시설 관리자가 CMMS용 스프레드시트를 버리는 9가지 이유

기업이 비즈니스를 수행하는 방식은 최근 몇 년 동안 극적으로 변화했습니다. 컴퓨터 기술은 자원, 재료 및 시간 절약과 관련하여 비즈니스 효율성을 높이는 데 크게 기여합니다. 1970년대 후반에 스프레드시트 소프트웨어가 등장하여 회계 및 재고 관리에 대한 기존의 연필 및 종이 접근 방식을 획기적으로 개선한 것으로 간주되었습니다. 그러나 시간이 지남에 따라 이러한 소프트웨어 패키지는 시설 관리 및 생산 프로세스를 변화시켰을 뿐만 아니라 기업이 최종 사용자에게 제품 및 서비스를 전달하고 전달하는 방식을 변화시킨 새로운 기술의 지속적인 발전을 따라잡는 데 어려움을 겪었습니다. 이러한 요인과 시설 관리와 구체적으로 어떤 관련이 있는지를 고려할 때, 산업 부문 전반에 걸쳐 점점 더 많은 기업이 스프레드시트 사용을 재고하고 CMMS(Computerized Maintenance Management Software) 시스템으로 눈을 돌리고 있다는 것은 놀라운 일이 아닙니다. 주어진 시간에 사용자에게 시설 운영에 대한 개요를 제공하거나 개별 장비의 상태를 제공할 수 있는 고도로 정교한 소프트웨어 패키지입니다.

스프레드시트가 시설 관리자에게 더 이상 선호되는 도구가 아닌 이유를 더 잘 이해하려면 스프레드시트의 기능을 이해하는 것이 중요합니다. 시작하려면 스프레드시트를 종이에 수동으로 만들거나 Microsoft Excel 또는 Lotus 1-2-3과 같은 컴퓨터 프로그램을 사용하여 만들 수 있습니다. 스프레드시트 소프트웨어를 사용할 때 행과 열로 정렬된 데이터를 캡처, 표시 및 조작할 수 있습니다. 사용된 형식에 관계없이 스프레드시트는 일반적으로 숫자 데이터와 짧은 텍스트 문자열을 보유하고 데이터 관계를 그래픽으로 표시하도록 설계되었습니다. 그러나 스프레드시트는 일반적으로 데이터베이스만큼 철저하게 데이터 항목을 구조화하고 레이블을 지정하는 기능을 제공하지 않으며 일반적으로 데이터베이스를 쿼리하는 기능을 제공하지 않습니다. 비용이 저렴하고 기본 정보를 간단한 차트와 목록으로 구성하는 데 가장 적합하지만 자산 관리 및 계획과 같은 복잡한 작업에는 적합하지 않습니다.

그에 비해 현재 CMMS 시스템은 훨씬 더 강력하며 기업이 작업 주문을 추적하고 정확한 보고서를 신속하게 생성하며 예방 유지 관리 또는 수리가 필요한 자산을 즉시 결정할 수 있는 기능을 제공합니다. 운영 데이터를 검토함으로써 CMMS는 비즈니스 예측에 적합합니다. 소프트웨어의 최근 혁신에는 안전한 클라우드 기반 인터페이스, 모바일 장치 접근성, 사용 편의성을 더욱 높여주는 종이 없는 기능이 포함됩니다. 이러한 요인을 감안할 때 유지 관리 소프트웨어 프로그램은 유지 관리 시스템의 범위, 성능 및 효율성이 부족한 스프레드시트 패키지를 이제 대체하고 있습니다.

다음은 최적화된 수익과 생산성을 위해 활용할 수 있는 9가지 CMMS 이점입니다.

1. 시설 데이터의 신뢰성

2006년 Information and Software Technology에 발표된 연구에 따르면 전자 스프레드시트는 검토된 스프레드시트의 88%에서 발견되는 오류가 발생할 수 있다고 보고했습니다. 키 입력 오류, 잘못 할당된 셀, 잘못된 데이터 범위 및 수식 실수는 오류의 원인 중 일부입니다. 결과적으로 오류는 결과를 왜곡하고 회사 운영에 부정적인 영향을 미칠 수 있습니다. CMMS 데이터 입력 형식 및 정확도 검사는 이러한 오류가 발생할 가능성을 줄입니다.

2. 실수는 너무 늦을 때까지 알아차리지 못하는 경우가 많습니다.

스프레드시트는 데이터를 분석하기 위해 적절한 공식을 선택하는 사용자에 의존합니다. 입력한 데이터가 정확하더라도 잘못된 공식을 선택하면 결과에 오류가 발생합니다. 이러한 유형의 오류가 즉시 발견되지 않으면 비즈니스 운영에 막대한 비용이 소요될 수 있습니다. CMMS는 사전 프로그래밍된 분석 공식을 통해 이러한 일이 발생할 위험을 제거합니다.

3. 시간 절약 효과

스프레드시트 데이터 입력은 시간이 너무 많이 소요되어 많은 회사에서 스프레드시트에 데이터를 입력하기 위해 숙련도가 낮은 직원을 고용합니다. 이미 언급한 오류 경향을 감안할 때 교육을 받지 않은 직원이 이 중요한 작업을 관리하도록 하는 것은 위험할 수 있습니다. 유지 관리 소프트웨어 플랫폼은 데이터 입력을 쉽게 하는 동시에 사용자 권한을 통한 액세스를 제한합니다. 이 기능은 사용자가 프로그램 내에서 변경할 수 있는 것을 제한하고 오류로부터 보호합니다.

4. 스프레드시트는 데이터 관계에 대한 제한된 보기만 제공합니다.

상당한 기술 전문 지식과 시간이 있으면 스프레드시트를 프로그래밍하여 매우 좁은 범위 내에서 데이터를 분석할 수 있습니다. 그러나 자산 추적, 재고 및 기타 유지 관리 및 예방 유지 관리 일정과 같은 워크플로 작업에 대한 분석은 제공할 수 없습니다. CMMS에는 이러한 기능이 있으며 보고서가 내장되어 있어 자산 이력, 부품, 노동력에 대한 즉각적인 통찰력을 쉽게 얻을 수 있습니다. 모든 전문 기술 교육 없이 수행됩니다.

5. 시설 유지 관리 보고서를 자동화하고 간단하게

스프레드시트에서 보고서를 생성할 수 있지만 CMMS와 비교할 때 생성하기 가장 사용자 친화적인 것은 아닙니다. 파이 차트, 분산형 다이어그램, 막대 그래프 등 스프레드시트 보고서는 시각적으로 매력적이거나 즉시 사용할 수 없습니다. 사용자는 실시간으로 손끝에서 정보를 원하기 때문에 유지 관리 소프트웨어(시설 관리 소프트웨어라고도 함)는 스프레드시트 프로그램에서 필요한 공식을 입력할 필요 없이 마우스 클릭이나 태블릿에서 탭만 하면 이 작업을 수행할 수 있습니다.

6. 중요한 시설 관리 지표에 대한 자세한 정보 제공

CMMS는 시설 관리를 위해 특별히 설계되었습니다. 스프레드시트는 적어도 정교한 프로그래밍 없이는 아닙니다. 유지 관리 소프트웨어는 전문적인 프로그래밍 기술 없이도 회사의 기능과 관련된 다양한 메트릭을 제공할 수 있습니다. 예를 들어, CMMS는 실시간으로 다음 메트릭을 생성할 수 있습니다. MTBF(고장 사이의 평균 시간); MTTR(평균 수리 시간).

7. 다른 소프트웨어 및 시설 응용 프로그램과의 통합

시설 유지 관리 소프트웨어의 가장 큰 매력은 이메일, 회계 소프트웨어, ERP 시스템, Active Directory 등과 같은 다른 소프트웨어와 인터페이스할 수 있다는 것입니다. 스프레드시트에는 이러한 기능이 없습니다. 이러한 최근의 CMMS 혁신은 효율성을 확장하고 시설 관리자에게 추가적인 시간 절약 혜택을 제공합니다.

8. 예방 유지 관리 예약

예방 유지보수 소프트웨어(PM)는 전체 시설을 운영하는 데 도움이 되므로 회사 효율성의 핵심입니다. 그러나 다양한 장비에서 PM을 수행하는 것은 특히 대규모 작업의 경우 쉬운 작업이 아닙니다. 종종 단일 장비의 PM에는 여러 작업 또는 단계가 포함됩니다. 스프레드시트는 예정된 유지 관리 프로토콜을 생성하거나 이를 수행하기 위한 알림 또는 미리 알림을 보낼 수 없기 때문에 이 영역에서 특히 제한됩니다. PM을 예약할 수 있다는 것은 CMMS가 각 장비와 관련된 모든 작업의 ​​체크리스트를 제공하고, 일상적인 일정을 만들고, 알림과 미리 알림을 보내고, 보고서를 생성할 수 있기 때문에 시설 관리자에게 매우 매력적인 이유입니다. 예정된 PM을 수행하면 예기치 않은 장비 고장이 줄어들고 가동 중지 시간이 단축됩니다.

9. 전반적인 시설 기능 향상

회사에는 표준 스프레드시트 프로그램의 기능을 넘어서는 많은 측면이 있습니다. 여기에는 노동 활용 모니터링, 작업 주문 생성, 공급 및 부품 주문 제출이 포함됩니다. 종합적으로 고려하면 유지 관리 소프트웨어는 시설 관리자가 기술자 할당, 일상적인 유지 관리 및 장비 교체를 예약할 최적의 시간에 대해 정보에 입각한 결정을 내리는 데 도움이 됩니다.

오늘날 다양한 산업 분야의 기업들은 가장 효율적이고 효과적인 성장 및 수익 창출 방법을 찾아야 하는 과제를 안고 있습니다. 한때 스프레드시트는 시설 관리자에게 탁월한 저비용 솔루션이었습니다. 그러나 대규모 조직의 경우 수백 또는 수천 개의 데이터 요소가 포함된 스프레드시트 프로그램을 유지 관리하는 것은 비현실적입니다. 조직의 자산과 서비스가 빠르게 변화하고 도전적인 환경에서 성장하고 발전함에 따라 스프레드시트에서 정보를 최신 상태로 유지하고 특히 정보에 입각한 의사 결정에 필요한 포괄적인 보고서를 생성하는 것이 논리적으로 어려워집니다. CMMS 소프트웨어는 이 문제에 대한 해답이며, 스프레드시트를 초과한 조직이 점점 더 많아지고 있습니다.