산업 기업을 위한 비즈니스 프로세스 관리: 효율성 증대와 오류 제거

산업 프로세스는 정밀해야 합니다. 공급망의 끊어진 링크부터 제조 공정의 결함 단계까지, 어떤 오류도 납품되는 제품이나 서비스의 품질을 크게 떨어뜨릴 수 있습니다.

경쟁이 치열한 환경에서 실수는 용납될 수 없습니다.

산업 비즈니스가 모든 비즈니스 운영에 대한 문서화된 단계 세트를 갖추지 못하면 실수와 오류가 만연합니다. 이것이 바로 비즈니스 프로세스 관리(BPM)가 필요한 부분입니다.

이 블로그에서는 비즈니스 프로세스 관리가 무엇인지, 그리고 모든 비즈니스 절차의 오류를 줄이는 데 어떻게 활용할 수 있는지 탐구합니다. 이에는 Thomasnet.com을 이용한 공급업체 소싱부터 공장 현장 운영, 제품/서비스 납품 및 마케팅을 통한 공급망 끝단까지의 절차가 포함됩니다.

그런 다음 펜과 종이를 이용한 간단한 접근법부터 시작하여, 더 복잡한 프로세스를 위한 온라인 소프트웨어 고려까지, 오늘 귀하의 비즈니스에 BPM을 구현하는 방법을 알아볼 것입니다.

비즈니스 프로세스 관리란 무엇인가?

비즈니스 프로세스 관리는 다음과 같이 정의할 수 있습니다:

"사람들이 다양한 방법을 사용하여 비즈니스 프로세스를 발견, 모델링, 분석, 측정, 개선, 최적화, 자동화하는 운영 관리의 한 분야." - John Jeston과 Johan Nelis, Business Process Management

이 정의를 더 자세히 설명하기 위해 항공우주 산업을 예로 들어보겠습니다. 비행기를 만드는 것은 작은 일이 아닙니다. 이러한 복잡한 기계를 제조하려면 비행체라는 최종 결과로 연결되는 상호 연관된 작업들의 신중하게 계획된 모음이 필요합니다.

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이렇게 그룹화된 연결된 작업들이 프로세스를 구성합니다.

비즈니스 프로세스 관리는 본질적으로 이러한 프로세스를 통제하며, 이는 구조화되고 반복 가능하거나 비구조화되고 가변적일 수 있습니다. 프로세스 내 단계의 순서는 인스턴스마다 다를 수 있으며, 이는 게이트웨이, 조건, 비즈니스 규칙이 있음을 의미합니다.

프로세스가 복잡할 필요는 없습니다. 종이 비행기를 만드는 것과 같은 간단한 절차도 지정된 순서대로 수행해야 할 작업 세트가 필요하며, 이러한 작업을 프로세스로 문서화하는 것이 유용합니다(아래 Aviation Explorer의 이미지 참조).

비즈니스 프로세스는 끊임없는 변화 상태에 있으므로, 비즈니스 프로세스 관리는 개선을 위해 운영을 지속적으로 조정하고 변경하는 지속적인 관행입니다.

비즈니스 프로세스 관리 내에서 프로세스는 조직에 가장 중요한 자산으로 간주되며, 이는 당연합니다. 프로세스를 구현한 기업은 프로젝트 성공률이 95%로, 그렇지 않은 기업(25%)보다 280% 더 높습니다.

이러한 프로세스를 자산으로 이해, 관리, 개발함으로써 기업은 고객에게 부가가치 제품과 서비스를 제공할 수 있습니다.

표준화된 프로세스의 이점

비즈니스 프로세스 관리 시장은 2017년부터 2023년까지 연평균 14% 성장률(CAGR)로 2023년까지 1,600만 달러 규모로 성장할 것으로 예상됩니다. 즉, 이 관행은 이미 인기가 있으며 더욱 보편화될 것입니다.

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비즈니스 프로세스 관리는 비용을 절감합니다

프로세스를 상세히 매핑하면 각 단계와 프로세스 전체의 소요 시간, 필요한 자원, 빈도, 비용에 대한 통찰을 얻을 수 있습니다. 각 비즈니스 운영에 대한 이 수준의 세부 정보로 중복을 제거하고, 품질 관리 문제를 식별하며, 과도한 자재 및 인건비를 강조할 수 있습니다.

비즈니스 프로세스 관리는 고객 니즈 인지 및 대응에 이롭습니다

비즈니스 운영과 프로세스는 고객과 그들의 변화하는 니즈에 반응해야 합니다. 산업 업계의 고객 변화에는 배송 기대치 증가, 워크플로 가시성, 제품 맞춤화가 포함됩니다.

프로세스 관리 방법을 사용하면 일련의 작업을 고객 중심으로 수정할 수 있습니다.

비즈니스 프로세스 관리는 비즈니스 모델을 개선하고 적응시킵니다

구식 비즈니스 모델로는 멀리 갈 수 없습니다. BPM을 통해 비즈니스 프로세스를 더 잘 이해하여 적절한 시기에 올바른 변화를 줄 수 있습니다. 프로세스 내 각 작업에 대한 완전한 투명성을 통해 변화를 계획하고, 구현하고, 변화에 대한 반응을 측정하고, 이 반응을 평가하고 배울 수 있습니다.

우리의 비즈니스 세계는 끊임없이 진화하고 변화합니다. 디지털 시대의 기술 부상이나 소비자 니즈 변화 같은 변화 요인들은 비즈니스 프로세스에 부담으로 작용합니다. 경쟁에서 앞서 나가기 위해 비즈니스 프로세스를 그에 맞게 적응시킬 수 있어야 합니다.

비즈니스 프로세스 관리는 생산성을 높입니다

BPM을 통해 비효율을 식별하고 제거할 수 있습니다. 아디다스(Adidas)를 예로 들어보겠습니다. 아디다스는 BPM을 통해 주문 접수와 시스템 주문 가시성 사이의 지연 시간을 개선하여 주문을 더 빠르게 처리했습니다. 또 다른 예로, 다양한 차량용 고성능 보호 코팅을 제공하는 레네가드(Renegard)는 BPM 시스템 구현 후 생산성 증가를 보고했습니다.

비즈니스 프로세스 관리는 경쟁 우위를 제공합니다

BPM은 프로세스를 지속적으로 분석하고 개선합니다. 이 개선은 낭비와 느리고 번거로운 단계를 제거하는 것을 의미합니다. 낭비되는 시간을 제거함으로써 비즈니스 프로세스를 간소화하고 혁신과 같은 중요한 것에 집중할 수 있습니다.

비즈니스 프로세스 관리는 고객 유지율을 개선합니다

혁신과 생산성 같은 지표를 개선하면 연쇄적인 파급 효과가 있어, 고객이 귀사의 제품/서비스에 더 만족할 가능성이 높아집니다.

통합된 BPM 접근법을 통해 고객 지원, 성공, 서비스 제공을 나머지 회사 활동에 구축하여 이를 더욱 강화할 수 있습니다. 예를 들어, 간단한 고객 지원 프로세스를 설정하고 사용할 수 있습니다.

비즈니스 프로세스 관리는 프로세스 표준화를 설정합니다

BPM은 비즈니스 프로세스 표준화를 통한 품질 관리의 한 형태입니다. 표준화를 통해 향후 프로세스를 더 쉽게 개선할 수 있고, 생산성이 증가하며, 운영을 그에 맞게 스케줄링할 수 있습니다.

비즈니스 프로세스 관리는 부서 간 협업을 장려합니다

BPM을 통해 제공되는 프로세스 투명성은 부서 간 운영을 비교하고 이해하는 것을 가능하게 합니다. 부서 간 협업은 공유되는 프로세스를 식별하고, 중복을 파악하며, 공유 정보와 전문 지식이 유익할 수 있는 부분을 배울 수 있습니다.

비즈니스 프로세스 관리는 안전, 보안, 컴플라이언스를 개선합니다

투명성 부족은 안전, 보안, 컴플라이언스 문제를 초래할 수 있습니다. BPM은 이러한 문제를 조명하여 이해관계자가 인지하게 합니다. 프로세스는 내부 및 외부 컴플라이언스, 안전, 보안 표준에 맞춰 쉽게 조정될 수 있습니다.

프로세스 구축 방법

BPM이 비즈니스에 많은 이점을 가져다준다는 것을 알 수 있습니다. 다음 질문은 오늘 귀하의 비즈니스에 BPM을 어떻게 구현하느냐입니다.

BPM 구현은 프로세스 문서화에서 시작합니다. 즉, 현재 프로세스를 가져와 관련 팀원을 포함하여 문서화한 다음, 각 프로세스를 실행하고 테스트합니다.

단순화를 위해 프로세스 구현 과정을 세 가지 핵심 부분으로 단순화할 수 있습니다:

사전 구현 (계획)
구현 (실행)
재구현 (검토)

더 명확히 하기 위해 예시 프로세스와 그 구현 과정을 살펴보겠습니다.

산업 기업을 위한 샘플 프로세스

전 세계적으로 흔한 라텍스 장갑은 산업 프로세스의 흥미로운 예입니다. 현재 운영은 고대의 기술과 초현대 기술 간의 완벽한 시너지로 작동합니다. 이 두 방법 사이의 균형을 맞추는 것은 라텍스 장갑 제조를 위한 프로세스 설계를 위한 사전 구현 단계의 일부가 될 것입니다.

먼저 아래 영상과 같이 라텍스 장갑 생산 단계가 구현되기 전에 계획됩니다.

이 라텍스 장갑 예시는 프로세스가 어떻게 문서화되는지 보여주는 데 훌륭합니다. 제조를 위해 장갑을 운반하는 컨베이어 벨트처럼, 문서화된 프로세스는 각 단계가 올바른 순서로, 적절한 시기에 수행되고, 어떤 단계도 누락되지 않도록 보장합니다. 이 경우 올바른 작업 순서는 다음과 같습니다:

세라믹 또는 알루미늄으로 만든 손 모양 몰드 준비
비눗물로 세척하여 이전 고무 장갑 생산 잔여물 제거
표백제로 세척하여 이전 고무 장갑 생산 잔여물 제거
표백제가 묻은 몰드 손이 브러시를 통과하며 추가 세척
손 몰드를 뜨거운 물통에 세척
손을 캐리어에 돌려 물기 제거
손이 아직 약간 젖은 상태에서 화학 욕조에 담금
손 몰드를 강도 강화된 따뜻한 액체 고무에 담금
액체 고무가 손의 화학 물질(화학 욕조에서)과 반응하여 젤 형태가 됨
고무 젤로 코팅된 손이 회전하여 잔여물을 털어내고 뜨거운 오븐을 통과하여 건조
고무가 휘발화(volatilization)라는 화학 공정을 거쳐 강하고 탄력 있게 됨
장갑 세척 및 건조
장갑이 브러시를 통과하며 커프가 말림
작업자가 몰드 손에서 장갑을 벗겨냄

구현 전 이 프로세스를 문서화하면 운영 중 오류를 줄이고 결과적으로 시간 가용성을 개선하며 비용을 절약할 수 있습니다. 단계가 사전 구현에서 문서화되면, 구현 과정에서 비효율, 병목 단계, 개선 영역이 드러납니다. 기록된 프로세스 단계를 참조하고, 이 단계들을 검토하고, 개조를 위해 평가함으로써 개선을 이룰 수 있습니다.

비즈니스 프로세스를 구축하는 방법을 이해하기 위해 참고할 수 있는 많은 정보가 있습니다.

프로세스 관리 방법

프로세스를 구축한 후 다음 단계는 관리하는 것입니다. 간단한 비즈니스 프로세스 관리 시스템은 펜과 종이를 사용하여 프로세스의 각 단계를 적고 따라가는 것만큼 간단할 수 있습니다.

이는 체크리스트로 할 수 있으며, 각 작업을 종이에 문서화합니다. 그런 다음 각 작업을 검토하여 주어진 프로세스를 어떻게 개선할 수 있는지 결정할 수 있습니다.

이 간단한 펜과 종이 접근법의 문제는 프로세스가 점점 더 복잡해질 때 발생합니다. 조건부 로직이나, 특정 작업의 우선순위를 정하는 방법, 올바른 직원이 특정 작업에 할당되도록 하는 방법 같은 기능이 필요할 수 있습니다.

다행히 프로세스 관리에 이러한 복잡성을 더하는 데 도움이 되는 도구들이 있습니다. 온라인 BPM 도구는 복잡한 비즈니스 프로세스를 관리하는 훌륭한 방법입니다.

이를 예시로 들기 위해 최고의 BPM 소프트웨어인 Process Street를 살펴보겠습니다. Process Street에서는 체크리스트에 다음 기능을 포함할 수 있습니다:

필요에 따라 팀원 간 작업 할당
프로세스에 조건부 로직 도입
작업 순서와 우선 작업 완료를 보장하는 중단 작업(Stop tasks) 추가
작업 마감일 설정으로 기한 내 완료 보장

이 기능들은 사용자 친화적인 방식으로 프로세스에 복잡성을 더합니다. 이러한 체크리스트로 인적 오류를 최소화하고, 책임성을 높이며, 주어진 프로세스의 모든 작업을 완료하는 데 필요한 도구와 정보가 기록되어 사용자에게 제공됩니다.

오늘 귀하의 비즈니스에 비즈니스 프로세스 관리 도입하기

이 기사에서는 비즈니스 프로세스 관리가 무엇인지, 그리고 어떻게 비즈니스 프로세스를 문서화하고 구축하기 시작할 수 있는지 논의했습니다. 더 복잡한 프로세스의 경우, Process Street와 같은 비즈니스 프로세스 관리 소프트웨어를 사용하여 정리할 수 있습니다.

비즈니스 프로세스 관리는 비즈니스에 많은 이점을 가져다주므로, 게임에서 앞서 나가기 위해 오늘 귀하의 비즈니스에 BPM을 도입하세요.

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