기술이 해결하는 3대 주요 원가 계산 과제

정확한 시간 추적은 건설 비즈니스에서 인건비를 관리해 수익성을 달성하는 데 필수적이며, 성공적인 기업과 그렇지 못한 기업을 가릅니다.

인건비가 올바른 프로젝트나 작업에 할당되지 않거나 완료된 작업 수량이 틀리면 프로젝트 예산을 통제하기 어렵습니다. 정확성은 프로젝트 이익이나 손실에 직접적인 영향을 미칩니다.

효과적인 원가 계산과 시간 추적은 수집된 데이터만큼만 좋습니다. 다행히 오늘날의 실시간 클라우드 기반 솔루션은 이러한 프로세스를 간소화할 뿐만 아니라 비즈니스의 다른 주요 데이터 포인트도 연결합니다. 회계, 급여, 원가 계산, 시간 추적, 자산 관리, ERP 프로그램을 통합함으로써 올바른 솔루션은 전반적인 가시성을 높이고 더 나은 의사결정을 가능하게 합니다.

계약자와 감독자가 원가 계산과 시간 추적 시스템을 다루며 흔히 겪는 세 가지 골치 아픈 시나리오와, 업그레이드가 어떻게 스트레스를 줄이고 인적 오류를 완화하며 프로젝트 이익을 늘리는 데 도움이 되는지 살펴보겠습니다.

골칫거리 1: 노동 시간과 끊임없이 변하는 작업 추적. 팀의 노동 시간과 생산성 추적은 각 구성원이 종이 또는 스프레드시트 기반 타임카드를 정확하게 유지하는 데 달려 있습니다. 하지만 이것들은 작성하는 데 귀중한 시간이 걸릴 뿐만 아니라 불일치가 발생하기 쉽습니다. 종종 작업이 완료된 후 며칠 또는 몇 주 뒤에 작성됩니다. 또한 팀 구성원이 비활성 비용 코드를 실수로 입력하거나 시간을 누락하거나 현장 근무 시간이나 특정 작업 시간을 과대평가할 수 있습니다.

실시간 클라우드 기반 시간 추적은 건설 프로젝트의 진정한 원가 계산을 달성함으로써 이 문제를 해결합니다. 종이 타임시트나 스프레드시트를 작성하기를 기다리는 대신, 각 팀원은 휴대폰에서 클라우드 기반 앱을 열고 PIN으로 인증한 후 작업 중인 프로젝트를 선택하고, 수행할 작업을 선택하고, 당일 작업을 수행할 장비를 선택합니다. 입력을 확인하면 앱이 직원의 셀카를 찍고 물리적 위치를 확인합니다. 앱의 얼굴 인식 기능이 직원의 셀카를 프로필 사진과 비교해 불일치 시 경고를 표시합니다.

얼굴 인식이 있는 시간 추적 솔루션은 올바른 사람이 적절한 프로젝트에 노동 시간을 완전한 정확성으로 할당하므로 원가 계산을 더 정확하게 만듭니다. 시간 추적 앱이 ERP나 급여 시스템과 통합되면 원가 데이터가 클라우드에서 승인된 상태로 사용 가능해집니다. 그런 다음 정보는 결국 처리와 보고를 위해 해당 데이터 필드로 푸시됩니다. 팀이 시멘트 혼합에서 타설로 작업 전환 시, 각 구성원은 이전 작업을 클아웃할 필요 없이 다음 작업을 선택하기만 하면 됩니다. 각 작업 변경은 3초 미만으로 완료됩니다. 직원은 하루 일을 마칠 때만 클아웃하면 됩니다.

가장 정확한 원가 계산을 얻는 가장 좋은 방법은 원가 데이터를 발생하는 대로 수집하는 것입니다. 인터넷 접속이나 적절한 셀룰러 데이터 서비스가 없어도 직원은 발생하는 대로 원가 데이터를 수집하고 클인/아웃할 수 있습니다.

실시간 추적은 계약자에게 정확한 원가 계산 보고서를 위한 최상의 데이터를 제공하고, 프로젝트의 실시간 진행 상황을 포착해 문제를 가능한 가장 이른 시점에 드러냅니다. 이는 계약자에게 프로젝트 수익을 보호할 최상의 기회를 줍니다.

골칫거리 2: 애플리케이션 간 동기화되지 않은 데이터 처리. 계약자들은 수년간 기술로 원가 계산 정확성을 높여왔습니다. 일부는 여전히 종이를 사용합니다. 다른 이들은 스프레드시트나 독립형 소프트웨어를 사용합니다. 손으로 쓴 수집 방식을 스프레드시트로 이동하면 적당한 개선이 있을 수 있지만, 대부분의 스프레드시트에는 계산 또는 입력 오류가 있습니다. 많은 기업이 종이에 데이터를 수집하고, 스프레드시트에 추가한 다음 다시 소프트웨어에 입력합니다.

여전히 많은 오류 가능성과 시간 낭비, 정확성 과제를 초래하는 간극이 존재합니다. 단순한 데이터 수집 또는 입력 오류가 비용이 많이 드는 가정으로 이어질 수 있습니다. 반면, 제어 기능이 있는 현대적인 통합 시스템은 모든 원가 계산 데이터를 동기화된 상태로 유지합니다. 이런 가드레일은 계약자들이 원가 계산 노력을 개선해 예측이 궁극적으로 수행될 작업과 밀접하게 일치하도록 돕습니다.

ERP와 급여 시스템이 시간 추적 앱과 실시간으로 통합되면, 프로젝트 원가 구조가 동일해지는 상호 연결된 시스템이 생성됩니다. 이는 현장에서 수집하는 데이터 방식이 정확한 원가 계산 보고와 급여 처리를 위한 ERP의 원가 계산 리포트 데이터 구조와 일치하도록 보장합니다. 또한 변경 주문으로 인해 프로젝트 중간에 새로운 작업이 추가되면 ERP 통합이 자동으로 시간 추적 앱에 작업을 추가해 현장 직원이 새 작업을 선택할 수 있게 합니다. 또한 더 고급 통합은 프로젝트별 원가 코드만 표시해 직원이 잘못된 코드를 선택하지 않게 보호합니다.

시간 추적 솔루션은 ERP의 프로젝트 원가 구조를 반영하므로, 감독자는 프로젝트 인건비 예산이 어떻게 영향을 받는지 인지하고, 예산 초과를 조기에 포착해 프로젝트를 예산 내에서 유지하기 위한 시기적절한 결정을 내릴 수 있습니다.

가상 예시: 콘크리트 보도 팀이 출근합니다. 클인할 때 어제의 변경 주문으로 ERP에서 새 원가 코드가 시간 추적 앱에 추가되었습니다(예: 보도에 철근 매트 추가). 감독자가 직원에게 알리면 직원이 새 작업을 선택할 수 있습니다. 다른 날, 다른 프로젝트, 다른 요율의 코드를 오타 내거나 사용할 가능성이 없습니다. 팀이 작업을 완료하면 시간 추적 앱과 ERP 시스템이 지속적으로 데이터를 공유해 감독자에게 인건비와 생산 총계에 대한 지속적인 업데이트를 제공합니다. 가장 중요한 것은 추정 예산과 실제 비용을 비교해 일정과 예산을 지키고, 모든 인건비가 청구 가능하고 설명되도록 하며, 중간 프로젝트 변경이나 추가도 여전히 설명할 수 있게 합니다.

골칫거리 3: 비효율적인 수동 프로세스 대처. 종이, 스프레드시트, 또는 프로그램으로 데이터를 한 곳에서 다른 곳으로 옮기는 것은 엄청나게 시간이 많이 걸립니다. 감독자는 팀이 행정 업무에 시간을 낭비하지 않고 작업에 시간을 쓰길 원합니다. 오늘날 모든 건설 회사의 26.4%가 자사 소프트웨어 솔루션 중 어느 것도 서로 통신하지 않는다고 말합니다. 이것이 통합 솔루션이 들어오는 곳으로, 작업자들이 단순 작업을 속도와 정확성으로 완료하도록 돕습니다.

실시간 현장 데이터 수집이 있는 클라우드 기반 시스템에서 원가 계산 보고서는 가장 최신 데이터로부터 생성되어 모든 프로젝트의 모든 작업 현재 상태를 보여줍니다. 이 정보를 통해 계약자는 프로젝트 상태 변경이 발생할 때 명확히 파악하고, 조정이 필요할 때 신속한 결정을 내릴 수 있습니다.

또 다른 예: 종이 타임카드를 사용하면 급여 직원이 급여 정보를 급여 시스템에 수동으로 입력해야 하고, 회계 직원이나 프로젝트 매니저가 원가 코드별 시간 수를 입력하고 올바른 프로젝트에 할당해야 합니다. 그런 다음 원가 코드별 생산 수량을 ERP, 추정 소프트웨어, 스프레드시트에 입력해야 합니다. 급여 직원은 직원당 최대 5분을 데이터 입력에 쓰고, 회계 직원이나 프로젝트 매니저는 최소 그만큼의 시간을 ERP에 원가 데이터 입력에 씁니다. 실시간 시간 추적 앱은 시간 입력, 완료된 생산 단위, 원가 할당을 즉시 기록하고 급여와 ERP 시스템에 통합합니다.

한 비계 회사의 직원들은 하루 4~5시간을 급여 데이터 수동 입력과 직원 시간이 올바른 프로젝트에 코딩되었는지 확인에 썼습니다. 서류를 스캔하고 디지털 저장을 위해 정리하기도 했습니다. 클라우드 기반 시간 추적 앱으로 이동해 실시간으로 인건비와 원가를 수집하자 수동 프로세스가 하루 1시간으로 줄어들어 생산성이 78% 증가했습니다.

모든 건설 프로젝트에는 움직이는 부품이 있으며 감독자의 관심을 분산시킬 수 있습니다. 시간 추적 간소화, 원가 계산 개선, 한 부서에서 다른 부서로 중요한 데이터 전송 등 어떤 것이든 실시간 클라우드 기반 솔루션은 비자발적 오류를 제거하고 입찰을 더 경쟁력 있게 만들며 불필요한 골칫거리를 덜어줍니다.

Mike Merrill은 WorkMax의 공동 창립자이자 최고 운영 책임자입니다.