Process Insights:Process Analytics 후 수행할 작업

편집자 메모 :프로세스 마이닝이 처음이신가요? 소개 읽기부터 시작하는 것이 좋습니다. 프로세스 마이닝이란 무엇입니까? .

다음 상황에 있다고 가정합니다. 프로세스 분석의 모든 단계를 수행하고 프로세스 마이닝을 사용하여 실제 프로세스를 발견한 부서를 관리하고 있습니다. 이제 프로세스 통찰력이 생겼습니다.

결국 직원이 일하는 방식과 일반적으로 취하는 단계를 설명하는 아름다운 프로세스 모델을 갖게 되었습니다. 귀하는 모든 데이터를 검증했으며 모두가 실제로 이 프로세스 모델에서 자신의 작업이 실제로 반영된 것을 보고 있다는 데 동의합니다.

물론 다음 논리적 질문은 "다음은 무엇입니까?"입니다.

통찰력으로 무엇을 할 것인가?

프로세스 모델은 모델일 뿐입니다. 불행히도 프로세스에 대한 지식만으로는 프로세스 마이닝에서 가치를 창출할 수 없습니다.

회사의 프로세스 소유자/실무자로서 보유한 지식을 프로세스 모델에서 얻은 지식과 연결해야 합니다.

이렇게 하면 프로세스에서 개선이 필요한 부분과 조직에서 변경할 수 있는 부분을 실제로 결정할 수 있습니다.

행동을 취하고 진정한 차이를 만들 수 있습니다.

프로세스 마이닝 통찰력이 다른 회사를 어떻게 변화시켰는지 알아보십시오.

차이를 만드는 비즈니스 개념

물론 모든 프로세스가 다르고 모든 회사에서 다르게 수행하지만 많은 프로세스 마이닝 프로젝트는 유사한 비즈니스 개념에서 이익을 얻는 유사한 목표를 공유합니다.

여기에서 프로세스 마이닝 프로젝트를 단순한 개념에서 프로세스 통찰력을 기반으로 하는 실제 변경에 이르기까지 프로세스 마이닝 프로젝트를 수행할 때 자주 접하게 되는 5가지 개념을 찾을 수 있습니다.

1. 프로세스 컨텍스트

모든 프로세스에는 컨텍스트가 있습니다.

프로세스 프로젝트를 준비할 때 가장 중요한 목표 중 하나는 해당 컨텍스트를 최대한 완벽하게 캡처하는 것입니다. 프로세스 모델의 컨텍스트 정보를 사용하면 데이터를 훨씬 더 유용하게 볼 수 있습니다.

컨텍스트 정보를 사용하면 처음에는 부자연스러워 보일 수 있는 프로세스 흐름이나 타이밍을 케이스의 전체 조건 세트와 연결할 수 있습니다.

이러한 종류의 통찰력은 프로세스 개선에서 올바른 다음 조치를 공식화하고 계획한 변경 사항이 올바른지 확인하는 데 매우 중요합니다.

그렇다면 컨텍스트 측면에서 무엇을 찾아야 할까요?

일반적으로 프로세스에 영향을 줄 수 있는 모든 변수를 캡처하려고 합니다. 이를 염두에 두고 이러한 변수는 프로세스에 따라 다르지만 실습에서 찾을 수 있는 항목의 예를 보여 드리겠습니다.

한 프로젝트에서 간단한 공급업체 정보는 프로세스 마이닝이 바로 이러한 공급업체에 대한 강력한 커뮤니케이션 수단이 되는 데 도움이 되었습니다.

표준 인보이스 앱을 사용하는 공급업체와 해당 앱을 사용하지 않는 공급업체에 대한 프로세스 흐름 차이를 시연한 결과 앱의 이점이 즉시 명확해졌습니다.

인보이스 정보 누락의 영향으로 재작업 양이 크게 감소하고 이에 따라 지불 시간이 훨씬 빨라지고 수동 작업이 훨씬 줄어들고 조달에서 지불 프로세스가 훨씬 간소화됩니다.

2 . 프로세스 흐름 계약

모든 프로세스 소유자는 자신의 프로세스가 진행되어야 하는 방식에 대한 아이디어를 가지고 있습니다.

이 아이디어는 팀이 수행해야 하는 특정 양의 확인에 대한 명시적인 동의일 수 있습니다. 물론 어떤 부서에서 어떤 과정을 거쳐야 하는지에 대한 예감일 수도 있습니다.

이 지식을 프로세스 마이닝 툴킷에 추가하는 것은 모든 형태의 적합성 검사에 필수적일 뿐만 아니라 실제 프로세스 실무자의 많은 통찰력으로 분석을 강화할 수도 있습니다.

적합성 검사는 프로세스 마이닝이 용이하게 하는 가장 강력한 용도 중 하나입니다. 예상된 프로세스와 실행된 프로세스를 실제로 비교함으로써 프로세스 소유자는 자신의 기대가 충족되지 않는 부분을 확인하고 이러한 차이점에 대해 조치를 취할 수 있습니다.

적합성 검사와 그 이점에 대한 훨씬 더 심층적인 조사는 이미 제 동료 중 한 명이 작성했으며 관심이 있는 경우 해당 내용을 읽을 것을 적극 권장합니다.

때로는 흐름 분석의 프로세스 통찰력이 비즈니스 가치를 갖기 위해 극도로 복잡할 필요조차 없습니다.

누가 특정 단계를 실행했는지 아는 것만으로도 이미 프로세스 실행에 대한 경영진의 기대와 실제 직원의 성과에 대한 귀중한 피드백을 제공할 수 있습니다.

3 . 시간 계약

프로세스 흐름 옆에 타이밍 프로세스 마이닝 프로젝트에서 가장 일반적으로 논의되는 주제 중 하나입니다.

모든 프로세스 소유자는 자신의 프로세스가 모서리를 자르지 않고 가능한 한 효율적으로 수행되기를 원합니다. 프로세스 모델만으로 이것이 무엇을 의미하는지 정의하는 것은 불가능하지만.

프로세스의 어떤 부분이 예상보다 더 많은 시간이 소요되는지 효과적으로 분석하려면 각 프로세스 단계에 소요되는 시간에 대한 지식이 필수적입니다.

각 단계에 소요되는 시간을 확인하고 이를 타이밍에 대한 기대치와 비교함으로써 병목 현상을 감지할 수 있습니다. , 자원이 부족한 위치를 구별합니다. , 외부 종속성 분석 프로세스를 느리게 하는 등의 작업을 수행할 수 있습니다.

공급업체 또는 고객과의 계약에서 찾을 수 있는 조건을 통합하면 프로세스가 수행되는 방식에 대해 더욱 심층적으로 살펴볼 수 있습니다.

예를 들어, 미지급금 프로세스에서 완전한 규모로 지불 기한을 실제 지불 날짜와 비교함으로써 우리가 놓치고 있는 할인의 종류에 대한 개요를 구체적으로 파악할 수 있습니다. 너무 늦게 지불하거나 인보이스를 너무 일찍 지불하면 부정적인 영향이 있을 수 있습니다.

매우 자연스러운 또 다른 예는 티켓팅 시스템에 대한 서비스 수준 계약(SLA)입니다.

거의 모든 헬프 데스크는 첫 번째 응답 시간 및 해결 시간과 같은 타이밍에 대해 동의합니다. 초과 근무 사례의 원인을 식별하여 이러한 시점에 대한 핵심 성과 지표(KPI)를 개선하고 고객 만족도를 높일 수 있습니다.

4 . 사용자 기반 정보

프로세스 마이닝의 가장 흥미로운 결과 중 일부는 사람들이 함께 일하는 방식을 살펴보면 얻을 수 있습니다.

둘 이상의 팀이 관련된 많은 프로세스에서 불필요한 케이스 책임 이동의 경향을 발견할 수 있습니다. 이로 인해 프로세스 실행이 지연될 뿐만 아니라 직원의 일상 업무에 지장을 줄 수 있습니다.

UiPath Process Mining에서 프로세스 단계를 실행한 팀을 추가함으로써 우리의 프로세스 흐름이 우리가 기대한 것과 같을 뿐만 아니라 케이스가 다른 팀을 통해 어떻게 흘러가는지 확인할 수 있습니다.

예상되는 팀 흐름과 있는 그대로의 팀 흐름 간의 차이점을 발견하면 정보가 누락된 부분과 더 많은 구조를 제공해야 하는 부분을 파악할 수 있습니다.

물론 이 맥락에서 팀은 국가, 부서 또는 시설에 관계없이 모든 사람들의 그룹입니다. 다양한 그룹의 사람들 사이의 상호 작용을 관찰하면 감지하고 탐색하고 조치를 취하는 것이 매우 흥미로울 수 있습니다.

5 . 진행 상황 모니터링

물론 프로세스 마이닝을 시작하는 많은 회사의 경우 프로세스 분석 및 검색이 이 기술이 사용자에게 제공하는 가장 흥미로운 기능인 것 같습니다.

그러나 프로세스 검색은 과거에 프로세스가 수행된 방식에 대한 첫 번째 벤치마크만 허용합니다. 벤치마크는 실행 가능한 통찰력을 허용할 수 있지만 후속 조치가 없으면 이러한 통찰력은 계속 비어 있습니다.

어떤 식으로든, 모양 또는 형태로 프로세스를 변경한 후 프로세스 마이닝의 논리적 다음 용도는 변경이 프로세스 성능에 미치는 영향을 추적하는 것입니다.

실제로 처음으로 올바른 경로를 따르는 더 많은 사례를 달성하고 있습니까?

변경 사항에 따라 KPI가 개선되고 있습니까? 아니면 추가 조치가 필요합니까?

현재 프로세스에 대한 최신 정보 없이는 변경 사항이 어떤 영향을 미쳤는지 알 수 없습니다.

그렇기 때문에 성공적인 프로세스 분석 프로젝트 설정을 마친 후 의제의 다음 항목은 더 나은 프로세스를 달성하는 방법과 해당 성과를 측정하는 방법입니다.

자세히 알아보기:프로세스 분석:프로세스 마이닝 결과에서 비즈니스 가치를 얻는 5가지 방법

실제로 제대로 작동하는 프로세스를 보여주는 KPI는 무엇이며 이러한 KPI를 사용하여 정기적으로 변경 사항을 평가하려면 어떻게 해야 합니까?

이러한 질문에 대한 답을 얻으면 지속적인 개선 주기에 훨씬 더 가까워지고 이상적인 프로세스로 나아갈 수 있을 것입니다!

6 . 결론

프로세스 발견은 비즈니스 개선을 위한 흥미진진한 여정의 시작일 뿐입니다.

진정한 차이점은 조직에서 구현하는 변경 사항, 현재 알고 있는 위험을 방지하기 위해 취하는 조치, 추가 예산 및 프로세스 통찰력에 따라 수행해야 하는 전략 왜곡에서 옵니다.

조직은 큰 변화에 대한 준비가 되었을 때 프로세스 마이닝을 할 준비가 되어 있음을 기억하십시오.

그러나 이것은 성장하고 지속 가능하고 효율적인 비즈니스 웰빙 지점에 도달할 수 있는 기회입니다.

즐거운 채굴!