할 수 있음을 통지한 후 첫 1시간 이내에 실행 가능한 위기 커뮤니케이션 계획을 마련합니다.
  • 위기 커뮤니케이션 계획에 커뮤니케이션 팀 할당이 포함되어 있는지 확인합니다. 여기에는 일반적으로 커뮤니케이션 문제에 관여하지 않는 조직 구성원이 포함됩니다. 이는 정보 수집, 상황 모니터링 및 신속한 의사 결정에 중요합니다.
  • 위기가 발생하기 훨씬 전에 위기 커뮤니케이션 팀의 주장을 지명하십시오. CEO나 커뮤니케이션 책임자일 필요는 없습니다. 오히려 항상 위기 커뮤니케이션 준비를 주도하는 사람이어야 합니다.
  • 대변인을 지정하는 절차가 있습니다. 때로는 CEO가 될 수도 있고 상황에 훨씬 더 가까운 사람이 될 수도 있습니다. 물론 이는 상황에 따른 결정이지만 이를 내리는 기준이 있어야 합니다. 여기서 중요한 것은 음성의 일관성을 통해 메시지의 일관성을 보장하는 것입니다. 주요 이해 관계자는 해당 문제에 대해 신뢰할 수 있는 출처에서 일관되게 정보를 얻어야 합니다.
  • 정보를 수집 및 조사하고 각 청중을 위한 중요한 메시지를 작성하기 위한 시스템을 만드십시오.
  • 모든 중요한 이해관계자 그룹의 현재 시스템과 연락처 정보를 유지 관리하여 즉시 연락할 수 있도록 합니다.
  • 위기 커뮤니케이션 구현 인프라가 긴급 문자 및 이메일에서 뉴스 미디어 경고 및 소셜 미디어 게시물에 이르기까지 필요한 모든 커뮤니케이션 채널의 힘을 활용하도록 설계되었는지 확인하십시오. 적지 않은 경우에 구식 전화 체인과 대면 회의가 여전히 필요합니다.
  • 대변인과 의사 결정권자가 위기 커뮤니케이션 대응을 구현하는 방법에 대해 요구받기 훨씬 전에 코칭을 받았는지 확인하세요. 위기 커뮤니케이션 계획을 수립하고 승인한 후 필요할 때만 잊어버리면 조직에 소용이 없습니다.
  • Tim O'Brien은 피츠버그에 기반을 둔 기업 커뮤니케이션 회사 O'Brien Communications의 설립자입니다.


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