CMMS 소프트웨어를 구입하기 전에 물어볼 질문

유지 관리의 세계는 시장 요구, 경제적 문제 및 기술 발전이 광범위한 산업 분야에 걸쳐 기업에 도전 과제를 안겨줌에 따라 진화했습니다. 이러한 상황에 대응하여 CMMS(Computerized Maintenance Management Software)는 크고 작은 기업을 위한 유지 관리 솔루션을 제공하는 빠르게 성장하는 산업이 되었습니다. 그러나 시장에 나와 있는 유지보수 관리 시스템의 수와 다양성을 감안할 때 기업의 고유한 요구 사항과 구조가 다르기 때문에 비즈니스에 적합한 CMMS 솔루션을 찾는 것도 추가 도전 과제가 될 수 있습니다.

CMMS 소프트웨어는 많은 것을 약속하지만 잠재적인 이점을 얻는 것은 주로 회사의 요구, 소프트웨어의 기능 및 기타 산업별 요인의 균형에 달려 있습니다. 적합한 제품을 찾으면 유지보수 부서뿐만 아니라 전체 비즈니스를 혁신할 수 있습니다. CMMS 소프트웨어를 사용하는 558개 기업을 대상으로 한 설문조사에서 새 소프트웨어를 구현한 후 생산성이 평균 28% 증가했다고 보고했습니다. 일반적으로 조직에 적합한 유지 관리 솔루션을 찾는 가장 좋은 방법은 CMMS 공급업체에 질문할 올바른 질문을 아는 것입니다.

CMMS 쇼핑을 시작하기 전에 해야 할 2가지:

1. CMMS 선정 팀 구성

귀하에게 적합한 CMMS 솔루션 검색을 시작하기 전에 회사 운영의 여러 이해 관계자와 상의해야 합니다. 유지 관리 부서에서 일하는 사람들이나 외부 계약자 및 공급업체와 협력하는 사람들을 찾으십시오. 그들의 통찰력과 피드백은 중요합니다. 장비 고장의 결과에 대처하는 방법뿐만 아니라 운영을 개선하는 데 필요한 것이 무엇인지 알기 때문입니다.

2. 요구 사항 정의

유지 관리 작업의 100%를 소프트웨어 시스템으로 성공적으로 이전하는 데 필요한 기능을 결정하십시오. 현재 CMMS를 교체하려는 경우 현재 시스템에 부족한 작업을 고려하면서 중복되는 기능을 기록해 두십시오.

필수 기능 목록과 도움이 되지만 필요하지 않은 속성의 보조 목록을 만드십시오. 통찰력을 얻으려면 CMMS 선택 팀에 문의하십시오. 어디서부터 시작해야 할지 잘 모르겠다면 다음은 자주 요청되는 몇 가지 기능입니다.

• 월별 또는 분기별 유지 보수 수리 비용 추적
• 예방 유지보수 도구로 장비 가동 중지 시간 감소
• 종이 필요 없음
• 간단한 작업 주문 관리 및 작업 주문 요청 양식
• 모바일 장치를 사용하여 작업 주문을 처리하는 기능(마찬가지로 iOS 및 Android 앱이 모두 있습니까?)
• 장비 및 부품의 위치 추적 방법
• 유지보수 활동 계획을 위한 캘린더 시스템
• 필요한 경우 팀 구성원과 고위 경영진 간의 의사 소통 개선

모든 CMMS 공급업체에게 물어볼 4가지 예비 질문

비즈니스에 필요한 기능 세트에 대한 일반적인 아이디어가 있으면 조직에 잠재적으로 일치할 수 있는 솔루션을 식별해야 합니다(비교를 위해 3~4개의 다른 공급업체를 선택하는 것이 좋습니다). 공급업체와 이야기할 때 다음 사항을 염두에 두십시오.

데모를 제공하나요?

가격표에 관계없이 먼저 테스트하지 않고 시스템에 뛰어들지 마십시오. 공급업체가 이미 귀사의 요구 사항에 맞게 조정된 데모를 조정할 수 있다면 이는 올바른 방향으로 나아가는 것입니다. cmms 소프트웨어 데모 중에 필요한 기능 목록을 참조하여 CMMS가 요구 사항을 충족하는지 확인하십시오. 필요하지 않은 과도한 기능은 사용하지 않더라도 비용을 지불할 수 있으므로 주의하십시오.

소프트웨어는 어떤 산업을 대상으로 합니까?

일부 CMMS 솔루션은 특정 유형의 비즈니스 또는 조직을 위해 설계되었습니다. 예를 들어 비영리 단체와 소규모 기업에는 기업 및 병원과 동일한 도구가 필요하지 않습니다.

예를 들어 의료 환경에서 유지 보수 작업자는 병원의 여러 층 사이에서 끊임없이 이동하는 수백만 달러 가치의 장비를 추적할 수 있습니다. 이 장비 조각은 생명이 달려 있기 때문에 실패할 수 없습니다. 이 경우 유지 관리 작업의 시간을 특정 간격으로 지정하거나 언제든지 발생할 수 있는 트리거된 이벤트와 연결해야 합니다.

다른 기업은 장비 및 건물의 유지 관리 요구 사항뿐만 아니라 자동차 차량의 서비스 요구 사항을 모니터링하는 솔루션이 필요할 수 있습니다. 일부 CMMS 제품군에는 차량 관리 기능이 있지만 모든 CMMS에 이 기능이 있는 것은 아닙니다. 또는 소규모 사무실의 요구 사항은 업무상 중요한 기계의 작동 상태를 유지하고 전구와 진공 필터를 일정에 맞춰 교체하는 것으로 제한될 수 있습니다.

CMMS는 사용자 친화적입니까?

사용성이 핵심입니다. 새로운 CMMS를 이해하는 데 시간, 자원 및 돈을 낭비하고 있다면 투자 수익을 얻을 수 없습니다. CMMS는 조직의 기술에 정통한 구성원만을 위한 것이 아니라 모든 사람을 위해 설계되었습니다. 즉, 1층 유지 관리 기술자에서 C급 관리자에 이르기까지 모든 직원이 매일 CMMS를 효과적으로 사용해야 합니다.

CMMS를 사용하면 더 많은 데이터와 노력을 입력할수록 시스템에서 더 나은 수익을 얻을 수 있습니다. 기술에 정통한 기술이 필요한 소프트웨어 시스템을 선택하면 시스템의 잠재력을 실현하기 어려울 것입니다. 직원이 시스템을 배우는 데 어려움을 겪거나 더 심하게는 너무 답답해서 배우기를 거부하면 오류가 발생할 수 있습니다. HVAC 장치는 7월의 더운 날에 고장이 나거나 병원의 인명 구조 장비가 필요에 따라 작동하지 않을 수 있습니다. CMMS는 유지보수 부서의 보조자로 간주되어야 합니다. 유지 관리 프로세스의 모든 단계에서 사용되는 소프트웨어입니다. CMMS가 아무리 정교하더라도 직원들이 기꺼이 사용하고 사용할 수 있는 경우에만 가치가 있습니다. 사용자 친화적인 CMMS 소프트웨어(종종 시설 관리 소프트웨어라고도 함)를 선택하면 모든 사용자의 시스템 활용이 크게 증가합니다.

CMMS 공급업체와 이야기할 때 시스템 구현에 일반적으로 시간이 얼마나 걸리는지, 그리고 일반적으로 처음 몇 개월 이내에 새 클라이언트로부터 예상되는 지원 요청이 얼마나 되는지 물어보십시오. 이러한 질문을 통해 소프트웨어가 실제로 얼마나 사용자 친화적인지 잘 알 수 있습니다.

소프트웨어가 웹 기반입니까 아니면 설치되어 있습니까?

웹 기반 CMMS 솔루션(SaaS(Software as a Service) 또는 클라우드 컴퓨팅이라고도 함)은 일반적으로 하드웨어에서 공급자가 호스팅하고 자체 데이터 센터에서 관리합니다. 사용자는 웹 사이트, 특정 앱 또는 소프트웨어 솔루션을 통해 인터넷을 통해 액세스합니다. 반면에 설치된 CMMS는 현장에서 완전히 호스팅되므로 모든 하드웨어는 CMMS를 사용하여 회사에서 설치, 관리 및 제어해야 합니다.

일반적으로 웹 기반 CMMS 솔루션은 훨씬 저렴하며 제품에 간소화된 지원 기능을 통해 사용자에게 훨씬 더 높은 수준의 지원을 제공합니다. 그러나 사이트에서 호스팅되지 않기 때문에 사용자는 설치가 호스팅되는 하드웨어를 제어할 수 없기 때문에 CMMS를 덜 제어할 수 있다고 느끼는 경우가 있습니다. 일부 사용자는 데이터가 사이트에서 호스팅되는 것과 비교하여 웹 기반 플랫폼에서 안전하지 않다고 생각합니다. 데이터 보안 문제는 오늘날의 정교한 SaaS 모델의 우선 순위입니다. 웹 기반 CMMS 보안에 대한 자세한 설명은 여기에서 우리 기사를 읽으십시오. 많은 웹 기반 CMMS 제공업체와 마찬가지로 Hippo는 256비트 암호화를 사용하여 클라이언트의 데이터를 보호합니다. 또한 하드웨어에 대한 정기적인 연간 보안 테스트를 수행하여 가능한 모든 구멍이 즉시 패치되도록 합니다. 관리형 보안 서비스의 비용을 고려할 때 실제로 설치된 CMMS가 웹 기반 솔루션보다 더 안전할 가능성은 거의 없습니다.

CMMS 가격 책정에 대해 물어볼 5가지 질문

귀하의 비즈니스에 적합한 CMMS를 찾는 것은 방정식의 일부일 뿐입니다. 다른 부분은 CMMS 소프트웨어 비용입니다. CMMS 소프트웨어를 사용하는 실제 비용은 원하는 기능, 사용자 수 및 관리되는 데이터의 양에 따라 공급업체마다 다릅니다. 단일 사용자 라이선스는 다른 연간 구독 또는 서비스 요금을 포함하지 않고 월 25달러로 비용이 월 200달러로 증가하는 것으로 나타났습니다. 비용에 대한 신뢰할 수 있고 정확한 정보를 얻으려면 CMMS 공급업체 웹사이트에서 제공되는 정보 이상을 살펴보는 것이 가장 좋습니다. 다음 질문을 하여 CMMS 소프트웨어를 구입하기 전에 제품 및 비용에 대해 공급업체와 직접 소통할 시간을 가지십시오.

공급업체에서 사용자가 추가될 때마다 비용을 청구합니까?

일부 CMMS 솔루션은 고정 라이센스 비용으로 구축되지만 다른 솔루션은 시스템에 액세스하는 사용자 수에 따라 더 많은 금액을 청구합니다. 시스템이 예산에 맞는지 확인하려면 이 문제를 해결해야 합니다. 추가 사용자에 대해 요금을 부과하는 시스템은 빠르게 확장되는 비즈니스에 엄두를 내지 못할 수 있습니다. 더 나은 대안은 무제한 사용자를 허용하여 비용 상승에 대한 우려를 없애는 패키지일 수 있습니다.

공급업체에 사용자를 정의하는 방법을 묻는 것도 중요합니다. 사용자는 방금 시스템에 액세스하는 사람입니까, 아니면 작업 지시를 요청할 수 있는 사람입니까? 받을 견적을 정확하게 예측할 수 있도록 공급업체와 동일한 페이지에 있는지 확인하십시오.

가격 구조가 명확합니까?

수수료 구조에 대해 CMMS 공급업체와 자세히 이야기하여 숨겨진 수수료를 식별합니다. 회사의 요구 사항을 설명하고 앞으로 어떤 종류의 수수료를 기대할 수 있는지 직접 물어보십시오. 언급한 바와 같이 모든 CMMS 시스템이 시스템에 액세스하는 사용자 수와 비용을 연결하는 것은 아닙니다. 일부는 매월 제출된 작업 주문량에 따라 요금을 청구하지만 다른 일부는 귀하의 비즈니스가 보유하거나 인수하는 사이트, 건물 또는 부서의 수에 따라 요금이 변경됩니다.

웹 기반 소프트웨어가 옵션인 경우 이를 고려하십시오. 웹 기반 소프트웨어의 가격 책정은 일반적으로 더 유연하고 관리하기 쉬우며 증분(연간 또는 월간) 지불 방식으로 제공됩니다. 또는 회사 전용 서버에 설치해야 하는 사이트 기반 소프트웨어는 일반적으로 초기 비용이 더 많이 듭니다. 그 비용에도 불구하고 기업은 라이선스 비용과 지원 구독에 대해 월간 또는 연간 비용을 지불해야 할 수 있습니다.

할인이 있습니까?

많은 CMMS 회사는 비영리 고객, 장기 약정 및 기타 유형의 고객에게 할인을 제공합니다. 조사하는 동안 각 공급업체에 어떤 유형의 할인을 제공하는지 문의하십시오. 할인 금액은 공급업체마다 다를 수 있습니다. 고려 사항 및 최종 의사 결정에 적용 가능한 할인을 고려하십시오.

환불 정책은 무엇입니까?

올바른 CMMS를 찾는 것은 힘든 일이며, 불만족스러운 경우에는 의지를 갖는 것이 중요합니다. 공급업체가 어떤 종류의 만족 보증을 제공하는지 물어보십시오. 보증 기간과 조건이 무엇인지 알아보십시오. CMMS 소프트웨어의 설치 및 구현은 몇 주 또는 몇 달이 소요되는 긴 프로세스일 수 있으므로 환불 기간을 연장하는 것이 합리적입니다.

설정 비용은 얼마입니까?

소프트웨어 구현 비용은 비싸고 궁극적인 거래 차단기가 될 수 있습니다. 일반적인 설정 비용에 대해 문의하고 고객이 고객으로서 첫 해에 일반적으로 얼마를 지불하는지 물어보십시오. 비즈니스마다 구현 장애물이 다르기 때문에 추정치에 쿠션을 추가하십시오.

시스템 설정은 일반적으로 두 가지 방법 중 하나로 발생합니다. 클라이언트가 모든 것을 설정하거나 클라이언트가 프로세스를 지원하기 위해 CMMS 소프트웨어 회사에 비용을 지불합니다. 자체 설정에 대한 결정은 비용뿐만 아니라 프로세스를 수행하는 데 필요한 사용 가능한 기술에 따라 결정되어야 합니다. 일부 비즈니스의 경우 자체 설정 프로세스와 관련된 시간, 리소스 및 좌절감으로 인해 공급업체 지원 참여를 더 선호할 수 있습니다. 이 경우 공급업체는 데이터베이스를 채우고 직원을 교육하는 데 더 기꺼이 도움을 줄 수 있습니다. 새 CMMS 소프트웨어를 직접 설정하여 비용을 절약하고 싶지만 시스템이 너무 복잡하여 공급업체의 도움이 필요한 경우 적합한 소프트웨어가 아닐 수 있습니다. 일반적으로 웹 기반 시스템은 전용 하드웨어가 필요한 현장 시스템에 비해 구현이 더 쉽습니다. 공급업체의 지원을 고려하려면 비용 차이를 미리 평가하는 것이 중요합니다.

모든 CMMS 공급업체에게 묻는 2가지 기술 지원 질문

가장 사용자 친화적인 소프트웨어조차도 성장통을 동반할 수 있습니다. 중요한 요소는 적절한 교육과 강력한 지원 직원이 어려움을 최소화할 수 있도록 하는 것입니다. CMMS를 성공적으로 구현하려는 경우 공급업체에 회사를 백업할 준비가 된 팀이 있는지 확인해야 합니다. 다음은 초기 상담 시 공급업체에 대한 두 가지 질문입니다.

교육을 제공합니까?

CMMS 공급업체가 데이터베이스 설정, 데이터 입력, 예방 유지 관리 일정 예약, 작업 주문 대기열 및 팀이 CMMS에서 필요로 하는 기타 서비스에 대해 교육할 것인지 알아보십시오. 마찬가지로 월 사용료(또는 설치비)에 교육이 포함되어 있는지 확인하십시오. 그렇지 않은 경우 교육에 대한 추가 비용은 얼마입니까?
가장 좋은 방법은 관리 및 기타 필수 사용자와 같은 소수의 핵심 인력이 가능한 한 빨리 소프트웨어에 대한 교육을 받도록 하는 것입니다. 그런 다음 해당 리더는 시간이 지남에 따라 다른 유지 관리 팀 구성원에게 지식을 전달할 수 있습니다. 이러한 방식으로 정보를 공유하면 선택한 CMMS 공급업체가 교육 및 지원 비용을 청구하는 경우 비용을 절약할 수 있습니다.

지원에 쉽게 도달할 수 있습니까?

지원팀에 연락할 수 있는 기간과 마찬가지로 중요한 예상 응답 시간을 알아보십시오. 사용 가능한 통신 방법에 대해 문의하십시오. 상황과 시간에 따라 이메일이 가장 잘 작동하고 다른 시간에는 전화 또는 채팅 통신이 선호될 수 있습니다.
지원 팀이 자격이 있는지 알아보십시오. 다시 말해, 기술 지원 직원이 아웃소싱되는 800 콜 센터 번호로 전화를 걸 것입니까, 아니면 버그를 수정하고 고객 경험을 개선할 수 있는 직원이 있는 기술자와 상호 작용할 것입니까?

CMMS에 투자하는 대부분의 고객의 경우 계획된 예방 유지 관리 프로그램을 마련하는 것이 비즈니스의 핵심입니다. 시스템 버그로 인해 예방 유지 관리의 기능이나 중요한 기능이 중단되는 경우 문제를 최대한 빨리 해결하는 것이 중요합니다. 전화 태그를 재생하거나 45분 동안 대기하거나 작업 주문 티켓을 다른 사람에게 전달하는 것은 답답하고 비용이 많이 들 수 있습니다. 이러한 문제를 어떻게, 누구에 의해 처리할 것인지 문의하십시오. 지원은 문제가 발생할 때까지 기업이 거의 생각하지 않는 것입니다. CMMS를 구매하기 전에 지원 서비스에 대해 문의하십시오.

장기적으로 CMMS의 성공에 대해 물어봐야 할 3가지 질문

CMMS 소프트웨어를 구입할 때 설치 비용 및 직원 교육 관련 문제를 중심으로 현재에 집중하는 것이 일반적입니다. 시스템이 성장하고 발전함에 따라 미래에 비즈니스에 어떤 영향을 미칠 것인지와 관련된 문제는 너무 자주 간과됩니다. 향후 비즈니스에 영향을 미칠 수 있는 다음 세 가지 요소를 고려하십시오.

비즈니스 성장에 따라 CMMS 소프트웨어를 확장할 수 있습니까?

비즈니스는 동적이므로 시간이 지남에 따라 변화하고 진화합니다. CMMS 공급업체에 문의하여 건물 추가, 직원 증가 또는 유지 관리 직원의 의무 및 작업 변경을 포함하여 회사 성장에 소프트웨어가 적응할 수 있는지 알아보십시오. 예를 들어, 병원은 매일 유지 관리가 필요한 새로운 장비의 도입이나 24/7 도로에 있어야 하는 구급차의 추가와 같은 지속적인 변화를 경험합니다. 이 경우 CMMS는 이러한 문제를 처리할 수 있어야 합니다. 회사가 발전할 가능성이 높으며 소프트웨어도 함께 발전해야 함을 예상하십시오. Ensure that all the details of the software’s expansion capabilities are laid out ahead of time.

Anticipate the possibility that your company will evolve, and that your software must be able to evolve with you. Ensure that all the details are laid out ahead of time so that your company isn’t caught off-guard in the midst of a major change or expansion.

Can the data be extracted for use in another CMMS system?

If your company grows beyond the limits of the software you select, it is important that you don’t find yourself in the position of having to start from scratch with a new system. An important issue to consider is, will the vendor allow you to repurpose the data stored on their system for use in a new maintenance management software system? Be sure to inquire about the procedure should data extraction become necessary.

What is the frequency of software updates?

Reputable software companies have a team of developers that are always working on improving its software. Updates are common and indicate that your CMMS vendor is invested in sustaining a lifetime relationship with satisfied customers. In general, web-based software is updated more frequently than software that is installed on a business’ own servers. However, these updates do not generally result in an interruption of service. Since differences in update frequency and associated downtimes vary from one vendor to another and from one format to another, it is best to inquire about how frequently software updates are released, at what time they are released, and what, if any down times can be expected during update installations.

To Find the Right CMMS For Your Business, You Have to Ask Questions and Find Answers

If you are still trying to keep track of your maintenance needs using a spreadsheet, it’s time to consider a CMMS as a more efficient, productive and profitable alternative. The U.S. Department of Energy reports that, on average, companies reported a 20% decrease in equipment downtime once maintenance management system software was implemented. Yet, even with the potential for large cost savings, you may already know that finding a CMMS that fits your business can be daunting.