전략적 소싱:최고의 공급업체를 확보하기 위한 5단계

전통적으로 소싱의 목표는 비즈니스 요구 사항을 가장 잘 충족하고 가장 비용 효율적인 공급업체를 식별하고 수여하는 것이었지만 2020년에는 판도가 크게 바뀌었습니다. 기업은 전례 없는 공급망과 수요망 문제를 해결해야 했기 때문에 현재와 향후 6개월 동안의 요구 사항을 충족하도록 공급망을 신속하게 개편해야 했습니다.

소싱을 보다 전략적으로 만들고 조직의 요구 사항에 대응해야 하는 필요성이 그 어느 때보다 중요해졌습니다. 조직이 2021년에 공급망을 재정비함에 따라 전략적 소싱 성공을 위한 다음 5가지 핵심 단계에 따라 최상의 결과를 이끌어내기 위한 구조와 조직을 제자리에 배치하기 위해 소싱을 재검토할 기회가 있습니다.

데이터를 평가하고 수집하며 전략을 수립합니다. 첫 번째 단계는 소싱 요구 사항에 대한 규율적이고 조직적인 평가를 시작하는 것으로 시작됩니다. 이는 다음 프로세스로 구성됩니다.

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공급업체 관계 강화 . 새로운 개발 또는 성장 계획과 같은 다가오는 대규모 프로젝트를 인지하고 적절하게 준비할 수 있도록 함께 일하는 공급업체와 올바른 관계를 유지해야 합니다.

지출 분석 . 조직에서 정확히 얼마를 지출하고 어디에 지출하는지에 대한 자세한 개요를 작성하고 지출을 개선해야 하는 영역을 식별합니다.

프로젝트 검증 . 소싱하려는 범주에 대해 새로운 공급업체를 확보해야 하는지 또는 재협상할 수 있는 항목인지 결정하십시오.

데이터 수집 . 다음과 같이 필요한 요구 사항과 초기 데이터를 수집합니다.

• 공급업체와의 기존 계약(약관 포함)
• 작업 설명
• 공급 시장 분석
• 지출 분석의 지출 데이터

프로젝트 전략 . 다음으로, 의도한 프로젝트의 범위와 규모, 선택할 공급업체 유형을 자세히 설명하는 프로젝트 전략을 작성하십시오. 또한 위험 회피에 대한 정보를 포함하고 싶을 것입니다.

적절한 참여 모델을 결정합니다. 전략 개발의 핵심 요소는 eAuction 또는 상세한 RFQ와 같은 적절한 소싱 이벤트를 선택하는 것입니다. 둘 다 장점을 제공하지만 비즈니스에 적합한 접근 방식을 결정하려면 다양한 고려 사항을 신중하게 고려해야 합니다.

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낮은 복잡성과 높은 가치의 지출 이니셔티브 . 가치가 높은 항목을 포함하고 비교적 협상하기 쉬운 범주의 경우 eAuction 또는 RFX가 적합합니다. 다음을 평가해야 합니다. 이 소싱 이벤트를 eAuction 설정으로 가져갈 가치가 있습니까? 더 나은 가격을 얻을 수 있지만 더 높은 비용으로 더 신뢰할 수 있는 공급업체를 소외시킬 위험이 있습니다. 한 예로 향후 3-6개월 동안 노트북 PC와 같은 조직의 대량 컴퓨터 하드웨어를 들 수 있습니다.

매우 복잡하고 가치가 높은 이니셔티브 . 틈새 또는 전문 품목, 비즈니스에 중요한 품목 또는 새 건물 설치와 같은 장기 프로젝트 구매와 같은 복잡한 구매 프로세스의 경우 잠재적인 공급업체와 좋은 관계를 발전시키고자 합니다. 따라서 이는 최고의 소싱 시스템에서 수용할 수 있는 온라인 RFI 또는 RFP와 함께 소수의 평판 좋은 공급업체와 관계를 구축하는 데 더 많은 시간을 할애하게 될 가능성이 높다는 것을 의미합니다.

복잡성이 낮고 가치가 낮은 이니셔티브 . 이러한 유형의 공급업체와 함께 귀하의 비즈니스에서 빠른 성공을 거둘 수 있습니다. eAuction을 위해 주문한 제품이나 서비스 중 일부를 대량으로 올려서 그렇게 할 수 있습니다. 비즈니스에 사용되는 문구 용품이나 필수 품목과 같이 가치가 낮고 쉽게 구할 수 있는 것은 모두 eAuction으로 보낼 수 있습니다. 여기서 공급업체는 계약을 따내기 위해 통제된 환경에서 서로 경쟁하게 됩니다.

매우 복잡하고 가치가 낮은 이니셔티브 . 이러한 유형의 항목에는 RFX를 사용하는 것이 가장 좋습니다. 복잡한 구매 프로세스로 인해 eAuction을 실행하는 것은 시간이 많이 걸리고 비효율적입니다. 예를 들어 생산하는 제품에 대한 작은 부속품과 같은 작은 가치의 품목이 있을 수 있지만 부속품이 올바른 사양으로 만들어지고 배송을 보장할 수 있어야 합니다.

다음으로, 소싱 프로세스의 시작을 선택한 공급업체에 알리기 위해 제안 요청(RFP)을 보내야 합니다. 잠재적인 공급업체의 여러 문의를 처리해야 하므로 공급업체로부터 원하는 내용을 정확히 설명해야 합니다. 그런 다음 평가 제안을 자세히 설명하는 공급업체로부터 응답을 받게 됩니다.

소싱 활동을 실행할 다음 협상 단계로 데려갈 공급업체 명단을 만드십시오. 다음이 있는지 확인하십시오.

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모든 RFP 응답 요약

모든 공급업체의 세부 후보 목록

공급업체 생존 평가 사본

상세한 협상 계획

공급업체를 조사하고 수여합니다. 잠재적 수상을 위해 공급업체를 조사할 때 다음 사항을 반드시 평가하십시오.

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커뮤니케이션 기술 . 지금까지 공급업체와의 커뮤니케이션은 어땠습니까? 그들은 당신의 질문에 기꺼이 대답하고 능력이 있습니까? 전화, 이메일 또는 웹 포털을 통해 수행됩니까? 입찰 과정에서 공급업체를 파악하는 데 어려움이 있다면 좋지 않은 징조일 수 있습니다.

공급업체 운영 . 선택한 공급업체가 단기 및 그 이상 동안 귀하의 요구 사항을 충족할 수 있는지 확인하십시오. 다음 사항부터 시작하는 것이 좋습니다.

재정 . 선택한 공급업체는 재정적으로 안정적이고 수익성이 있습니까? 그들은 얼마나 많은 빚을 지고 있습니까? 재정 상황이 좋지 않은 경우 체험판으로 단기 계약을 제안하는 것이 좋습니다.

인프라 . 공급업체에 문의하여 조직이 설정되어 있는 방식과 필요한 제품/서비스의 양을 지원하기 위한 시스템을 갖추고 있는지 확인하십시오. 해당하는 경우 시설을 둘러보고 운영을 직접 목격합니다.

공급망 . 상황이 악화될 경우 공급망이 이를 유지하기 위해 견고합니까? 한 품목의 양을 늘려야 하는 경우 공급업체의 공급망에서 이를 수용할 수 있습니까? 계절에 맞지 않는 기상 조건이나 정상 참작할 수 있는 상황과 같은 단기 요구 사항을 수용할 수 있는지 조사합니다.

윤리 . 공급업체에 해당 기업의 사회적 책임 성명서 또는 윤리 지침 사본을 요청하여 이것이 귀사의 비즈니스 요구 사항에 부합하는지 확인하십시오.

고객 . 귀하의 공급업체는 다른 고객과 큰 관계를 맺고 있습니까? 그렇다면 고객이 한 클라이언트에 과도하게 의존하여 귀하가 받는 서비스 수준을 방해할 수 있음을 이해하는 데 도움이 될 수 있습니다.

재해 계획 . 공급업체를 공급망에 통합하고 최악의 상황이 발생하더라도 계속 공급할 수 있도록 해야 합니다. 그들이 이러한 계획을 공유하지 않는다면 그 이유에 대해 질문하고 실행 가능성을 재고하십시오.

역량 . 귀하의 요구사항에 대해 공급업체의 능력을 평가하십시오. 계정 관리자나 공급업체의 다른 사람들과 상의하십시오. 극한의 기상 조건이나 원자재 부족과 같은 특별한 상황에서 제공할 수 있는 능력에 대해 조사 질문을 하십시오. 마지막으로 고객과 이야기하십시오. 공급업체가 공유하지 않는 내용을 찾을 수 있습니다.

비용 . 이는 원가 계산의 투명성을 보장하기 위한 것입니다. 공급업체에 문의하십시오.

• 제품/서비스의 총 비용은 얼마입니까?
• 이 비용에 유지 관리, 서비스 업그레이드, 예외적 주문(해당되는 경우) 등이 포함됩니까?
• 배송비가 포함되어 있나요?
• 어떤 종류의 마진을 내고 있습니까?

위의 모든 사항을 검토한 후 확실한 승자가 분명하지 않으면 소수의 공급업체에 대해 RFP 프로세스를 재개하여 제안을 개선하도록 권장할 수 있습니다. RFX 소싱 이벤트를 실행하고 적절한 경우 최종 몇 개 공급업체에 대해 eAuction을 실행하여 더 나은 거래를 얻을 수 있습니다.

선택되면 "Commitment Go Document"를 통해 다음을 명시하여 공급업체와 내부 이해 관계자에게 알려야 합니다.

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시상 제안

재정적 이익 추정

구현 계획

전환 계획

KPI 기준 및 목표

위험 평가 및 완화(예:규정 준수 조치)

계약 고려 사항(예:SLA 개발 / 지불 조건 / 전년 대비 개선 사항)

고위 경영진과의 커뮤니케이션

주요 이해관계자와의 커뮤니케이션 계획

계약 이행 귀하의 비즈니스를 위해 선택한 새 제품을 구현하기 위한 커뮤니케이션 계획을 고안하려면 새 공급업체와 협력해야 합니다. 관계의 잠재적 위험을 식별한 다음 충분한 준수 조치로 완화해야 합니다. 이러한 약정은 서명된 계약을 통해 공식화됩니다. 과거에는 대량의 문서 작업을 준비하는 데 엄청난 시간이 소요되는 프로세스였지만 오늘날 기술은 사전에 시스템에 연결된 사전 준비된 정보와 공급업체 정보의 정확성을 보장하기 위해 이전에 제출한 RFP를 기반으로 계약을 자동 생성할 수 있습니다.

핵심 성과 지표와 목표를 설정하고 추적하여 공급업체가 책임을 지도록 해야 합니다. 마지막으로, 합의된 서비스 수준 및 KPI에 대한 서비스 수준 제공 및 성능에 대해 합의된 체크포인트를 사용하여 조직의 적합한 사람에게 공급업체의 소유권을 이전할 준비가 되었습니다.

인보이스 설정 및 모니터링. 공급업체가 등록되면 송장 발행 프로세스를 설정해야 합니다. 새로운 공급업체 계약은 특히 새로운 계약이 많은 송장을 생성하는 경우 송장 자동화에 대한 근거를 제시할 수 있는 기회를 만듭니다.

공급업체 성과에 대한 지속적인 모니터링 및 추적에는 다음이 포함되어야 합니다.

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상품을 적시에 배송

고품질 제품

훌륭한 고객 서비스

적절한 금액과 적절한 상품에 대한 정확한 인보이스

공급업체가 귀하와 얼마나 빨리 커뮤니케이션하는지

재고 재고

마지막으로 새로운 공급업체를 통해 절감한 가치를 추적하여 조달을 통해 실현된 이 비용 절감 조치가 수익에 어떻게 도움이 되었는지 더 넓은 비즈니스에 보고해야 합니다.

비즈니스를 위한 구매는 최고의 시간에도 복잡한 과정입니다. 건전한 프로세스가 확립되어 있는지 확인하면 조직이 시장 변화, 공급 부족 및 진화하는 요구 사항을 지속적으로 능숙하게 탐색할 수 있습니다.

Shannon Kreps는 클라우드 기반 소스-투-페이 소프트웨어의 글로벌 공급업체인 Medius의 제품 마케팅 부사장입니다.