페이퍼리스 전환으로 수익 증대: 5가지 핵심 이점

페이퍼리스 전환 결정은 부담스럽게 느껴질 수 있습니다. 하지만 거부하면 결국 비즈니스가 뒤처지게 됩니다.

페이퍼리스 오피스 전환은 클라우드 스토리지부터 전자 서명까지 다양한 솔루션을 통해 수익을 강화하는 여러 이점을 제공합니다.

사무실 종이 더미를 없앨 준비가 되셨나요? 오늘 시작해야 할 다섯 가지 이유입니다.

사무실 조직 체계 개선

파일과 기타 정보 디지털화는 회사 조직 체계를 향상시킵니다. 팀이 더 이상 종이 흔적을 찾으려 사무실 전체를 뒤질 필요가 없습니다. 이는 조직 개선뿐만 아니라 직원 생산성에도 긍정적 영향을 미칩니다. 효율적 비즈니스 운영에 필요한 모든 정보가 권한이 있는 사람들이 즉시 접근할 수 있도록 클라우드 스토리지에 안전하게 저장된 디지털 문서에 들어 있습니다.

고객과의 커뮤니케이션 효율성 개선

고객에게 전자 인보이스 발송과 디지털 서명 활용으로 효율성이 향상됩니다. "우편물 분실" 핑계나 달팽이 우편 지연을 더 이상 감수하지 않아도 됩니다.

클라우드 스토리지 시스템 내에서 데이터베이스 소프트웨어, 흔히 고객관계관리(CRM) 시스템이라 불리는 것을 사용해 방대한 고객 정보를 저장할 수 있습니다. 그 결과 고객 인게이지먼트가 향상되고 궁극적으로 수익이 증대됩니다.

민감 데이터 보호

데이터베이스 소프트웨어 침해 우려가 있을 수 있지만, 디지털 파일을 벤더와 고객에게 저장하고 전송하는 것이 사실 훨씬 안전합니다. 많은 소프트웨어 프로그램이 기업의 시간과 비용을 절약할 뿐만 아니라 암호화로 디지털 파일 보안을 강화합니다.

민감 정보를 암호화 보호벽 뒤에 두면 안심할 수 있습니다. 물리적 파일은 같은 보장을 못 하며, 문제가 생겨도 모를 수 있습니다.

환경 지속가능성 기여

한 페이퍼리스 오피스만으로는 환경에 큰 영향을 못 미치지만, 수천 개의 중소·대형 조직이 동참하면 다릅니다. 페이퍼리스 전환이 지구를 계속 악화시키는 오염을 획기적으로 줄입니다. 친환경 페이퍼리스 오피스 전환에 금액을 매길 순 없지만, 대차대조표의 '영업권(Goodwill)' 항목을 높일 수 있습니다.

종이의 숨은 비용 절감으로 돈 아끼기

비즈니스 페이퍼리스 전환을 미루는 데는 많은 숨은 비용이 있습니다. 분실 문서는 엄청난 시간을 낭비시키고 회사 평판을 해칩니다.

페이퍼리스는 서류 작업의 고단함을 줄여 직원들이 더 가치 있는 업무에 집중하게 합니다. 게다가 페이퍼리스 오피스는 원격 근무를 쉽게 하고 보관용으로 쓰이던 비싼 공간을 확보해 줍니다. 그래도 확신이 안 선다면, 지속가능성 조치를 수행하는 오피스에 세액 공제 혜택도 있습니다.

페이퍼리스 전환에는 특정 장애물도 있습니다. 예를 들어 초기 비용이 전환을 막을 수 있습니다. 하지만 통합 디지털 솔루션을 효율성과 생산성 향상을 통한 비용 절감으로 이어지는 투자로 봐야 합니다.

페이퍼리스 오피스 전환을 위해 따를 수 있는 빠른 행동 단계:

• 스마트폰 스캔 앱으로 청구서·인보이스 스캔,
• 은행에 전자 명세서 요청,
• 벤더에 이메일로 정보 요청,
• 명함 스캔 앱 다운로드,
• 내부 문서 전자 전송,
• 공유형 전자 캘린더 시스템 사용,
• 디지털 서명 시스템 사용.

스콧 버데이(Scott Burday)는 트리니티 인티그레이티드 솔루션(Trinity Integrated Solutions) 사장입니다.